Każdy właściciel nieruchomości budując budynek, w jak najszybszym czasie chce uzyskać zwrot kosztów i liczyć zyski z najmu. Zyski, które przekładają się bezpośrednio na powierzchnie. Przecież to na podstawie liczby metrów kwadratowych sprzedawane są nieruchomości, wyliczana jest cena ich najmu, wysokość opłat i podatków. Dlaczego więc ciągle tak wielu inwestorów i zarządców bagatelizuje strategiczne podejście do pomiaru powierzchni?

Rozróżniaj normy pomiaru powierzchni

Zgodnie z przepisami, tworząc projekty budowlane, dotychczas posługiwaliśmy się polską normą PN-ISO 9836:1997. Rozporządzeniem Ministra Rozwoju z dnia 11 września 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego w załączniku „Wykaz polskich norm powołanych w rozporządzeniu” wskazano normę PN-ISO 9836 „Właściwości użytkowe w budownictwie – Określanie i obliczanie wskaźników powierzchniowych i kubaturowych”. Odnotowano komunikat, że „stosuje się najnowszą normę opublikowaną w języku polskim”. Wcześniej w załączniku widniała norma PN-ISO 9836:1997 „Właściwości użytkowe w budownictwie – Określanie i obliczanie wskaźników powierzchniowych i kubaturowych”. Rozporządzenie weszło w życie 19 września 2020 r. Co to będzie oznaczać dla inwestorów? Norma PN-ISO 9836:2015-12 będzie wykorzystywana na etapie tworzenia dokumentacji do pozwolenia na budowę. Stara norma PN-ISO 9836:1997 będzie obowiązywać w projektach, które były składane przed 19 września 2020 r. i aktualnie są realizowane. Czy ta sama norma będzie nas obowiązywać przy EGIB? Zdecydowanie tak, ponieważ należy zauważyć, że nazwa normy „1997” i 2015-12” jest identyczna, a skoro rozporządzenie podaje tylko samą nazwę, to musimy się wtedy odnieść do najnowszej normy. Jaki chaos powstanie w tym zakresie w urzędach? Czas pokaże szybciej niż się spodziewamy.

Norma zawiera szczegółowy podział powierzchni i kubatur oraz opis zasad ich klasyfikacji. Na tej podstawie urzędnicy obliczają wskaźniki w pozwoleniu na budowę. W opracowanej dokumentacji projektowej składanej do wydziału architektury w celu uzyskania pozwolenia na budowę pojawiają się takie pojęcia, jak: powierzchnia użytkowa, powierzchnia ruchu, powierzchnia usługowa  (techniczna), powierzchnia konstrukcji i powierzchnia całkowita. Powierzchnie i wskaźniki, które znajdziemy w projekcie budowlanym, mają za zadanie ułatwić analizę osobom kontrolującym projekt, a te muszą być pewne, że realizowany obiekt będzie zgodny z WZ lub MPZP. Poza tym na polskim rynku biurowym stosuje się szereg norm liczących powierzchnię do celów najmu (BOMA, Tegova, GIF itd.). Normy te pomagają w zarządzaniu powierzchniami najmu oraz pozwalają inwestorowi porównać budynki pod kątem przyszłych zysków. Projekt budowlany zgodny z PN-ISO 9836:1997 nie nadaje się do wyliczeń powierzchni najmu! Co więcej, błędne okazuje się bezpośrednie przepisywanie powierzchni użytkowych z projektu do deklaracji podatkowych. Ale zaraz, przecież podatek wyliczamy zgodnie z Ustawą o podatkach i opłatach lokalnych odwołującą się do normy PN-ISO 9836:1997. Dlaczego więc jest to niewłaściwe? Dlatego że do różnych celów powierzchnie klasyfikuje się inaczej. Kilka z nich wyłącza się z powierzchni do celów podatkowych, a inne włącza.

Moje 14-letnie doświadczenie pokazuje, jak duże straty generuje potężny chaos w zakresie zarządzania powierzchniami. Koszt pomiaru w porównaniu do szkód wynikających z ogromu błędów zwraca się właścicielowi budynku średnio w pół roku. Problem jednak potęguje fakt, że zarządcy często nie mogą przekonać właścicieli budynków komercyjnych do zrobienia porządku w dokumentach. Jedni nie mogą, a drudzy nie chcą, bo nie pozwala im na to nawał obowiązków i wychodzenie z nową inicjatywą to dla nich strzał w kolano.

Normy pomiaru powierzchni pomagają w zarządzaniu powierzchniami najmu oraz pozwalają inwestorowi porównać budynki pod kątem przyszłych zysków.

Cztery sposoby liczenia powierzchni

Przeanalizujmy zatem, skąd biorą się różnice w powierzchni liczonej do różnych celów i na różnych etapach życia budynków. Przedstawię strategię, którą zastosowało już wielu naszych klientów, którzy docenili potrzebę porządku w dokumentacji i deklaracjach oraz ich transparentności w relacjach z najemcą. A o kompletnym porządku można mówić wtedy, kiedy zapisy w umowie najmu dotyczące powierzchni będą kompatybilne z pozostałymi dokumentami.

Sposób liczenia powierzchni najmu jest zależny od etapu życia budynku i celu danego pomiaru.

fot. Gustavo Fring / pexels.com

1. Pierwszy etap - kalkulacja z projektu

Pierwsza kalkulacja powinna odbyć się na etapie pozwolenia na budowę, kiedy projekt architektoniczny jest już skończony. Jeszcze lepiej, gdy będą to projekty wykonawcze. Mając te dokumenty, możemy wyliczyć powierzchnie najmu, powierzchnie wspólne piętra i powierzchnie wspólne budynkowe. Poznamy wtedy również współczynniki budynkowe i na końcu z dużą dokładnością będziemy mogli wyliczyć powierzchnię najmowalną budynku. Po otrzymaniu rzeczywistych wyników z kalkulacji powierzchni według danej normy, będziemy mogli zmodyfikować sposób liczenia współczynników tak, aby powierzchnie te stały się w jak największym stopniu wynajmowalne. Współczynnik budynkowy części biurowej, który jest przeważnie niewynajmowalny w swojej czystej postaci, czasem udaje się przerzucić na część retail w budynku biurowym. Wykonane analizy i modyfikacje na tym etapie mają za zadanie wypracowanie takich zasad pomiaru danego budynku, aby były one niezmienne – co najmniej do pierwszych umów najmu, a jeszcze lepiej jak przetrwają przez 5 czy 10 lat. Na podstawie ostatecznie skalkulowanych powierzchni możemy wyjść na rynek, szukać najemców oraz podpisywać umowy. Znam przypadek, gdzie zarządca na etapie projektowym wynajął wiele pięter wieży biurowej jednej światowej firmie. W umowie wpisał jakąś powierzchnię. Po dokonaniu kalkulacji z projektu według normy, która z nazwy była wymieniona w umowie, okazało się, że powierzchnia wyrażona w metrach kwadratowych jest zaniżona o blisko 30%. Zarządca kolejne umowy podpisywał już na podstawie poprawnych wyliczeń, ale dla tych pięter przez okres 10 lat umowy najmu będzie generował comiesięczne straty! Oczywiście, wypowiedzenie umowy czy ponowne negocjacje z dużym graczem, który jako pierwszy podpisał umowę na tak dużą powierzchnię, nie wchodziły w grę.

2. Drugi etap - powierzchnie wyliczone

Firmy od space planów liczą powierzchnię od nowa po swojemu, co uznaję za drugi etap liczenia powierzchni! Ta kalkulacja dotyczy poszczególnych pojedynczych najemców i powstaje przed wybudowaniem budynku. Firmy, które aranżują powierzchnie, nie muszą znać norm pomiaru powierzchni, uważam więc, że podkłady do prac aranżacyjnych fit-outów powinny być rzutami z powierzchniami pomierzonymi lub wyliczonymi do celów najmu. Te projekty powinny być przekazane firmom od aranżacji fit-outów w plikach typu CAD i dopiero na tym materiale powinny one pracować. Nie zdarzyło nam się, aby powierzchnie wyliczone i pokazane na rzutach fit-outów były takie same, albo chociaż zbliżone do powierzchni wyliczonych do celów najmu. W zależności od wielkości powierzchni najmu rozbieżności sięgają kilku, a nawet kilkudziesięciu metrów kwadratowych. Po co w ogóle powierzchnie te są mierzone ponownie? Wynika to z faktu, że inwestor nie przekazuje zwykle tym firmom wcześniej wykonanych kalkulacji powierzchni. Mówiąc o drugim pomiarze, mam na myśli wiele drobnych wyliczeń powierzchni z projektu w trybie ciągłym, jeszcze przed wybudowaniem budynku. W przypadku, gdy aranżacje robione są na budynku już istniejącym, do projektów należy brać wyniki pomiaru z etapu 3, o którym mowa w kolejnym akapicie.

3. Trzeci etap - pomiar wykonawczy

Po wybudowaniu budynku powinniśmy go pomierzyć w całości z natury, zgodnie z zasadami przyjętymi przy kalkulacji z projektu. Mamy tutaj pomiar trzeci, w którym mierzymy budynek w stanie surowym zamkniętym, a części wspólne są docelowo wykończone. Ważne jest to, aby powierzchnie najmu były niezaaranżowane – czyli w takim stanie, w jakim dostanie je najemca. Jeżeli na tym etapie wprowadzimy zmiany zasad pomiaru, pojawią się rozbieżności. To na pewno nie nastroi optymistycznie najemcy, a u inwestora spowoduje bałagan w dokumentacji. Standardem na rynku jest wpisywanie w umowach najmu dopuszczalnej 3-procentowej różnicy między powierzchnią najmu przed i po wybudowaniu budynku. Widywałem umowy z wartościami 5- czy 10-procentowej różnicy. Czy to oznacza, że po wybudowaniu budynek będzie miał jedno piętro więcej czy mniej? A może nie będzie kuchni? Skąd te wartości?

fot. John Guccione / pexels.com

Załóżmy, że piętro biurowe po obrysie szyb ma wymiary prostokąta 30 m × 20 m. Powierzchnia takiego piętra wynosi 600 mkw. Mówimy tu o powierzchni wewnętrznej liczonej jako IGA zgodnie
z normą BOMA 2010, lub jako BA zgodnie z normą BOMA 2017. Dla typowego biurowca będzie to ta sama powierzchnia wewnętrzna. Obwód takiego piętra ma 100 m. Załóżmy, że geodeta myli się na tyczeniu 3-4 mm, a ekipa od żelbetów myli się 2-3 cm na danym elemencie. Możemy przyjąć, że błąd da pole powierzchni z przemnożenia obwodu zewnętrznego piętra przez błąd wykonania (przyjmijmy 3 cm), czyli 100 m × 0,03 m = 3 mkw. Mówimy tu o rozbieżności 3 mkw. przy powierzchni 600 mkw. Daje to nam 3/600, czyli 0,5%.

Taką maksymalną różnicę (0,5%) powinna zawierać umowa wynajmu powierzchni biurowej, kiedy jeszcze budynek nie jest wybudowany. Zakładamy, że ekipy od żelbetów dopuszczają się błędu w granicznej wartości i zawsze w tym samym kierunku. Z teorii błędów wiemy, że te przypadkowe na dużej próbie się znoszą. W lipcu 2020 r. miałem zaszczyt mierzyć piętra jednej z największych inwestycji w Łodzi, gdzie w 2017 r. robiłem kalkulację z projektu dla całego kompleksu. W jednym budynku powierzchnia najmu brutto wyliczonego z projektu w 2017 r. dla każdego z pięciu powtarzalnych pięter wyniosła 1145,11 mkw. Dla poszczególnych pięter po wybudowaniu budynku powierzchnie pomierzone z natury w lipcu 2020 r. wykazały średnią różnicę dla tych pięciu pięter ok. 1,3 mkw. W przeliczeniu na procenty względem wartości z projektu było to 0,11%. Czyli pięć razy lepiej niż zakładałem na początku artykułu. Tak „duża” różnica w tym konkretnym przypadku to wynik braku informacji o wnękach na hydranty na etapie wyliczenia powierzchni z projektu. Załóżmy, że gdybym miał tę informację, hydranty zostałyby wliczone do powierzchni najmu. Wtedy różnica pomiędzy piętrami wyniosłaby ok. 0,3 mkw. Żeby sobie wyobrazić skalę, to powierzchnia jednego przejścia drzwiowego.

4. Czwarty etap - pomiar dla celów podatkowych

Etap czwarty to pomiar do celów podatkowych. Tu powinniśmy pomierzyć powierzchnię całego budynku po zaaranżowaniu poszczególnych pięter przez wszystkich najemców, bo wszelkie aranżacje pomniejszają powierzchnię do podatku od nieruchomości. Powierzchnia użytkowa wyliczona zgodnie z ustawą jest różna nawet o 30% względem powierzchni użytkowej z projektu budowlanego. Ustawa i Polska Norma ISO 9836:1997 inaczej klasyfikują powierzchnie ze względu na ich funkcję inaczej definiują powierzchnię użytkową. Dlatego właśnie należy wykonać pomiar, a nie przepisywać wartości z pozwolenia na budowę czy pozwolenia na użytkowanie. Gdy mamy zaaranżowanych wszystkich najemców w całym budynku, to powierzchni do podatku będzie mniejsza o ok. 5% względem powierzchni otwartej. Różnica powierzchni według BOMA do powierzchni zgodnie z Ustawą podatkach i opłatach lokalnych będzie natomiast sięgać 7-8%. Powierzchnia do podatku to powierzchnia zaaranżowana przez najemcę, a powierzchnia do najmu to powierzchnia bez jego aranżacji wraz z częściami wspólnymi na piętrze i w budynku. Dlatego powierzchni do podatku nie należy uwzględniać w umowach najmu. Powierzchnia ta będzie mniejsza od powierzchni do celów najmu. W umowie można ewentualnie pokazać powierzchnię całego budynku do podatku lub łączną kwotę podatku za cały budynek. Przeważnie ten koszt, który ponosi właściciel nieruchomości, jest przerzucany na najemcę i najlepiej jest go liczyć na podstawie „udziału najemcy”.

fot. Karolina Grabowska / pexels.com

Mierz kompleksowo

Priorytetowo w etapach pomiaru z projektu i pomiaru powykonawczego z natury muszą być jednolite zasady, które są jasno narysowane i opisane na rzutach pięter, a także spisane w jednym pliku słownie. Jest to szczególnie istotne, gdy stosowane są modyfikacje norm pomiaru, albo inwestor ma autorskie wytyczne pomiaru. Po drugie, kalkulacji i pomiarowi powinien podlegać cały budynek, a nie wyrywkowe piętra czy pomieszczenia. Nie da się przy fragmentarycznym pomiarze rozłożonym w czasie poprawnie wyliczyć współczynników budynkowych czy piętrowych (jeśli nie mierzymy całego piętra). Ponadto jest to nieekonomiczne dla właściciela budynku. Kolejny istotny element to dokonywanie jak najmniejszej liczby zmian w projekcie budowlanym. Brak projektów zamiennych jest sytuacją idealną. W warunkach, gdy są one niezbędne, warto pamiętać o wpływie na różnice w powierzchniach najmu przed i po wybudowaniu. Jest to jeden z kluczowych elementów najbardziej oddziałujący na zmiany powierzchni budynku, co może mieć przełożenie na umowy najmu.

Kalkulacji i pomiarowi powinien podlegać cały budynek, a nie wyrywkowe piętra czy pomieszczenia.

Działaj perspektywicznie

Powierzchnie do celów najmu z projektu powinna liczyć firma, która się na tym zna i robi to codziennie. Ta sama firma powinna dokonać pomiaru powierzchni po wybudowaniu budynku. Dlaczego? Ponieważ wie już ona, jakich zmian, modyfikacji i ustaleń z etapu wyliczeń powierzchni z projektu dokonano. Pozwala to uniknąć ponownych ustaleń, modyfikacji, zaoszczędzi czas i wyeliminuje błędy zmieniającego się w ustaleniach zespołu zaangażowanego w te zadania. Należy wybrać odpowiednią dla siebie firmę i kontynuować z nią współpracę przez lata. Jeśli tak się jednak nie da, to szalenie istotne jest przekazanie jasno opisanych zasad wyliczenia powierzchni najmu kolejnym osobom w następnych latach (osoby zarządzające danym budynkiem oraz nowe firmy obsługujące pomiar). Gwoździem programu jest dobrze prowadzony rent roll – poligon doświadczalny nieskończonej możliwości popełnienia błędów. Widziałem już chyba wszystko. Rekordowe różnice w rent rollu, jeśli chodzi o powierzchnię budynku, na przestrzeni 5 lat zarządzania sięgały 30%, a dla jednego lokalu w innej inwestycji osiągnięto różnicę aż 300%.

Bądź czujny na nadużycia

Jedna z firm architektonicznych została poproszona o wyliczenie powierzchni według normy GIF. Poradziła sobie w ten sposób, że w nagłówku tabeli z zestawieniem powierzchni z pozwolenia na budowę zrealizowanego według normy PN-ISO 9836:1997, zmieniła tylko nazwę na normę GIF. Różnice w normach do celów najmu sięgają 7-9%, a przy liczeniu powierzchni najmu w kamienicach na cele biurowe – nawet 13%. Takie zabiegi nie tylko powodują chaos w dokumentach i rent-rollu, ale przede wszystkim w umowach najmu. Najemcy coraz częściej sprawdzają, za co płacą, i często egzekwują zwroty źle naliczanych kwot. Pewna firma geodezyjna podjęła się pomiaru powierzchni według normy BOMA, a następnie zwróciła się do mnie, abym jej „dał normę” i przeszkolił, jak się opracowuje pomiar, którego już dokonała. Odmówiłem. Po kilku dniach odezwała się firma szkoleniowa z informacją, że ma klienta, który szuka szkoleniowca z normy BOMA. Ustaliłem, że jest to ta sama firma i odmówiłem. Po jakimś czasie zadzwonił zarządca mierzonego budynku z informacją, że ma wątpliwości, co do tych pomiarów. Odmówiłem. Dlaczego? Bo początkowo przetarg rozpisany bezpośrednio przez tego zarządcę przegrałem – wygrała królowa cena – 50% stawki rynkowej – bez referencji.

Tego typu sytuacje mają miejsce kilka razy w miesiącu i przytaczam je, żeby pokazać skalę problemu.

fot. Tatiana Fet / pexels.com

Miej świadomość ciężaru odpowiedzialności

Zastosowanie się do powyższych zaleceń pozwoli usprawnić proces negocjacji z ewentualnym najemcą. Dlatego, zwracam uwagę na to, że dobór osób, które generują wyniki z kalkulacji czy z pomiaru rzeczywistego, powinien być kluczowym dla właściciela nieruchomości w zakresie zarządzania powierzchniami. Te wartości mają znaczenie dla umów najmu, deklaracji podatkowych, rozliczeń opłat itp. Dlaczego więc wciąż tak często zdarza się, że pomiary wykonują osoby, które nie mają często nawet zakupionych norm pomiaru powierzchni? Zawsze to podkreślam, że w całym
procesie inwestycyjnym ciężar tej wiedzy i podejmowanych decyzji spoczywa na właścicielu nieruchomości. Czy jednak są oni świadomi tego, jak zarządzane są nieruchomości? Najbardziej świadomą grupą w tym zakresie są z pewnością firmy, które jednocześnie mają prawo własności budynku i działy zarządzania. Im należy pogratulować strategicznego podejścia do sprawy, które przekłada się na wymierne korzyści finansowe i transparentność przed najemcami.

Treści umieszczone w artykule są indywidualnymi interpretacjami i poglądami jego autora. Nie stanowią porad podatkowych ani prawnych.

Adrian Hołub - Niezależny doradca ds. inwestycji w nieruchomości komercyjne i mieszkaniowe, trener, publicysta branżowy, wykładowca akademicki, inwestor nieruchomości, geodeta i członek zarządu Geodetic – firmy z branży nieruchomości komercyjnych i mieszkaniowych, świadczącej szereg usług inżynieryjnych i doradczych. Pomierzył tysiące obiektów, wygłosił blisko 90 prelekcji i napisał ponad 100 publikacji.