Zespoły, które są źle przystosowane do pełnienia określonych funkcji i realizowania określonych zadań, powodują zaburzenia w całej firmie i przekładają brak efektywności na wszystkie podejmowane działania.

Jednym z autorów, który zwraca uwagę na dysfunkcje pracy zespołowej, jest Patrick Lencioni.  Jego książka 5 dysfunkcji pracy zespołowej dała mi refleksję, aby spojrzeć na dysfunkcje nie tylko pod kątem ich diagnozy i zrozumienia ich przyczyn czy nawet ich eliminacji. 

Ponieważ jestem zwolennikiem komunikacji pozytywnej i w przyszłość patrzę optymistycznie, to także na dysfunkcje postanowiłem spojrzeć jako na potencjał do rozwoju zespołu. 

Ważne dla mnie punkty opisuję w sposób pozytywny poniżej:

• Wzmocnienie zaufania

Efektywne zespoły i ich liderzy cały czas pracują nad zaufaniem w zespole. Jest to proces ciągły i wymaga uwagi lidera. Takie zaufanie buduje się poprzez otwartą komunikację. Pierwszym krokiem do niej jest określenie jasnych jej zasad.

fot. Keira Burton / pexels.com

Bardzo często ludzie w zespole obawiają się przyznania do własnych błędów i słabości. Dzieje się tak często z powodu obawy przed oceną. Dobrze jest nauczyć zespół rozmawiania ze sobą na podstawie udzielania pozytywnego, konstruktywnego feedbacku. Taka komunikacja wzmacnia współpracę, co przekłada się na chęć pomocy innym w ich drodze do doskonalenia się w tym, do czego zespół został stworzony. Do wymiany wspólnych doświadczeń powinny być zorganizowane spotkania oraz możliwość pracy w parach. Najczęściej, gdy pracujemy z osobą, która widzi z boku nasze interakcje z otoczeniem, to ma ona możliwość dostrzegania obszarów do poprawy, których sami nigdy nie dostrzeglibyśmy „z wewnątrz”.

Tego typu współpraca wymaga określenia jasnych zasad. Na przykład z góry ustalamy, że podczas wspólnego spotkania spisujemy notatki, dotyczące tego, co może być zrobione lepiej. Dzielimy się tymi spostrzeżeniami dopiero po spotkaniu lub umieszczamy je w agendzie na samym jego końcu. Samo udzielanie feedbacku również powinno odbywać się na określonych zasadach, by miało konstruktywny wpływ na zespół i/lub osobę, której pracy spostrzeżenia te dotyczą.

• Konflikt jako szansa rozwoju

Konflikt – na ogół postrzegany jako dysfunkcja – także może służyć jako narzędzie do szukania najlepszych rozwiązań. Utrzymywanie „nadmiernie” dobrej atmosfery oznacza często powstrzymywanie się od krytycznych komentarzy, brak wymiany opinii i skutkuje pomijaniem spraw budzących sprzeciw lub kontrowersje.

Konflikt może służyć jako narzędzie do szukania najlepszych rozwiązań.

Kiedy lider zauważa powyższe zachowania w zespole, powinien otwierać takie kontrowersyjne tematy sam. Może to osiągnąć w formie ankiety, np. zapytać, jakie kwestie spowodują, że zespół będzie działał lepiej. Może to zrobić również podczas rozmów indywidualnych. Zapewnić zespół o tym, iż gwarantuje on bezpieczeństwo tej rozmowy i – znowu! – trzymać się ustalonych zasad.

Wyzwaniem są tutaj często umiejętności samego lidera. Brak odwagi do poruszania tematów kontrowersyjnych. Słabe przepracowanie reakcji na szczere odpowiedzi. Obrona status quo jako brak pewności własnych kompetencji. Warto przećwiczyć tego typu rozmowy pod okiem trenera lub doradcy specjalizującego się w pracy zespołu.

• Zwiększanie zaangażowania 

Zbyt niskie zaangażowanie to często wynik braku definitywnych rozwiązań w sytuacjach trudnych lub konfliktowych. Nie w pełni przepracowane problemy wracają i zmniejszają wiarę zespołu w skuteczność prowadzenia rozmów, tym bardziej jeśli po przedstawieniu i omówieniu problemu w funkcjonowaniu zespołu nie zaszły widoczne zmiany.

fot. Artem Podrez / pexels.com

Według mnie, najlepszym narzędziem badającym poziom zaangażowania jest skalowanie go (w odróżnieniu od skalowania poziomu motywacji). Skala pozwala zrozumieć świat drugiego człowieka oraz dopasować konkretne rozwiązania. Wbrew pozorom jej stosowanie wymaga otwartości i chęci zrozumienia oraz umiejętności poszukiwania głębszych rozwiązań. Kluczem jest tutaj uważność i dobrze sformułowane pytania.  

Można wtedy reagować na poziom zaangażowania dzięki zmianie postawy i działania osoby, z którą pracujemy. Zmiana może dotyczyć również warunków otoczenia bądź zachowania lidera.

• Współodpowiedzialność

Brak wspólnej odpowiedzialności w zespole to często wynik różnic w umiejętnościach różnych członków zespołu, zaniżonych standardów, braku chęci dzielenia się wiedzą i jednocześnie braku motywacji do podnoszenia umiejętności. Najlepsi skupiają się na własnych wynikach, a słabsi mają małe (coraz mniejsze) szanse, żeby ich dogonić. Zwiększa się frustracja i zachodzi odróżnianie: „my i oni”, które wpływa demotywująco na grupę. W takich zespołach istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo rotacji pracowników słabo związanych z zespołem.

Brak wspólnej odpowiedzialności w zespole zwiększa frustrację i prowadzi do odróżniania: „my i oni”.

Zespół to zbiór indywidualności i takim pozostanie, jeśli nie zmienimy postrzegania współodpowiedzialności jako siły. 

Warto zbudować świadomość i systemy wzmacniające wspólną pracę, w tym szczególnie: dzielenie się wiedzą oraz włączenie członków zespołu w podejmowanie decyzji. Budowanie postawy odpowiedzialności wśród wszystkich uczestników zespołu jest jednym z najważniejszych wyzwań lidera.

• Dbałość o wyniki

Jeżeli zespół obdarza się zaufaniem oraz pracuje nad konfliktami i informacją zwrotną, to istnieje duża szansa na sukces osiągany przez cały zespół. Zbudowanie współodpowiedzialności i spojrzenie na wszystkie możliwości zespołu w idealnej fazie doprowadzi do dbałości o wyniki wszystkich i w związku z tym zwiększy potencjał zespołu jako całości. 

fot. Artem Podrez / pexels.com

Wzrost bierze się z fermentu

Dysfunkcje wynikają z różnic w sile ego i potrzeby podkreślania statusu. 

Zespoły tworzymy, aby uzyskać synergię i wzmacniać siebie nawzajem. Także poprzez ferment.

Słyszę, że coraz trudniej jest zbudować „zwycięski zespół” właśnie ze względu na rozbudowany egoizm i „gwiazdorstwo”, że w zespołach dominują indywidualiści. Dla mnie jest sprawą oczywistą, że każdy z nas jest indywidualistą, ale zespoły tworzymy, aby uzyskać synergię i wzmacniać siebie nawzajem. Także (a może przede wszystkim) poprzez ferment, a nie tylko zgodną i spolegliwą współpracę. W zespołach, które odnoszą sukcesy, przejście przez bariery powoduje wzrost nie tylko osiągnięć zespołu, ale każdego jako jednostki. Dzięki czemu stają się one wyjątkowe. 

Łączenie talentów mnoży nasz potencjał i oczywiste jest dla mnie, że współpraca jest jedną z najważniejszych kompetencji przyszłości.

Bogdan Sosnowski - Specjalizuje się w strategii i wdrażaniu zmian, rozwoju liderów i budowaniu zespołów w oparciu o kompetencje przyszłości. 11 lat budował od podstaw kanał Doradców B2B PLAY. W tym czasie zrealizował wszystkie zakładane cele ilościowe, wartościowe i jakościowe w każdym kwartale. Zarządzał 90 zespołami, prowadząc kanał 750 doradców biznesowych. Występuje na scenach Brian Tracy International, Sales Angels, National Sales Congress, I Love Sales&Marketing, Przedsiębiorczość Kobiet, Zafirmowani – Alior Bank, Forum Inteligentnego Rozwoju. Dziś buduje programy rozwojowe pracowników, pracując w Magna Talenta. Skontaktuj się z autorem przez: LI lub magnatalenta.com