Niezrozumienie funkcji notariusza w procesie zakupu nieruchomości może prowadzić do nieporozumień i nieprzyjemnych konsekwencji dla stron umowy. Tymczasem notariuszowi wciąż przypisuje się wiele zadań, które faktycznie nie leżą w zakresie jego obowiązków.
O tym, czego należy oczekiwać od notariusza, a czym w ogóle się on nie zajmuje, rozmawiamy z notariuszką, prowadzącą własną kancelarię notarialną w 20-tysięcznym mieście na Mazurach.

Czego nie robi notariusz, a często myślimy, że robi, kiedy chcemy sfinalizować zakup nieruchomości? Jakie są najczęstsze nieuzasadnione oczekiwania klientów wynikające z ich nieświadomości?

Wydaje mi się, że dzisiaj już raczej dobrze wiemy, po co idzie się do notariusza. Bywa jednak tak, że zdarzają się przypadki braku świadomości w fundamentalnych kwestiach. Dowodem na to są sytuacje, w których na przykład ktoś się zdziwi, że przed przygotowaniem aktu nie jedziemy oglądać nieruchomości – tłumaczymy wtedy, że notariusz nie ma obowiązku osobistego oglądania nieruchomości.

Inni chcą z kolei, żeby przeliczyć im pieniądze, gdy po podpisaniu aktu notarialnego płacą gotówką – a notariusz nie przelicza pieniędzy, w sensie np. płaconej za nieruchomość kwoty.

Skoro jesteśmy przy płatnościach, to czasem też niektórzy są zaskoczeni, że niektóre czynności są „na oświadczenie”, np. kiedy strony oświadczają, że cena została zapłacona i jest pokwitowana. Notariusz nie sprawdza wyciągów z konta i wypłacalności kupującego, działa właśnie na podstawie oświadczeń stron i to w ich interesie jest oświadczenie prawdy.

Czasem też niektórzy są zdziwieni – a bywa, że nawet i zdenerwowani – że pewne czynności nie są tylko „przystawieniem pieczątki”, szczególnie potwierdzenie podpisu czy zrobienie kopii wierzytelnej. A przecież każda czynność musi być zarejestrowana, opisana, każda ma inny numer.

Dość często mam też do czynienia z mylnym przekonaniem, że notariusz pobiera za klientów dokumenty z urzędów – wyjaśniam więc, że tak nie jest, leży to po stronie samych zainteresowanych.

Dla zupełnej jasności, wyjaśnijmy zatem, jakie są podstawowe obowiązki notariusza w transakcjach zakupu-sprzedaży nieruchomości? Jaka jest jego rola i jaka odpowiedzialność?

Podstawowe obowiązki notariusza w transakcjach zakupu-sprzedaży nieruchomości obejmują przede wszystkim dokładne sprawdzenie stanu prawnego nieruchomości. Weryfikację rozpoczyna się od badania księgi wieczystej, aby ustalić, kto jest właścicielem.

Dalej, jeśli strona działa przez pełnomocnika, notariusz musi upewnić się, że pełnomocnik ma odpowiednie umocowanie do przeprowadzenia transakcji.

Ważne jest również sprawdzenie, czy nieruchomość nie jest obciążona zadłużeniami, egzekucjami lub innymi ograniczeniami, takimi jak np. służebność gruntowa.

Notariusz bada także, czy dana osoba może w ogóle nabyć konkretną nieruchomość, co ma szczególne znaczenie przy nieruchomościach rolnych lub gdy nabywca jest cudzoziemcem. W niektórych przypadkach konieczne jest uzyskanie wcześniejszych zgód odpowiednich instytucji. Notariusz ustala również, czy jakiemuś podmiotowi nie przysługuje prawo pierwokupu.

Następnie notariusz sporządza umowę w formie aktu notarialnego. Jego zadaniem jest zapewnienie, że umowa jest odpowiednia oraz odzwierciedla założenia i ustalenia klientów. Notariusz czuwa nad interesami obu stron, zachowując pełną bezstronność.

Dodatkowo, musi wyliczyć i pobrać odpowiednie podatki lub zastosować zwolnienia podatkowe, jeśli jest taka możliwość. Składa także wnioski wieczystoksięgowe o dokonanie wpisów zawartych w akcie notarialnym.

Podsumowując, notariusz ponosi odpowiedzialność za prawidłowe sporządzenie umowy, która musi być zgodna z wolą stron i przepisami prawa.

A co dzieje się po podpisaniu aktu, czy i jakie formalności urzędowe załatwia notariusz?

Po stronie notariusza leży kilka ważnych czynności urzędowych.

Na podstawie sporządzonego aktu notarialnego, notariusz składa elektronicznie wnioski wieczystoksięgowe do odpowiedniego sądu.

Wypisy i odpisy aktu notarialnego są doręczane do właściwych urzędów, najczęściej do urzędu skarbowego, sądów oraz starostwa powiatowego.

Notariusz pełni również funkcję płatnika niektórych podatków – pobiera je od klienta i wpłaca do urzędu skarbowego. Dodatkowo, pobiera opłaty za złożenie wniosków do ksiąg wieczystych, które następnie przekazuje do właściwego sądu.

Tutaj jeszcze raz zaznaczę, że notariusz nie jest odpowiedzialny za pobieranie jakichkolwiek dokumentów potrzebnych do przeprowadzenia tych czynności – to leży w gestii klienta.

Na podstawie jakich dokumentów i w jakim zakresie notariusz weryfikuje stan prawny nieruchomości?

Tak jak już podkreślałam, stan prawny nieruchomości jest sprawdzany przede wszystkim. Pierwszym dokumentem, od którego zaczynamy, jest oczywiście księga wieczysta. To w niej zapisane są kluczowe informacje, takie jak właściciel nieruchomości. Zdarza się, że ktoś twierdzi, iż jest właścicielem, a w księdze wieczystej figuruje ktoś inny. Często ma to miejsce w przypadku spadkobierców osoby widniejącej w księdze, którzy nie ujawnili jeszcze swojego prawa do nieruchomości.

Kolejne podstawowe dokumenty to wypisy z rejestru gruntów, budynków lub lokali oraz mapy ewidencyjne. Z tych dokumentów dowiadujemy się, jaki budynek posadowiony jest na działce oraz jaka jest dokładna powierzchnia nieruchomości.

Kolejnym ważnym dokumentem jest zaświadczenie o planie zagospodarowania przestrzennego. Z niego możemy dowiedzieć się, czy gmina sporządziła plan dla danego terenu i jakie są jego założenia.

Domy na sprzedaż

Mieszkania na sprzedaż

Czy notariusz dokonuje oceny stanu technicznego nieruchomości?

Notariusz nie dokonuje oceny stanu technicznego nieruchomości i nie wizytuje jej osobiście. Jego rola ogranicza się do analizy dokumentów dostarczonych przez klienta. To z tych dokumentów notariusz czerpie wiedzę o nieruchomości. Z tego względu, ocena stanu technicznego oraz fizyczna inspekcja nieruchomości leżą poza zakresem obowiązków notariusza. Każdy, kto chce uzyskać dokładne informacje na temat stanu technicznego nieruchomości, którą chce nabyć, może skonsultować się z odpowiednimi specjalistami, takimi jak inżynierowie budowlani czy rzeczoznawcy majątkowi.

Czy notariusz nadzoruje płatność za nieruchomość?

Notariusz nie nadzoruje płatności za nieruchomość. Jego zadaniem jest jedynie zapytać strony, w jaki sposób zamierzają dokonać rozliczenia, a następnie odpowiednio to zapisać w akcie notarialnym. Notariusz nie sprawdza wyciągów bankowych, ani nie weryfikuje faktycznego przepływu środków finansowych. Płatności i sposób ich realizacji opierają się na oświadczeniach stron.

Jest niezwykle ważne, aby strony mówiły prawdę w swoich oświadczeniach. Jeśli na przykład jedna ze stron oświadczy, że otrzymała pieniądze i potwierdzi ich odbiór w akcie notarialnym, to takie oświadczenie ma charakter wiążący. Wszelkie nieprawdziwe oświadczenia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.

Czy notariusz może w jakiś sposób zwiększyć bezpieczeństwo finansowe uczestników transakcji?

Notariusz prowadzi specjalne konto depozytowe. Złożenie pieniędzy na takie konto jest dla stron najbezpieczniejszą formą rozliczeń. Zazwyczaj każda ze stron umowy ma pewne obawy: kupujący nie chce zapłacić przed podpisaniem umowy, obawiając się, że do transakcji może nie dojść, podczas gdy sprzedający boi się odroczonego terminu zapłaty i ryzyka, że pieniądze nie zostaną przekazane.

Depozyt notarialny eliminuje te obawy. Kupujący wpłaca ustaloną kwotę na konto depozytowe notariusza przed finalizacją transakcji. Następnie notariusz sporządza protokół przyjęcia depozytu, w którym precyzyjnie określa, kiedy i komu depozyt ma zostać wypłacony. Po podpisaniu umowy pomiędzy stronami, notariusz wypłaca złożone pieniądze osobie wskazanej w protokole depozytowym.

Dzięki temu rozwiązaniu obie strony mogą być spokojne o swoje interesy: kupujący ma pewność, że pieniądze zostaną przekazane dopiero po zawarciu umowy, a sprzedający, że zapłata nastąpi w terminie i zgodnie z ustaleniami. Depozyt notarialny stanowi więc istotne zabezpieczenie finansowe i znacznie zwiększa pewność oraz komfort wszystkich uczestników transakcji.

Czy notariusz może przyjechać do klientów w umówione miejsce na odczytanie aktu?

Zgodnie z ustawą Prawo o notariacie, czynności notarialne co do zasady odbywają się w kancelarii notarialnej. Jednak od tej zasady istnieje wyjątek – notariusz może dokonać czynności także w innym miejscu, jeśli przemawiają za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności.

Przykładem charakteru czynności, który może wymagać innego miejsca, jest sporządzenie protokołu z zebrania wspólnoty mieszkaniowej. W takim zebraniu często uczestniczy wiele osób, co mogłoby być trudne do zorganizowania w kancelarii notarialnej.

Szczególne okoliczności, które uzasadniają wykonanie czynności notarialnych poza kancelarią, mogą obejmować problemy w poruszaniu się osoby mającej stawić się na akt notarialny, jej pobyt w szpitalu, a nawet przebywanie w zakładzie karnym. W takich sytuacjach notariusz może przyjechać do domu, szpitala lub innego miejsca, gdzie przebywa osoba wymagająca jego usług, aby odczytać i sporządzić akt notarialny.

Warto zaznaczyć, że takie wyjątkowe działania notariusza mają na celu zapewnienie dostępu do usług notarialnych dla wszystkich osób, niezależnie od ich sytuacji życiowej i zdrowotnej. Dzięki temu każda osoba, która z różnych przyczyn nie może stawić się w kancelarii, może skorzystać z pomocy notariusza w miejscu, które jest dla niej bardziej dostępne.

Czy notariusz udziela porad prawnych?

Notariusz nie może udzielać porad prawnych. Jednak osoby z różnymi problemami mogą zwrócić się do notariusza, aby wyjaśnić swoją sytuację i poznać dostępne możliwości jej rozwiązania, oczywiście w kontekście spraw notarialnych.

Na przykład, wiele osób przychodzi do notariusza z niepełną wiedzą na dany temat, załóżmy, że chodzi o testament i darowiznę. Notariusz może wskazać na różnice między tymi czynnościami i udzielić szczegółowych wyjaśnień, dzięki którym klienci mogą przemyśleć i wybrać, co będzie dla nich najlepsze. Często wymaga to zadawania dość osobistych pytań, co jest niezbędne do prawidłowego zrozumienia i dostosowania czynności notarialnej do indywidualnych potrzeb klienta.

Tego rodzaju wyjaśnienia są częścią przygotowania do właściwej czynności notarialnej i notariusz nie pobiera za nie wynagrodzenia. Celem jest pomoc klientom w zrozumieniu dostępnych opcji i dokonaniu przez nich świadomego wyboru, który najlepiej odpowiada ich sytuacji.

Dziękuję za rozmowę.

Chcesz być na bieżąco?
Dołącz do newslettera

Niniejsze opracowanie ma jedynie charakter informacyjny. Jego treść nie stanowi porady prawnej, podatkowej, finansowej czy z zakresu obrotu nieruchomościami. W celu uzyskania profesjonalnego wsparcia, skonsultuj się ze specjalistą: https://www.nieruchomosci-online.pl/agenci.html

Dominika Studniak - Od 2010 r. związana z portalem Nieruchomosci-online.pl. Realizuje projekty związane z administrowaniem portalami internetowymi i ich optymalizacją, copywritingiem i content marketingiem. Redaktor naczelna bloga Nieruchomosci-online.pl. Redaktor prowadząca e-magazynu „ESTATE”.