Od kiedy internet stał się powszechny w Polsce i dziś (przynajmniej w mieście) nie wyobrażamy sobie bez niego życia i pracy, naturalnym staje się zawieranie umów poprzez różne formy elektroniczne.

Forma pisemna

Tę formę każdy z nas zna, bo stosowana od lat do wszelakich umów jest dla nas oczywista. Przygotowuje się tekst na piśmie, drukuje tyle egzemplarzy, ile jest stron i każda z nich podpisuje poszczególny egzemplarz umowy. Czy to umowa najmu lokalu czy domu, powierzchni biurowej czy handlowej – zazwyczaj zawierana jest właśnie w formie pisemnej. Szczególnie tam, gdzie mamy dużo załączników lub obszerną treść umowy, forma pisemna jest jak najbardziej pożądana i potrzebna.

Forma pisemna notarialna

Wyjątkową formą umowy na piśmie jest umowa w formie notarialnej i z podpisami notarialnie poświadczonymi. Wspomniana forma szczególna zazwyczaj narzucana jest nam przez przepisy prawne, a jej niedochowanie skutkuje nieważnością umowy. Umowa w formie notarialnej może być przygotowana przez prawników z Twojej kancelarii, szczególnie jeśli chcesz, żeby w umowie znalazły się postanowienia dbające o Twoje interesy. Umowa przygotowana przez notariusza zawiera wyważone postanowienia dla obu stron (wyważone nie są tożsame z korzystnymi).

Przykładowo, umowa sprzedaży nieruchomości musi nastąpić w formie aktu notarialnego i wynika to wprost z przepisów kodeksu cywilnego. Jeśli zawrzemy umowę sprzedaży nieruchomości w zwykłej formie pisemnej, będzie ona nieważna i nie wywoła zamierzonych skutków w postaci przejścia tytułu prawnego na drugą stronę. Dlaczego zatem można zawrzeć umowę przedwstępną sprzedaży nieruchomości w zwykłej formie pisemnej, skoro też dotyczy ona nieruchomości? Dlatego, że w umowie przedwstępnej strony tylko zobowiązują się do zawarcia w przyszłości umowy właściwej – czyli tej przenoszącej własność nieruchomości.

Forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi

Umowa z podpisami notarialnie poświadczonymi jest umową na piśmie przygotowaną przez strony lub ich prawników, notariusz nie wczytuje się w treść umowy, nie sprawdza jej poprawności. Jego rolą przy takiej umowie jest sprawdzenie tożsamości podpisujących ją osób. W takiej formie przepisy narzucają np. sprzedaż przedsiębiorstwa.

Forma pisemna z datą pewną

Na rynku nieruchomości komercyjnych dość często stosowana jest umowa najmu z datą pewną. Zachowanie takiej formy zawarcia umowy jest istotne dla najemcy, gdyż w przypadku sprzedaży wynajmowanego obiektu, nowy właściciel nie będzie miał prawa do wypowiedzenia umowy
najmu, tak jak to ma miejsce w przypadku umów nieopatrzonych urzędowym poświadczeniem daty. W powyższym zakresie należy zauważyć, że najczęściej spotykaną postacią daty pewnej jest poświadczenie daty przez organ samorządu terytorialnego lub poświadczenie daty (i podpisu) przez notariusza.

fot. Ketut Subiyanto / pexels.com

Forma ustna

Ta forma zawierania umów również jest bardzo powszechna. Codziennie robiąc zakupy, zawieramy ustne umowy sprzedaży. Na marginesie wtrącę – zauważ, że prawnicy nie posługują się terminem „umowa kupna-sprzedaży” – bo w przepisach nie ma takiej umowy. Mimo tego, że jedna strona kupuje, a druga sprzedaje, prawidłową terminologią tej czynności jest „umowa sprzedaży”. Czy można zawrzeć umowę najmu w formie ustnej? Można, ale są pewne warunki. Art. 660 kodeksu cywilnego stanowi, że umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony. Warto zatem uważać na skutek, jaki przyniesie nam umowa zawarta ustnie, a jaki ta zawarta pisemnie.

Ustne zawieranie umów jest też bardzo ryzykowne. Po pierwsze, ludzka pamięć jest zawodna lub też każda ze stron może inaczej rozumieć ustalone warunki.

Forma dokumentowa

Nie wszyscy wiedzą, że taka forma w ogóle istnieje i że jest uregulowana w przepisach. 8 września 2016 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu cywilnego, która nie tyle wprowadzała nam nowy format umowy, co tak naprawdę regulowała to, co od kilkunastu lat funkcjonowało w praktyce. Dokument to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Oznacza to, że za dokument uznawane są obrazy, dźwięki, wiadomości e-mail, SMS-y czy pliki komputerowe. Praktyka pokazuje, że bardzo często firmy zawierają umowy poprzez wymianę e-maili czy uzgodnienia telefoniczne. Przed nowelizacją przepisów takie wydruki korespondencji mailowej czy nagrania rozmów telefonicznych były wykorzystywane do uprawdopodobniania, że oświadczenie woli o określonej treści było złożone; to samo dziś – uznawane jest za dokument.

Dokument nie musi mieć postaci papierowej!

Co jest zatem potrzebne, żeby móc zawrzeć umowę w formie dokumentowej?

Niezbędne będzie oświadczenie woli w postaci dokumentu, lecz złożonego w taki sposób, aby można było ustalić, kto składał takie oświadczenie, czyli kto wyraził zgodę na konkretne zobowiązanie. Jeśli jest ogólny adres e-mailowy w firmie, np. biuro@twojafirma.pl i z tego adresu mailowego korzysta wiele osób, istnieje ryzyko, że brak podpisu imieniem i nazwiskiem danej osoby spowoduje, że umowa będzie nieważna. Tak jak w przypadku innych form zawierania umów, ustawa lub umowa z kontrahentem mogą nam narzucać konkretną formę umowy. W obowiązujących przepisach jest na razie jeden przypadek, kiedy ustawodawca nakazuje nam zachowanie formy dokumentowej. Chodzi o umowę pożyczki na kwotę większą niż 1000 zł. Do tej pory przepisy nakazywały nam zawieranie umowy pożyczki na piśmie, jeżeli jej wartość przekraczała 500 zł. W tym przypadku dochowanie tej formy zastrzeżone jest dla celów dowodowych. Oznacza to, że co do zasady w ewentualnym sporze między stronami nie będzie dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na dowód dokonania tej czynności. Jeśli strony nie zawarły umowy pożyczki w formie dokumentowej lub na piśmie, to trudno im będzieudowodnić ten fakt, np. przed sądem. Nie oznacza to jednak, że umowy pożyczki nie było lub jest nieważna.

fot. George Becker / pexels.com

Przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.

Osobom, które mają do czynienia z umowami, znane jest zapewne sformułowanie: „Wszelkie zmiany umowy będą w formie pisemnej pod rygorem nieważności”. Oznacza to, że w przypadku zawarcia takiego postanowienia w umowie najmu w formie pisemnej strony w trakcie trwania stosunku najmu ustnie lub w mailu zmienią warunki tej umowy, lecz nie potwierdzą tego w pisemnym aneksie, to takie ustalenia są nieważne. Nie w każdej umowie takie postanowienie się znajduje. Dzięki zasadzie swobody umów kontrahenci mogą ułożyć swój stosunek wedle uznania, oczywiście przy zachowaniu wymogów, które nakładają przepisy.

Forma elektroniczna

Kolejne novum, czyli forma elektroniczna czynności prawnej, polegająca na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Dla przykładu z czasu pandemii można podać umowę pożyczki, jaką przedsiębiorca zawierał z urzędem pracy. Wniosek oraz umowa zostały podpisane elektronicznie.

Na uwagę zasługuję również fakt, iż jeżeli umowa zostanie zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, a strony nie przewidziały szczególnej formy dla rozwiązania, odstąpienia lub wypowiedzenia takiej umowy, dla skuteczności tych czynności wystarczające będzie zachowanie formy dokumentowej.

Obecnie na rynku polskim jest kilka aplikacji (umownik, autenti), które umożliwiają zawarcie umowy w formie elektronicznej.

fot. Ketut Subiyanto / pexels.com

Podsumowanie

Wnioski, jakie należy wyciągnąć z powyższego tekstu, są takie, że umowę najmu można zawrzeć w każdy dostępny sposób. Uważać należy na umowy ustne oraz te zawierane przez SMS, komunikator czy e-mail, ze względu na bardzo częste niedoprecyzowanie warunków umowy. Jeśli jednak mamy umowę najmu w – nazwijmy to – formie tradycyjnej (czyli pełny tekst, szczegółowe postanowienia), tylko podpisy stron będą składane na skanie dokumentu, to taka umowa będzie formą umowy dokumentowej – będzie jak najbardziej skuteczna i ważna, przy założeniu, że strony nie zastrzegły w umowie, że umowa i zmiany do niej muszą być w formie pisemnej.

Warto pamiętać, że zeskanowany podpis lub podpisanie własnoręcznie umowy i zeskanowanie jej oraz wysłanie drugiej stronie skanu nie jest tożsame własnoręcznemu podpisowi na umowie. Taka umowa nie będzie traktowana jako ta zawarta na piśmie.

Warto też tu wspomnieć o parafie, która nie jest własnoręcznym podpisem. Jeśli umowa jest parafowana, lecz niepodpisana, nie można mówić o zawartej umowie w formie pisemnej.

Treści umieszczone w artykule są indywidualnymi interpretacjami i poglądami jego autora. Nie stanowią porad podatkowych ani prawnych.

Maria Kobryń - Radca prawny, MBA, wspólnik zarządzający kancelarii prawnej Blueshell Legal. Ekspert w dziedzinie prawa nieruchomości oraz prawa spółek. Przez wiele lat związana z rynkiem nieruchomości komercyjnych. Prezes zarządu i udziałowiec grupy spółek inwestujących w zagraniczne nieruchomości, głównie na rynkach azjatyckich.