W zebraniu uczestniczyło czterech członków. Nazywali się: Każdy, Ktoś, Jakiś i Nikt. Ustalili, że mają do wykonania ważną pracę i Każdy jest pewien, że Ktoś to zrobi. Jakiś chciał się tego podjąć, bo myślał, że Nikt się za to nie zabierze. Wtedy Ktoś się złościł, bo przecież to robota dla Każdego. Jakiś miał nadzieję, że Ktoś to wykonał, ale potem Każdy doszedł do wniosku, że Nikt nie przyłożył do tego ręki. Skończyło się to tym, że Ktoś winił Jakiegoś za to, że Nikt nie zrobił tego, co mógł zrobić Każdy. To przykład z życia wzięty.

Tak często wyglądają sytuacje w organizacjach i zespołach, z którymi pracuję. Prowadząc na co dzień projekty biznesowe, rozmawiając z ich menedżerami i obserwując organizację, słyszę: „Nie mamy jasno wytyczonych zasad” , „Natłok spraw i obowiązków nie pozwala być skutecznym w codziennych zadaniach”, „Brak danych do podjęcia decyzji powoduje stres i napięcie”, „Praca w zmieniającym się otoczeniu oraz chaos komunikacyjny i organizacyjny powodują frustrację i brak zaangażowania”, „Oni powinni to wiedzieć”, „Chyba każdy wie, w jaki sposób powinien zachować się w tej sytuacji”.

Cechuje mnie efektywność. To słowo dla każdego może mieć inne znaczenie, nieść za sobą różne treści, jak zauważyliśmy, dotyka różnych dziedzin i jest chyba jednym z najpopularniejszych słów w świecie biznesu. Bez efektywności, nie znaczysz w dzisiejszym świecie nic, jej wysoki poziom stał się koniecznością i miernikiem sukcesu na polu zawodowych wartości. Biznes musi się kręcić, co nie jest niczym złym oraz stanowi naturalny element rozwoju i przetrwania na każdym rynku.

Efektywność w dzisiejszych czasach stała się miernikiem sukcesu na polu zawodowym.

Czym jest efektywność współczesnych czasów?

To na pewno elastyczność myślenia, dzięki której potrafisz przeanalizować problem z wielu punktów widzenia, znajdując jego optymalne i trafne rozwiązanie. Masz świadomość dostępnych zasobów i obszarów, na które masz wpływ, kierując uwagę i wykorzystując wszystkie dostępne możliwości, utrzymując przyjęte wartości zarówno w łatwych, jak i trudnych sytuacjach. Do pojawiających się problemów podchodzisz racjonalnie, z rozwagą i otwartością. Umiesz myśleć nieschematycznie i poszukujesz niestandardowych rozwiązań wtedy, kiedy jest to konieczne.

Efektywność to bardzo szerokie pojęcie i można je definiować na wiele sposobów. Odpowiada ona na pytania:

• Jak z natłoku informacji wyodrębnić pasujące do mnie prawa skuteczności i je zastosować?
• W jaki sposób zbudować samoświadomość i wartości osobiste?
• Jak nabyć nawyki, jak je odpowiednio utrzymać?
• Jak działa na nas świadomość porażki i sukcesu?
• Jak rozwijać w sobie dojrzałość do odważnych decyzji w obszarze wprowadzenia zmian?
• Jak zostać własnym szefem skuteczności i efektywnie
  budować w sobie warsztat?

Można by powiedzieć, że to robienie nowych rzeczy w nowy sposób. To kreatywność i równocześnie otwartość we wdrażaniu nowatorskich rozwiązań, to umiejętność zarządzania sobą w czasie
i radzenia sobie z napięciem czy stresem. Tak, to jest efektywność. To ciągłe usprawnianie i poszukiwanie nowych trendów, zadawanie sobie pytań, co mogę zrobić lepiej, żeby być bardziej wydajnym? Efektywność to też otwartość na pomysły innych i dzielenie się własnymi wiedzą, umiejętnościami i myślami, bo jeden pomysł może zaowocować lawiną nowych idei. W każdej sytuacji świadectwem rozwoju jest niezależność i odpowiedzialność za siebie, to stawianie pytań:

• Jakie mogę podjąć działania?
• Co trzeba zrobić?
• Jak mogę polepszyć swoją sytuację?
• Jak mogę wyjść z impasu?
• Jak w tej sytuacji najlepiej mogę wykorzystać swoją energię?

To także akceptowanie błędów wynikających z robienia nowych rzeczy w nowy sposób. To świadomość i akceptacja swojego tempa zmian, swoich wyborów, decyzji i uczuć, to przestrzeń do zatrzymania, obserwacji. W dzisiejszych czasach cenionej w biznesie autentyczności to gotowość do powiedzenia o każdej swojej emocji i każdym zachowaniu, to wyraz mnie, który nie musi mi się koniecznie podobać, ale jest mimo wszystko ekspresją mojej osoby, przynajmniej w chwili, kiedy się pojawia. Samoakceptacja jest bowiem wstępnym warunkiem zmiany prowadzącym do naszej efektywności na wszystkich polach życia.

Wstępnym warunkiem zmiany prowadzącym do efektywności jest samoakceptacja.

Tak definiowana efektywność pozwala rozumieć swoje zachowania i ich konsekwencje, gdzie oceniając skuteczność, doprowadzasz do realnych zmian, co wymaga stałej obserwacji siebie i tego, co nas otacza.

fot. Andrea Piacquadio/ pexels.com

Jakie płaszczyzny składają się zatem na efektywność współczesnych czasów?

1. Cechy osobowości

• Cierpliwość
  Ze spokojem podchodzisz do pojawiających się problemów i radzisz sobie doskonale w sytuacjach trudnych i emocjonalnych. Cierpliwie i konsekwentnie dążysz do rozwiązania trudności.
  Jesteś wyrozumiały wobec współpracowników, partnerów biznesowych i klientów. Z uwagą starasz się poznać i zrozumieć stanowiska, by w kolejnym kroku dokonać najkorzystniejszych wyborów i decyzji.
• Wyzwania
  Sposób postrzegania i patrzenia na trudne sytuacje jako szanse. Widzenie sytuacji trudnej jako okazji na potencjalną zmianę, która wzbogaci nas w nowe doświadczenia. Świadomość i otwartość, żeby rozpoznać słabe i mocne strony. Dzielenie zadań na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania kroki.
• Inteligencja emocjonalna
  Rozpoznajesz swoje emocje i umiesz nad nimi panować tak, aby w każdej sytuacji dopasować swoje zachowanie i sposób postępowania do okoliczności. Komunikacja z drugim człowiekiem
  to pętla, biorąc odpowiedzialność za swoją część pętli wpływamy na drugiego człowieka, pytanie na ile świadomi lub nieświadomi jesteśmy efektów wywoływanych po drugiej stronie. Wiesz, co Twoja postawa robi innym i w jaki sposób Twój aktualny stan wpływa na ich zachowania.
• Opanowanie i radzenie sobie ze stresem
  Przed podjęciem działania analizujesz okoliczności i interesuje Cię zdanie innych. Nie podejmujesz decyzji pod wpływem chwili lub emocji. W sytuacjach trudnych zachowujesz równowagę, nie wpadasz w panikę i nie ulegasz presji okoliczności lub innych osób. Jesteś świadomy swojego stanu i towarzyszących mu emocji. Potrafisz wykorzystać zasoby do rozładowania sytuacji stresowych o dużym poziomie emocji.

2. Kompetencje rynkowe

• Nastawienie na klienta
  Działasz z myślą o kliencie. Budujesz i utrzymujesz korzystne relacje z klientami poprzez rozumienie ich oczekiwań i wymagań. Potrafisz nawiązywać i utrzymywać dobrą współpracę, zdobywając zaufanie i szacunek u klienta. Na podstawie zbieranych informacji udoskonalasz produkt i usługę.
• Ocena potrzeb klienta
  Wymieniasz wiadomości z klientem, prowadząc komunikację w sposób umożliwiający poznanie i odpowiednie sklasyfikowanie jego potrzeb. Wiesz, jakie informacje są potrzebne do przygotowania najkorzystniejszej oferty.
• Relacje z klientami
  Nawiązujesz i skutecznie utrzymujesz współpracę z klientami. Jesteś kreatywny w budowaniu z nimi pozytywnych relacji biznesowych. Identyfikujesz się z celami klienta i aktywnie działasz w kierunku przygotowania właściwej propozycji, skupiając się nie tylko na tym, co masz do powiedzenia, ale przede wszystkim potrafisz docenić punkt widzenia Twojego rozmówcy.

3. Komunikacja

• Asertywność
  Wierzysz we własne opinie i pomysły. Potrafisz przyjmować informacje zwrotne, w tym krytyczne uwagi na ich temat i umiesz je użytecznie wykorzystać. Znasz narzędzia samoregulacji, które pozwalają wpłynąć na własny stan emocjonalny, nie podejmując ataków osobistych w merytorycznej dyskusji.
• Przekazywanie informacji
  Zapewniasz swoim podwładnym, przełożonym i współpracownikom we właściwym czasie właściwy dostęp do informacji i zachęcasz innych do komunikacji otwartej. Z góry planujesz treść, formę oraz medium przekazu komunikacyjnego, dostosowując je do odbiorcy i poziomu jego percepcji.
• Otwarta rozmowa
  Twoje komunikaty są precyzyjne. Sprawdzasz, w jaki sposób zostały one odebrane i zinterpretowane. Potrafisz aktywnie słuchać, zapewniasz właściwy dostęp do informacji i zachęcasz innych do otwartej rozmowy.

fot. Anna Shvets / pexels.com

4. Organizacja i zespół

• Planowanie
  Wyznaczasz cele, priorytety i tworzysz realistyczne plany działania. W sposób trafny planujesz działania, czas i zasoby potrzebne do realizacji planów i osiągnięcia założonych celów. Przyjmujesz szeroką perspektywę. Twoje wiedza i doświadczenie dają możliwość spojrzenia i oceny sytuacji z szerokiej perspektywy. W analizie zagadnień rozważasz różnorodne ich aspekty oraz okoliczności, zagrożenia i skutki.
• Wytrwałość
  Posiadasz umiejętność dążenia do celu. Potrafisz pokonywać przeszkody i niedogodności. Szybko przyswajasz sobie nową wiedzę i umiejętności. Szybko analizujesz i wyciągasz wnioski dla dalszego działania. Szybko uczysz się nowego środowiska pracy i zmiennych warunków zewnętrznych.
• Zaangażowanie
  W zespole słuchacie siebie nawzajem i zadajecie sobie pytania, regularnie spotykacie się w celu sprawdzania postępów. Zachęcacie siebie do zgłaszania pomysłów i szukania rozwiązań. Dokonujecie przeglądu zasobów i źródeł energii. Wykazujecie odwagę do zatrzymania się i do dania sobie wsparcia oraz przyglądacie się zasobom, które posiadają członkowie zespołu.

Wykonując określoną pracę w obszarze efektywności, widząc szerzej, stajesz się ekspertem w kluczowych obszarach biznesowych, wzmacniając cechy osobowości, podnosząc kompetencje rynkowe, wpływając na komunikację, budując tym samym jakościowe relacje z klientem wewnętrznym i zewnętrznym.

Jeśli masz w sobie gotowość, to zachęcam. Weź długopis, kartkę i zapisz pięć swoich mocnych stron, pozytywnych cech, obszarów swojego życia, dzięki którym możesz o sobie powiedzieć: „Jestem efektywny”, zapisz też te, które sprawiają, że potrzebujesz się zatrzymać i odważnie przyznać, że masz robotę do wykonania. Być może ręka ledwie nadążać będzie za myślami. A może zawiśnie nieruchomo nad kartką. Jest też opcja, że po dwóch, trzech słowach pojawi się tak zwana czarna dziura. Zyskasz jednak wiedzę dla siebie i o sobie. O stopniu własnej samoświadomości w obszarze efektywności. Czy wiesz już dziś, co czyni Ciebie efektywnym? Czy w codziennych sprawach wykorzystujesz do maksimum swoją efektywność? Jakie obszary są dzisiaj zaniedbane, wymagają obserwacji i wewnętrznej pracy? Dzięki pracy nad wewnętrzną świadomością, korzystając z intuicji, optymalnie zarządzając sobą, patrząc szeroko, nie trzymając się utartych schematów oraz przyjętych modeli, będąc wyczulonym na własne nawyki, które mogą utrudniać podjęcie dobrych decyzji, uzyskasz przewagę konkurencyjną. A dbając o swoje wartości, jasne zasady, zrozumienie i informacje w ważnych dla Ciebie relacjach i obszarach życia, stworzysz własną praktykę efektywności współczesnych czasów.

Marta Dyda - Doświadczony trener biznesu, coach, certyfikowany trener i partner FRIS®, certyfikowany praktyk POINTS OF YOU®. Pracuje na metodach opartych m.in. na fototerapii, mindfulness i storytellingu. W zimie – instruktor narciarstwa. Twórczyni autorskich programów wspierających w rozwoju ludzi i organizacje. Obok tematów biznesowych szczególnie bliskie są jej tematy związane ze stresem, odpornością psychiczną i wypaleniem zawodowym. Właściciel firmy szkoleniowo-doradczej www.martadyda.pl, autorka bloga www.zatrzymacbyzrozumiec.pl.