Chęć zachowania poufności jest naturalnym elementem na każdym etapie transakcji. Każdy podmiot, który sprzedaje nieruchomość czy przedsiębiorstwo lub wchodzi w kontakt z innym znanym sobie bądź nowo poznanym kontrahentem w różnorakich okolicznościach, może mieć potrzebę zachowania dyskrecji z jego strony.

Zachowanie poufności może rzecz jasna zachodzić przy sprzedaży nieruchomości lub sprzedaży przedsiębiorstwa, w skład którego wchodzą nieruchomości, i taka praktyka częstokroć ma miejsce.

Co istotne – poufność może być definiowana nie tylko jako nieujawnianie faktów i dokumentów osobom trzecim, lecz również jako niewykorzystywanie ich we własnej działalności gospodarczej – co bywa w NDA pomijane. Brak takiego elementu mógłby pozwalać na bezkarność przy prowadzeniu negocjacji jedynie w celu pozyskania informacji, które mogą zostać wykorzystane przy działalności konkurencyjnej.

Warto zauważyć, iż zawarcie takiej umowy wynika z różnego rodzaju potrzeb podmiotu kupującego lub sprzedającego. Najczęstsza z nich to zwyczajna chęć nieujawniania swoich zamiarów przed konkurencją, która może chcieć wykorzystać zmiany właścicielskie w danym przedsiębiorstwie. Potencjalnym nabywcom zależy zaś na utrzymaniu wielu okoliczności transakcji w tajemnicy przed obecnymi współpracownikami czy pracodawcą.

Umowa o zachowaniu poufności, tak zwana NDA (and. non-disclosure agreement) to umowa nienazwana mająca na celu ochronę informacji poufnych.

Może się też zdarzyć, że do transakcji dojdzie w odległym terminie, a poszukiwanie kontrahenta ma początkowo na celu zbadanie rynku, w takim wypadku informacja o samym fakcie poszukiwania nabywcy także może zostać zawarta w umowie. Bywa i tak, że przedsiębiorca przygotowuje nowe produkt i usługę, a co za tym idzie – zależy mu, aby konkurencja nie powzięła takich informacji.

Zakres ochrony informacji objętych umową

Przy sporządzaniu oraz zawieraniu umowy o zachowaniu poufności, należy przede wszystkim dokładnie rozważyć oraz uściślić elementy, które uważamy za poufne. Jak już wskazano – sam fakt
prowadzenia rozmów oraz tożsamość stron także mogą być objęte obowiązkiem zachowania tajemnicy. Przy czym bezskuteczne jest objęcie umową elementów, które są powszechnie dostępne, trudno bowiem byłoby egzekwować sankcję za ujawnienie okoliczności czy dokumentów, które i tak są powszechnie znane. Trudno też mówić o jakiejkolwiek szkodzie przy ujawnieniu takowych informacji.

fot. Noelle Otto / pexels.com

W umowie można zastrzec zobowiązanie do zabezpieczenia informacji poufnych przed ujawnieniem, zniszczeniem lub utratą z co najmniej taką samą starannością, z jaką dany podmiot chroni własne informacje poufne. Warto zastrzec także zobowiązanie do zniszczenia lub zwrotu dokumentacji pozyskanej w toku negocjacji. Sama umowa winna także zawierać zapis, że zobowiązany do zachowania poufności (jedna lub obie strony) jest odpowiedzialny za szkodę wyrządzoną udostępniającemu informacje powstałą w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy. Odpowiedzialność odszkodowawcza wynika wprawdzie z kodeksu cywilnego, lecz dodatkowe poinformowanie partnera w czasie rozmów, iż mamy na uwadze niniejszą okoliczność, z pewnością go zdyscyplinuje. Co istotne, zobowiązany ponosi wobec udostępniającego odpowiedzialność za działania lub zaniechania osób, które z nim współpracują.

Kary umowne

Sama umowa, aby przyniosła efekt w postaci dyskrecji drugiej strony, winna zawierać zobowiązanie do zapłaty kar umownych, a ich potencjalna wysokość winna być dotkliwa tak, aby zniechęciła potencjalnego wylewnego informatora do dzielenia się informacjami poufnymi z osobami trzecimi. Nie wyłącza to dochodzenia przez stronę udostępniającą odszkodowania w pełnej wysokości na zasadach ogólnych w przypadku, gdy szkoda przewyższać będzie kwotę kary umownej.

Określenie stron umowy

Przy NDA istotny jest także sam fakt weryfikacji podmiotu przystępującego do umowy. Dzisiejsza praktyka zawierania umowy w formie dokumentowej w szczególności poprzez e-mail) jest bardzo komfortowa i – oczywiście – może być częstokroć stosowana. Natomiast przy zawieraniu NDA należy się w szczególności upewnić, czy podmiot, który został wskazany jako druga strona umowy – faktycznie taką umowę zawiera – jest tą osobą, za którą się podaje. Stąd zalecana jest forma pisemna umowy NDA (gdzie mamy możliwość weryfikacji tożsamości stawającego do umowy) lub z podpisem notarialnie poświadczonym.

Istotne jest także, iż związanie obowiązkami wynikającymi z NDA jest odrębną kwestią sankcji, które może ponieść podmiot dokonujący naruszających prawo działań także na gruncie prawa konkurencji czy prawa karnego.

fot. Pixabay / pexels.com

Praktyczny charakter

Warto zaznaczyć również, że umowy z zachowania poufności do 2018 r. budziły wątpliwość pod kątem możliwości ich zawierania. W końcu w wyroku Sąd Najwyższy dnia 10 grudnia 2019 r. (sygn. akt IV CSK 443/18), rozstrzygając w przedmiocie zasądzenia kwoty 100 tys. złotych za naruszenie właśnie NDA, wskazał na skuteczność oraz praktyczny charakter takich uregulowań. W rozstrzyganej sprawie powoływano się na zasady współżycia społecznego oraz wolność słowa, uzasadniając naruszenie umowy NDA. Sąd Najwyższy uznał jednak, że w związku z faktem dysponowania autonomią woli strony umowy mogą zobowiązać się do niekorzystania z niektórych praw i wolności przyznanych w Konstytucji, a zaciągnięcie zobowiązania zawsze ogranicza sferę swobody postępowania dłużnika. Sąd Najwyższy podkreślił, iż mogą wystąpić w obrocie przypadki, w których ujawnienie informacji mogło być „wymagane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami lub toczącym się postępowaniem” – nie stoi to jednak w sprzeczności z możliwością zawarcia umowy NDA, a następnie egzekwowania jej warunków. Sąd wskazał też, że przyczyny, dla których powódce zależało na zachowaniu w tajemnicy kwestii związanych z planowaną transakcją, są zrozumiałe i usprawiedliwione, a na podkreślenie zasługuje, że kara umowna była zastrzeżona także na wypadek naruszenia obowiązku zachowania poufności przez powódkę. Tym samym rozwiano wszelkie wątpliwości co do zasadności zawierania NDA oraz ich mocy prawnej.

Reasumując, należy podkreślić, że NDA ma zasadnicze znaczenie w obrocie. Jest ważnym zabezpieczeniem przy negocjacjach oraz pozwala na podejście do poufnych transakcji bez obaw o lojalność kontrahenta i odpowiedzialność kontraktową, której podlega.

Treści umieszczone w artykule są indywidualnymi interpretacjami i poglądami jego autora. Nie stanowią porad podatkowych ani prawnych.

Lidia Blaszka - Radca prawny, specjalistka prawa nieruchomości. Członek komisji ds. doskonalenia zawodowego Okręgowej Izby Radców Prawnych w Poznaniu. Współtwórca projektu iRadcowie OIRP Poznań, w ramach którego organizuje szkolenia z zakresu kompetencji miękkich skierowanych do radców prawnych oraz w nich uczestniczy. Prawnik z pasją do procesu cywilnego oraz prawa nieruchomości. Prowadzi kancelarię radców prawnych, w której wdraża nowoczesne systemy obsługi klienta.