Jak skutecznie prowadzić proces rekrutacyjny, budować zaangażowanie w zespole i wzmacniać pozycję biura na rynku?

W ostatnich miesiącach wielokrotnie miałem okazję poruszać temat rekrutacji w biurach nieruchomości w całej Polsce. W rozmowach z menedżerami i właścicielami firm często analizowaliśmy, na jakim etapie rozwoju zespołu się znajdują. Okazało się, że wielu z nich odbiera proces poszukiwania nowych pracowników jako wyzwanie. Pytali: „Czy warto się w to znów angażować? Czy to w ogóle ma sens?”.

W wielu biurach nieruchomości rekrutacja jest obecnie procesem ciągłym. Powody są różne: uzupełnianie luk kadrowych w efekcie fluktuacji, rozbudowa zespołu w odpowiedzi na rosnące potrzeby klientów czy ekspansja wynikająca z zasady „Kto się nie rozwija, ten się cofa”.

Nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie, które pozwoliłoby znaleźć idealnych pracowników: ambitnych, zaangażowanych i zdolnych budować relacje z klientami. Sukces agenta to często suma jego własnych predyspozycji oraz otaczającej go kultury organizacyjnej – w tym statusu firmy dla której pracuje, stylu komunikacji bezpośredniego przełożonego i metod pracy zespołu.

Rekrutacja jako wyzwanie

Właściciele firm często bardziej koncentrują się na brakach niż na przewagach konkurencyjnych. Tymczasem sukces rekrutacji nie zależy od tego, czy Twoja firma oferuje najwyższe stawki lub czy jest największym graczem na rynku. Kluczowe jest to, jak komunikujesz wartości i warunki pracy.

Co jednak, gdy mimo Twojego wysiłku potencjalni pracownicy nie doceniają oferowanych możliwości? Nie raz słyszałem pytanie: „Norbert, co jest nie tak? Jeśli kandydat przyjdzie na spotkanie rekrutacyjne, to już jest sukces. Proponuję mu telefon służbowy, laptopa, pokazuję całą gamę działań marketingowych i wsparcie, jakie dostanie od firmy. A on zastanawia się albo od razu rezygnuje”.

Współczesny rynek pracy to rynek pracownika. Wyzwaniem są zmieniające się oczekiwania, popularność pracy hybrydowej, rosnąca rola zdrowia psychicznego, a także rozwój technologii. By przyciągnąć i zatrzymać talenty, trzeba zrozumieć zmieniające się realia.

Współczesny rynek pracy to rynek pracownika.

Kluczowe wyzwania i zmiany w branży nieruchomości

1. Wysoka rotacja pracowników

• niskie zaangażowanie pracowników
• pokoleniowe zmiany w podejściu do pracy (millenialsi, pokolenie Z)

2. Niedobór wykwalifikowanych (lub rokujących) pracowników

• niedopasowanie umiejętności do potrzeb rynku
• starzenie się społeczeństwa

3. Zmiany technologiczne i automatyzacja

• wpływ technologii na pracę
• konieczność reskillingu i upskillingu pracowników

4. Niedopasowanie procesów HR

• długi proces rekrutacyjny
• brak strategii employer brandingowej

5. Zarządzanie pracą zdalną i hybrydową

• nowe modele pracy
• zarządzanie kulturą organizacyjną

6. Rosnące oczekiwania pracowników

• wynagrodzenie i benefity
• work-life balance

W obliczu tych wyzwań, kluczowe jest budowanie zaangażowanego zespołu od pierwszych dni procesu rekrutacyjnego.

Budowa zaangażowanego zespołu i sukces biura

W kontekście tych wyzwań sukces biura nieruchomości zależy od zdolności do budowania silnego, zaangażowanego zespołu. Kluczowe jest, aby zrozumieć, że rozwój nie polega tylko na poszukiwaniu nowych pracowników, ale także na pielęgnowaniu i rozwijaniu tych, którzy już są częścią organizacji. Rekrutacja nie kończy się na zatrudnieniu – ważne jest, by nowi pracownicy poczuli się częścią zespołu, zaangażowali w jego rozwój i współpracę.

Współczesny model rekrutacji opiera się nie tylko na pozyskaniu kandydatów, ale również na strategii ich integracji i rozwoju, takich jak skuteczny onboarding i tworzenie kultury organizacyjnej, w której pracownicy czują się doceniani, a ich praca ma sens. Niezależnie od tego, jak duże są wyzwania rynku pracy, organizacje, które potrafią przyciągnąć i utrzymać najlepsze talenty, osiągną sukces i będą się rozwijały.

Sukces Twojego biura zależy od równowagi między trzema perspektywami:

1. Klienci – Jak widzą Twoją firmę i jej ofertę?
2. Zespół – Czy Twoi pracownicy są zaangażowani i efektywni?
3. Biznes – Czy generujesz zysk na odpowiednim poziomie i w odpowiednim czasie? Czy nadszedł już czas, aby zwiększyć skalę działania?

Ten ostatni punkt dotyczący skali działania często okazuje się kluczowy dla rozwoju firmy. Braki kadrowe w zespole w obliczu rosnącej liczby klientów mogą znacząco ograniczać generowane dochody. Jest to więc doskonała motywacja do podjęcia działań rekrutacyjnych.

Aby wyróżnić się na rynku, nie musisz być liderem pod każdym względem. Kluczowe jest jednak, aby potencjalni pracownicy dostrzegli unikalne atuty Twojej firmy. Nawet jeśli Twoja organizacja nie jest największa czy najbardziej rozpoznawalna, warto skupić się na jej mocnych stronach i odpowiednio je komunikować.

Aby wyróżnić się na rynku, nie musisz być liderem pod każdym względem.

Reguły wywierania wpływu w procesie rekrutacyjnym

Patrząc na reguły wywierania wpływu, jakie odkrył i zintegrował Robert Cialdini, warto zastanowić się, które z tych elementów możesz już teraz wykorzystać, prezentując swoją organizację podczas rozmowy rekrutacyjnej.

1. Reguła zaangażowania i konsekwencji

U podstaw tej zasady leży założenie, że wszyscy pragniemy być postrzegani jako osoby logiczne i dążące do określonego celu. Dlatego, jeśli zaangażujemy się w jakąś sprawę, naturalnie dążymy do jej kontynuacji. Wynika to z potrzeby unikania postrzegania nas jako osób niekonsekwentnych lub nieuczciwych – jest to obawa, której staramy się przeciwdziałać. Reguła ta staje się szczególnie ważna, gdy jedna ze stron poświęciła już swój czas i energię na konkretne działanie. W obawie przed zmarnowaniem włożonego wysiłku, podejmuje kolejne kroki, by osiągnąć zamierzony cel.

W kontekście rekrutacji przykład zaangażowania kandydata może polegać na stopniowym przekazywaniu mu kolejnych zadań do wykonania, a także na okazaniu zainteresowania jego osobą podczas całego procesu. Ważne jest jednak, by nie przeciążyć kandydata zbyt dużą liczbą zadań na wczesnym etapie – może to prowadzić do zniechęcenia i rezygnacji.

Przykładowy proces angażujący, który świetnie sprawdza się w biurach nieruchomości, obejmuje:

• telefon z zaproszeniem na spotkanie,
• spotkanie i zadania rekrutacyjne podczas spotkania,
• przekazanie dodatkowych zadań do wykonania po spotkaniu,
• decyzja rekrutacyjna lub zaproszenie na drugie spotkanie przed podjęciem współpracy.

2. Reguła sympatii

Zasada ta, oparta na przekonaniu, że chętniej angażujemy się w sprawy dla osób, które darzymy sympatią, jest powszechnie znana. Przyjazny kontakt z przyszłym pracownikiem zaczyna się już na etapie pierwszych spotkań rekrutacyjnych. Lubimy osoby, które:

• są podobne do nas,
• mają lub miały podobne obawy i problemy,
• chcą nas wysłuchać.

Osobiście cenię sobie współpracę z osobami, które uprawiają sport. Czasami wręcz staram się dostrzec zegarek sportowy – ponieważ sam biegam i wiem, że nawiązanie do tej aktywności ułatwi mi rozpoczęcie kontaktu. Z kolei osoba, z którą rozmawiam, dzięki wspólnym zainteresowaniom dostrzega we mnie kogoś podobnego do siebie. To pozytywnie wpływa na otwartość i budowanie wzajemnego zaufania.

Prowadząc rozmowę, możesz nawiązać do tego, co was łączy. Wiele elementów będziesz mógł odnaleźć również w CV i liście motywacyjnym, jeżeli takiego wymagasz.

3. Reguła autorytetu

Prestiż firmy oraz jej pracowników ma kluczowe znaczenie w budowaniu autorytetu. Osiągnięcia, nagrody, wyróżnienia oraz kompetencje zespołu są nieocenione w tym procesie. Każdy pragnie należeć do najlepszych, dlatego kandydat znacznie chętniej zaufa liderowi, który może pochwalić się sukcesami na rynku nieruchomości niż osobie bez większego doświadczenia w tej branży. Warto również podkreślać, z jakimi ekspertami nowy pracownik będzie miał szansę współpracować, co dodatkowo wzmacnia atrakcyjność oferty.

4. Reguła wzajemności

„Jak ja Tobie, tak Ty mnie” – to podstawowe założenie reguły wzajemności, która opiera się na przekonaniu, że osoba obdarowana poczuje się zobowiązana do odwzajemnienia przysługi, aby przywrócić równowagę w relacjach społecznych. W kontekście rekrutacji, skutecznymi metodami mogą być poczęstunek, wręczenie gadżetu czy bardziej spersonalizowane działania, takie jak dostarczenie kandydatowi czegoś, na czym mu zależy. Może to być na przykład wysłanie raportu dotyczącego rynku nieruchomości lub podzielenie się informacją o ulubionej trasie biegowej, co sprawi, że poczuje się doceniony i bardziej związany z firmą.

5. Reguła społecznego dowodu słuszności

Często kierujemy się przekonaniem, że decyzje podejmowane przez większość są właściwe. Taki sposób myślenia pozwala zmniejszyć ryzyko popełnienia błędu. W rekrutacji warto wskazywać, kto zdecydował się na pracę w Twojej firmie oraz jakie sukcesy osiągnęli jej pracownicy. Można również podkreślić wysoką skuteczność obsługi klientów – zarówno tych, którzy sprzedają, kupują, jak i wynajmują nieruchomości. Jeśli 4 z 5 zatrudnionych osiągnęło ponadprzeciętne sukcesy, nowy kandydat może poczuć się przekonany, że również ma duże szanse na podobne osiągnięcia. To z kolei utwierdza go w przekonaniu, że dokonał właściwego wyboru.

6. Reguła niedostępności

Kiedy po raz pierwszy aplikowałem na stanowisko pośrednika nieruchomości, otrzymałem informację, że na jedno wolne miejsce przypada pięciu kandydatów. Świadomość tak dużej konkurencji sprawiła, że tym bardziej zależało mi na jak najlepszym przebiegu rozmowy kwalifikacyjnej oraz starannym wykonaniu zadań, które miały zweryfikować moje kompetencje i zapewnić mi zatrudnienie.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na inną stronę roli pośrednika nieruchomości – jej ekskluzywność. Choć ta branża oferuje nieprzeciętne zarobki oraz satysfakcję zawodową, nie jest to zawód, w którym sukces odnieść może każdy. Osiągnięcie zamierzonego efektu wymaga nie tylko wysoko rozwiniętych kompetencji komunikacyjnych, ale także ogromnego zaangażowania i ciągłego rozwoju – zarówno w zakresie umiejętności twardych, jak i interpersonalnych. Często to właśnie ci, którzy są gotowi poświęcić długie godziny na obsługę klientów i systematyczne podnoszenie swoich kwalifikacji, osiągają w niej najlepsze wyniki.

W rozmowie z potencjalnym pracownikiem warto zatem podkreślić, że możliwość dołączenia do firmy jest nie tylko wyjątkową, ale i rzadką szansą. Z kolei podjęcie pracy to nie koniec wyzwań, ale początek drogi. Wiem, że wielu klientów wskazuje na obszerność naszego programu „Onboarding nieruchomości”, by uzmysłowić, jaki wysiłek jest niezbędny do tego, by odnieść sukces w tej branży. Taki sposób przedstawienia oferty sprawia, że staje się ona jeszcze bardziej atrakcyjna a nasz przyszły doradca – doceniony.

Zasada win-win w każdej sytuacji

Aby wykorzystać powyższe reguły wywierania wpływu w sposób najbardziej efektywny, zarówno dla procesu rekrutacyjnego, jak i rozwojowego zespołu, należy trzymać się jednej, ważnej zasady: zawsze działać w interesie Twojego rozmówcy. Działanie w interesie kandydata – czy też aktualnego pracownika – oznacza, że stawiamy na długofalową współpracę, wzajemne zaufanie i partnerskie relacje.

Takie podejście w rekrutacji pozwala nie tylko przyciągnąć odpowiednich pracowników, ale także zbudować z nimi silną relację, która owocuje lojalnością i zaangażowaniem w rozwój firmy.

Pracownicy, którzy czują się doceniani i widzą realne korzyści z pracy w danej organizacji, są bardziej skłonni do długotrwałej współpracy, co zmniejsza rotację i zwiększa efektywność zespołu. To z kolei przyczyni się do wzrostu liczby klientów i ich poziomu zadowolenia z usług Twojego biura, a w efekcie – zwiększenia jego rozpoznawalności, zasięgu działania i finalnie – wzrostu zysku z biznesu.

Norbert Grezel - Certyfikowany trener biznesu i coach. Prowadził wykłady na uczelniach m.in. we Wrocławiu, Warszawie, Łodzi. Współzałożyciel marki Gildia Trenerska. Ma 7-letnie doświadczenie jako pośrednik nieruchomości. Od 2016 roku szkoli branżę nieruchomości w zakresie umiejętności doradztwa opartej na budowaniu 3 filarów PWZ. Specjalizuje się w grywalizacji oraz zwiększaniu wydajności i efektywności pracy doradców nieruchomości. Autor programów rozwojowych i sprzedażowych zorientowanych na budowanie trwałych relacji zakupowych. Wyróżniony podczas X Gali Polish National Sales Awards w kategorii Trener Sprzedaży.