Problem z efektywnym zarządzaniem swoim czasem jest dość powszechny. Czytamy o technice Pomodoro, o Getting Things Done, o esencjalizmie i wszystko to pięknie brzmi w teorii, ale często praktyka wydaje się czymś zupełnie innym.

Szczególnie ciężko mają osoby pracujące bezpośrednio z klientami. Dynamiczna sytuacja, niezliczone rozmowy i telefony. Duża zmienność warunków pracy. Wiele emocji wynikających z kontaktu z ludźmi, z presji czasu. Trudne decyzje do podjęcia na każdym kroku. Łatwo mówić o technikach osobistej efektywności, gdy swoje obowiązki wykonuje się w spokojnym, klimatyzowanym biurze. Jakie są sprawdzone sposoby, gdy przed nami i za nami dziesiątki telefonów, a sytuacja jest zmienna niczym w kalejdoskopie?

Większość „produktywnych” porad działa w bardzo ograniczonym środowisku. Wszystko dlatego, że nasz mózg ma swoje ograniczenia, których większość osób nie zna i nie rozumie. Stosowanie ich w innym kontekście może przynieść wręcz odwrotne rezultaty!

Gdy próbujemy przeparkować samochód o dwa metry w prawo, rozumiemy, że nie możemy po prostu pojechać w bok. Znając ograniczenia samochodu, wyjeżdżamy do przodu, a następnie cofamy – i często trafiamy idealnie między linie.Znając bariery, które stoją nam na drodze, możemy mądrze z nimi współpracować. Właśnie w takie zarządzanie swoim czasem i swoją energią głęboko wierzę.

Znając bariery, które ograniczają nas w działaniu, możemy mądrze z nimi współpracować.

Nasz mózg ma ograniczenia

Częścią płata czołowego mózgu jest kora przedczołowa. To dzięki niej ludzie tak niesamowicie zapanowali nad siłami natury. To również nasza „siedziba logiki” – dzięki jej aktywności podejmujemy logiczne, przemyślane decyzje. To ona odpowiada również za naszą samokontrolę i panowanie nad instynktami. Wysiłkiem kory przedczołowej możemy postanowić pościć i odmówić sobie jedzenia, pomimo burczenia w brzuchu. Możemy również zablokować agresywny odruch, gdy ktoś przekracza nasze granice. Jej działanie wspiera również zapamiętywanie i przywoływanie z pamięci oraz rozumienie.

Problem w tym, że rano budzimy się z zapasem energii w tym płacie i od tej pory z każdym wysiłkiem będzie jej już tylko ubywać. Jeśli towarzyszą nam więc skomplikowane sytuacje, mamy dużo decyzji do podjęcia, a do tego musimy pilnować się w relacjach z ludźmi – energii szybko ubywa, niczym wody w dziurawym wiadrze. Jeśli do tego wszystkiego ktoś potrzebuje dodatkowej samokontroli, bo jest na diecie lub rzuca palenie, sytuacja staje się bardzo trudna!

fot. Burst / pexels.com

Po wypaleniu solidnej porcji energii, często wieczorem mamy już problemy z samokontrolą, ponieważ część mózgu odpowiedzialna za opanowanie ma rozładowany akumulator. Widząc słodycze, telefon komórkowy, grę albo zalążek kłótni, wciskamy swój mentalny hamulec, ale on z braku energii wydaje się nie reagować. Akurat wieczorem, kiedy człowiek najbardziej chce odpocząć!

Przy takim trybie pracy, praktycznie nie zarządzamy już swoim czasem, a bardziej energią. Co z tego, że zegarek pokazuje godzinę 18.00 i mamy jeszcze trochę czasu przed sobą, kiedy właściwie nie mamy już na nic energii – intelektualnej, fizycznej, ani emocjonalnej.

Uwaga, żeby nie zwariować

Temat ten jest ogromnie ważny z paru powodów. Po pierwsze, badania OBOP z 2015 roku pokazały, że w Polsce 55% ludzi odczuwa zmęczenie i senność w ciągu dnia. 44% ludzi budzi się zmęczonych! A na to wszystko ok. 66% osób zeznaje, że ma problemy ze snem. Kiedy nie śpimy dobrze, nasze zasoby w korze przedczołowej nie mogą się odnowić i wpadamy w spiralę, która wciąga nas z rosnącą siłą – próbujemy „jakoś się zebrać”, wypalając niesamowite ilości energii, a kłopoty ze snem narastają, potęgując tylko ten problem. W tym stanie nie mamy wystarczającej ilości zasobów, żeby logicznie zapanować nad problemem i wciągają nas emocje, które przestajemy kontrolować.

Drugi problem to przerażające statystyki samobójstw w Polsce. Mamy średnio 30 prób samobójczych dziennie. 15 z tych prób jest udanych. W 2018 roku samobójstwo popełniło ponad 4000 mężczyzn i 1000 kobiet. To prawie dwa razy więcej niż ofiar wypadków samochodowych!

Kiedy uświadomimy sobie jak duża jest skala problemu, zrozumiemy, że walczymy z poważnym i narastającym problemem.

W co warto zainwestować

Znając wszystkie te zagrożenia, warto zainwestować w kluczowe nawyki, zanim sytuacja wymknie się nam spod kontroli. Szczęśliwie nie jest to trudne, ale wymaga cierpliwości i wytrwałości.

Pomocą w rozwiązaniu problemów może być wypracowanie nawyków i codziennych rytuałów.

Przede wszystkim mózg fantastycznie oszczędza energię, wytwarzając nawyki – upraszczając w ten sposób proces podejmowania decyzji. Kiedy uczymy się jazdy samochodem, nasza kora przedczołowa jest tak zajęta podejmowaniem dziesiątek decyzji i przetwarzaniem informacji, że często nie słyszymy nawet, co ktoś do nas mówi! Już po paru tygodniach lub miesiącach praktyki udaje się nam jeździć i słuchać radia lub rozmawiać z ludźmi – to znak, że wytworzyły się u nas automatyczne odruchy.

Poza konkretnymi, bardzo praktycznymi wskazówkami, naszym podstawowym narzędziem jest więc takie powtarzanie czynności, żeby mózg je zautomatyzował niczym poranne mycie zębów lub spuszczanie wody w toalecie. Każda inwestycja w spójny system prowadzenia notatek czy zapisywania kontaktów, stałe poranne rytuały i powtarzalny proces kontaktu z klientem – wszystko to będzie ogromnie wspierać oszczędzanie energii, a więc poprawi samokontrolę i jednocześnie podniesie jakość czasu „po pracy”.

fot. Breakingpic / pexels.com

Do tego wszystkiego przydadzą nam się konkretne dane oraz jasna strategia – jednym słowem wszystko, co upraszcza dziesiątki codziennych wyborów. Nawet małe oszczędności przy każdym z nich, zsumują się do dużo większej satysfakcji z życia. Dla wielu osób jest to jednorazowa inwestycja – wystarczy raz usiąść i wymyślić spójny sposób działania, a zwróci się nam to wielokrotnie. Warto!

Przydatne techniki i narzędzia

Poniżej parę praktycznych inspiracji, które osobom z bardzo dynamicznym planem dnia pomagają zaoszczędzić energię i przez to podnieść jakość ich pracy i życia prywatnego:

• Inwestycja w sen i jego komfort

To sen ładuje nasze fizyczne i psychiczne akumulatory w ciągu dnia. Jest naszym największym sprzymierzeńcem. Możemy oczywiście wspomóc się kawą i cukrem, ale traktujmy to jak kredyt – i tak trzeba będzie go oddać. Niestety spora liczba osób odwleka spłacanie rat tego kredytu i oddaje go leżąc w łóżku, rozłożona przez chorobę. Nie mieliśmy czasu odpocząć i zadbać o swój sen, ale za to mamy czas leżeć zasmarkani przez tydzień w łóżku!

• Wieczorne odcięcie od ekranów

Wieczorami nasze zasoby samokontroli są już często bardzo skąpe. Telefon, internet, gry – to wszystko będzie nas wciągać dużo bardziej, niż byśmy chcieli. Dodatkowo światło z ekranów może zaburzyć nasz cykl dobowy i sprawić, że będziemy gorzej spać. Nie warto z tym walczyć przy użyciu „dyscypliny”, a po prostu zainstalować narzędzia, które odetną nas same, uwalniając naszą energię. Polecam tutaj obejrzeć wtyczki do przeglądarek – stayFocusd (dla Chrome) i LeechBlock (dla Firefox) oraz aplikacje Cold Turkey na komputery. Na komórki warto spojrzeć na aplikacje Freedom oraz Forest i im podobne. Nowe wersje iOS oraz Androida mają również wbudowane mechanizmy blokujące niektóre strony i aplikacje. Warto je skonfigurować i przez to lepiej spać!

• Bezmózgie szperanie w internecie

Każdemu się to zdarza, szczególnie będąc przytłoczonym emocjonalnie. Nic dziwnego – wypaliliśmy mnóstwo energii, a emocje szukają ujścia. Warto jednak zainwestować w nawyk, który naprawdę nam pomoże, a nie tylko przesunie problem w czasie – parę głębokich oddechów, czy posłuchanie odgłosów natury. Lubiącym narzędzia polecam aplikacje Calm oraz Headspace.

• „Będę pamiętać”

Wiele osób przekonało się już, że kiedy słyszymy w głowie „będę pamiętać”, oznacza to, że natychmiast trzeba zapisać! Poza papierowymi systemami notatek oraz gotowymi systemami CRM w firmach, wiele osób chwali sobie notatki w postaci elektronicznej, które synchronizują się między wszystkimi urządzeniami – tu królują aplikacje Google Keep, Microsoft OneNote i Evernote oraz wbudowana aplikacja „Notatki” na urządzenia firmy Apple. Kluczowe przy prowadzeniu notatek jest zadanie sobie prostego pytania: „Jak to znajdę, gdy będę szukać tego za rok?”. Przykładowo notatka o tym artykule mogłaby zawierać link lub numer „Estate” oraz słowa, które się z nim kojarzą – dla mnie byłyby to „mózg, samokontrola, energia, zarządzanie czasem, produktywni, nabielec”. Wystarczy, że wpiszę któreś z tych słów w wyszukiwarkę i znajdę tę notatkę w 5 sekund.

• Zestaw słuchawkowy oraz dyktowanie

Zestaw słuchawkowy pozwala uwolnić ręce – do prowadzenia notatek czy weryfikowania informacji w trakcie rozmowy, a do tego zadba o nasz kark. Dla osób, które dużo rozmawiają przez telefon, potrafi być prawdziwym wybawieniem. Współczesne komórki potrafią również całkiem nieźle rozpoznawać naszą mowę. Możemy więc tworzyć całkiem dobre notatki w trakcie spaceru lub jadąc autem, niekoniecznie będąc przyklejonym do klawiatury lub ekranu telefonu. Kręgosłup i kark nam podziękują!

fot. Andrey Grushnikov / pexels.com

• Inwestycja w przejrzystą listę zadań

Będąc rozrywanym przez dziesiątki spraw, łatwo zapomnieć o tym, co ważnego mieliśmy do zrobienia danego dnia. Świetnie przydają się do tego listy zadań – w chwili natłoku informacji otwieramy je i łatwo przywrócić porządek naszemu działaniu i upewnić się, że naprawdę zajmujemy się tym, co teraz najważniejsze. Poza papierowymi notatkami królują tu darmowe aplikacje na telefon: Microsoft Todo, Asana, Todoist, Nozbe, Wunderlist, Any.do, ClickUp oraz Trello, które świetnie synchronizują się między różnymi urządzeniami. Możemy również współdzielić listy z innymi ludźmi. Część osób trzyma w nich również listy zakupów!

• Nauczenie się i wdrożenie techniki Inbox Zero

Jeśli ktoś pracuje dużo ze swoją skrzynką e-mail, ta technika oszczędzi mnóstwo nerwów, wprowadzi porządek i jednocześnie mnóstwo spokoju! Łatwo znaleźć o niej publikacje i nagrania. Naprawdę warto wdrożyć ją w życie.

• Jasny priorytet na dzień

Dni bywają szalone, a e-maili, telefonów i zadań często nie ubywa. Łatwo się wtedy frustrować i kończyć dzień z uczuciem przytłoczenia. Dlatego warto zadać sobie rano pytanie: „Jakie 3 rzeczy musiałyby się dzisiaj wydarzyć, żeby ten dzień był naprawdę udany?”. Nigdy nie zrobimy wszystkiego. Kiedy jednak kończymy każdy dzień, widząc, że to, co najważniejsze jest zrobione – poza satysfakcją mamy również więcej energii.

Na zakończenie

Mam nadzieję, że te parę wskazówek, technik i narzędzi było praktycznych i przydatnych!

W tym wszystkim nie chodzi o to, by stać się niewolnikiem aplikacji, narzędzi czy procesów, ale żeby zainwestować w nawyki i uprościć podejmowanie decyzji. To oszczędzi mnóstwo naszej energii, a dzięki temu podniesie satysfakcję z pracy i życia. Nasi współpracownicy i domownicy docenią również większą samokontrolę i luz, który się wtedy pojawia. Możemy odkleić się od ekranów i naprawdę odpocząć. To pozwala lepiej spać. W ten sposób nie walczymy o „produktywność”, a o spełnione życie.

Powodzenia!

Piotr Nabielec - Od 4 lat prowadzi Produktywni.pl. Tworzy szkolenia i kursy online Produktywność w rytmie slow, które pomagają opanować chaos i lepiej zorganizować swój czas. Mówca TEDx. Przeszkolił już ponad 2000 osób, a wcześniej przez 10 lat był programistą i menedżerem.