Po co mi współpraca sieciowa? Przecież sam mogę przyjąć nieruchomość na sprzedaż, podpisać umowę pośrednictwa i potem samodzielnie sprzedać ją klientowi poszukującemu, uzyskując prowizję od obu stron.

Owszem, blisko dekadę temu, w czasie boomu na rynku nieruchomości w Polsce, takie przekonanie o samowystarczalności wśród pośredników było bardzo powszechne. Trudno się dziwić – przyjęte rano mieszkanie już następnego dnia bywało sprzedawane nowemu nabywcy. Nie było czasu na współpracę, ale też i potrzeby współpracy. Wielkość popytu i podaży kreowała model samodzielnego działania pośredników.

Współpraca pomiędzy pośrednikami – dziś

Uważam, że dziś na współpracę z konkurentami należy patrzeć jak na istotny obszar powiększania skali własnego biznesu.

Traktując konkurentów jak kolejny kanał sprzedaży lub źródło gotowych do sprzedaży nieruchomości, możemy realnie powiększyć nasz biznes. Wykorzystując po prostu otaczające nas środowisko. Dodajmy, środowisko zorganizowane, wyposażone w odpowiednie narzędzia, teoretycznie gotowe do współpracy, bez większych – czy być może żadnych – dodatkowych nakładów finansowych.

Wielkość własnego biznesu vs. lokalne środowisko pośredników

Liczebność agentów w przeciętnym biurze nieruchomości w Polsce to blisko 3 osoby¹. W średniej wielkości mieście wojewódzkim mamy ok. 150 aktywnie działających biur nieruchomości. Daje nam to kilkuset potencjalnych dodatkowych kooperantów. Każdy z nich posiada bazę swoich klientów (mogą odpowiadać jej nasze oferty) oraz bazę ofert, których my nie mamy. Owszem, nie każdy z nich będzie chciał współpracować, jednak nie sposób lekceważyć tak ogromnego potencjału. Wykorzystanie go choćby tylko w 5%, może przyczynić się do istotnego powiększenia naszych obrotów, a także wprowadzenia naszego biznesu na ścieżkę lepszej płynności, dzięki większej liczbie realizowanych transakcji. Lepiej zrobić zatem 1-3 transakcje samodzielne czy kilka, kilkanaście w kooperacji z innymi biurami? Aby odpowiedzieć na to pytanie, potrzebna byłaby analiza finansowa, której w treści tego artykułu nie dokonamy, natomiast przyjrzymy się szerzej szansom i zagrożeniom wynikającym ze współpracy pomiędzy pośrednikami oraz modelom współpracy, jakie wybierają pośrednicy².

Zagrożenia wynikające ze współpracy

Zagrożeń we współpracy sieciowej jest wiele. Część z nich wynika z pewnej nieufności i szeregu obaw o uczciwość innych pośredników. Z jednej strony, jest potrzeba ochrony cennych informacji, ponieważ to na ich sprzedaży de facto zarabia pośrednik, ale z drugiej strony, nie da się współpracować bez wymiany tych informacji z konkurentami. Część agentów nie współpracuje, uważając, że konkurenci mogą wykorzystać zdobyte informacje i doprowadzić do transakcji bez ich udziału. Spotykane są praktyki, w których osoba z drugiego biura – po zapoznaniu się z klientem – próbuje kontynuować współpracę z pominięciem pierwszego, proponując własną umowę pośrednictwa. Czy też odwrotnie – udostępnione dane teleadresowe wykorzystywane są do zawarcia własnej umowy pośrednictwa np. ze sprzedającym.

Współpraca musi opierać się choć na minimalnym zaufaniu, ale może też być wspomagana przez dostępne na rynku narzędzia informatyczne.

Popularne dziś CRM-y to nie tylko baza ofert i eksport na portale, lecz także rozbudowane narzędzia do kooperacji. Jeśli działania związane z wymianą informacji pomiędzy biurami będą realizowane na platformie informatycznej, to zostaniemy wyposażeni w rejestr zdarzeń, historię operacji oraz dziennik dostępu do danych, co pomoże nam chronić nasz biznes. Znanych jest wiele przypadków konfliktów pomiędzy pośrednikami, które znalazły swój finał w sądach, a te z chęcią sięgają po dowody w postaci wszelkiego rodzaju zapisów i rejestrów z baz danych. Zatem jeśli współpraca, to tylko przy wspomaganiu oprogramowaniem. Wówczas jest udokumentowana tak, by każda ze stron miała pełną świadomość, iż wszelkiego rodzaju nieuczciwe praktyki będą mogły być łatwo obnażone.

Spotykamy się z przekonaniem, że nawet potencjalna współpraca oznacza obligatoryjne udostępnianie danych teleadresowych wszystkich naszych ofert obcym biurom, a tak nie jest. Znane są z przeszłości pewnego rodzaju systemy współpracy, w których wszyscy mieli dostęp do wszystkiego, jednak dziś narzędzia informatyczne są bezpieczniejsze. Pozwalają na kojarzenie obcych ofert z moimi klientami, bez udostępniania żadnych wrażliwych danych. Dają nam elastyczne rozwiązania, możemy wybrać, jakie dane i komu w kontrolowany sposób udostępnić w obliczu szansy na wspólną transakcję.

Szanse, których nie warto odrzucać

Stwórzmy naszej firmie szansę rozwoju i otwórzmy się na współpracę. Jeśli chcemy zachęcić innych pośredników, aby sprzedawali nasze oferty, musimy je dobrze przygotować. Nawet lepiej niż inni. Zawsze łatwiej jest im sięgnąć po gotową na sprzedaż nieruchomość w obcym biurze, niż mozolnie szukać na rynku ofert bezpośrednich i przekonywać do współpracy klienta, który ma już kilka umów z pośrednikami. Nasz profesjonalizm z pewnością zaprocentuje, ponieważ udane zdarzenie kooperacji zaowocuje większym zaufaniem i budowaniem zaplecza o nowych znacznych możliwościach sprzedażowych.

Przy tej okazji warto zaznaczyć, aby w opisach nieruchomości nie umieszczać danych identyfikacyjnych własnego biura. To utrudnia, a nawet uniemożliwia przedstawianie takiej oferty klientom obcych biur. Ponadto, jeśli chcemy być postrzegani jako profesjonaliści, musimy na bieżąco aktualizować informacje o ofertach. To sporo pracy, ale pamiętajmy, że z łatwością, przynajmniej jej część, da się scedować na rozwiązania zawarte w oprogramowaniu do zarządzania ofertami.

Zwiększenie efektywności poprzez wykorzystanie narzędzi do współpracy sieciowej jest bardzo łatwe. Wystarczy, że w narzędziach do automatycznego kojarzenia ofert klientom poszukującym rozszerzymy obszar poszukiwań na inne biura nieruchomości. Możemy szukać w ofertach wszystkich biur w systemie lub ograniczyć zakres do wybranych, z którymi chcemy kooperować.

O współpracy warto myśleć od początku, a nie dopiero w chwili, gdy trudno znaleźć nam propozycję dla klienta. Lepiej od razu prowadzić poszukiwania na szerszym polu. Jeśli użyjemy do tego naszego oprogramowania, jest duża szansa, że większość pracy związanej z przeglądaniem i monitorowaniem nowo pojawiających się ofert wykona ono za nas.

Na wyłączności, ale nie tylko

Wyłączność to temat ściśle związany z kooperacją pomiędzy biurami. Jeszcze niedawno uważano, że współpraca sieciowa może zaistnieć tylko wtedy, gdy mamy wyłączność. Postrzegano to jako jedyną formę zabezpieczenia interesu biura. Od lat jednak funkcjonują środowiska, które współpracują bez wyłączności, a w ostatnim okresie zauważa się nowy trend. Upowszechnienie zintegrowanych systemów informatycznych ułatwiło biurom szybki dostęp do uwspólnionych informacji. Klient nie musi już zgłaszać swojej nieruchomości do wielu biur, gdyż zanim podpisze umowę z kolejnym pośrednikiem, jego nieruchomość będzie już widoczna w systemie dla wielu. Coraz więcej pośredników wykorzystuje ten bardzo obrazowy argument, przekonując klientów umów na wyłączność.

Modele współpracy

Jest wiele modeli współpracy sieciowej. Pośrednicy w różnych rejonach kraju integrują się na różnych poziomach. Od luźnych relacji po zawiązywanie bardzo ścisłych form współpracy, o ustalonych zasadach komunikacji z klientami, czy opartych nawet na prowadzeniu wspólnej bazy ofert.

Podobnie wygląda sytuacja w obszarze formalizacji współpracy. Biura stosują wewnętrzne regulaminy, zawierają umowę o współpracy z każdym partnerem odrębnie, bywa, że zawierają spółki nadrzędne lub korzystają ze struktur tworzonych przez podmioty zewnętrzne, np. stowarzyszenia. Są biura, które w imię lepszej organizacji współpracy chętnie podporządkowują się nałożonym regułom i ograniczeniom. Zazwyczaj są to mniejsze grupy biur.

Natomiast w większych ośrodkach wygląda to inaczej. Duża liczba podmiotów czy trudniejsze warunki do wypracowania jednolitych reguł powodują, że popularniejszy jest model opierający się na współpracy ad hoc. Agenci biur podejmują rozmowy i ewentualną wymianę danych, tylko przy wybranych potencjalnych transakcjach i na poziomie poszczególnych ofert. Taka współpraca opiera się najczęściej na nawiązanych wcześniej kontaktach, ale coraz chętniej agenci poszerzają swój obszar poszukiwań nieruchomości i odpowiadają pozytywnie na propozycje pochodzące z innych biur.

Cały kraj, jeden system?

Czy w Polsce może powstać jeden globalny system wymiany ofert o jednolitym regulaminie współpracy i jednolitych zasadach wymiany danych? Na to pytanie nie można jednoznacznie odpowiedzieć. Rynek pośrednictwa w Polsce od zawsze charakteryzował się dużym poziomem niezależności poszczególnych podmiotów i wydaje się, że pośrednicy właśnie tę niezależność sobie cenią, niechętnie podporządkowując się np. sieciom franczyzowym. Przyszłość niesie rozwiązania, z którymi da się zachować tożsamość i markę. Twórcy oprogramowania podjęli wyzwanie, by rozwijać rozwiązania wspierające współpracę a jednocześnie nieograniczające autonomii poszczególnych firm.

1. Średnia spośród 1950 biur nieruchomości będących użytkownikami Galactica Virgo, dane Galactica (2017)
2. Na podstawie grupy pośredników użytkujących oprogramowanie Galactica Virgo

Marcin Farbotko - Projektant systemów, współwłaściciel firmy Galactica, dostawcy oprogramowania Galactica Virgo.