Przewidywalne koszty są kluczowym elementem stabilnego planowania budżetu w biurze nieruchomości. Pozwalają na:

• kontrolę wydatków: znając z góry koszty poszczególnych działań, można efektywniej zarządzać budżetem i unikać nieprzewidzianych wydatków;
• optymalizację ROI: analiza efektywności kosztowej pozwala na skierowanie środków tam, gdzie przynoszą one najlepsze rezultaty;
• planowanie długoterminowe: przewidywalne koszty ułatwiają planowanie budżetu w perspektywie długoterminowej, co pozwala na rozwój biura i realizację celów biznesowych;
• zwiększenie rentowności: efektywne zarządzanie kosztami przekłada się na zwiększenie rentowności biura nieruchomości.

Analiza efektywności kosztowej – fundament planowania

Pierwszym krokiem do efektywnego planowania budżetu jest dogłębna analiza efektywności kosztowej każdego ze źródeł. Nie wystarczy wiedzieć, gdzie się ogłaszamy – trzeba zrozumieć, co naprawdę działa.

Kluczowe pytania, na które należy znaleźć odpowiedź, to:

• Ile kosztuje pozyskanie pojedynczego leada?
• Ile zapytań spływa z poszczególnych portali?
• Ile kontaktów telefonicznych generuje każde źródło?

Aby ustalić efektywność kosztową każdego ze źródeł, należy podzielić koszt abonamentu na danym portalu przez liczbę uzyskanych zapytań. Porównanie tych wskaźników pozwoli ocenić, które z nich są najbardziej efektywne kosztowo. Jednak ilość to nie wszystko. Ważna jest również jakość pozyskiwanych leadów.

Programy CRM pozwalają na śledzenie „kaloryczności” zapytań, czyli tego, ile z nich przekłada się na sfinalizowane transakcje. Może się okazać, że portal generujący mniej zapytań paradoksalnie przynosi więcej realnych sprzedaży.

Analiza kaloryczności – fundament planowania

Współczesne biura nieruchomości mają do dyspozycji szereg narzędzi i technologii, które wspierają planowanie budżetu i optymalizację kosztów. Do najważniejszych należą systemy CRM, pozwalające na śledzenie efektywności poszczególnych źródeł pozyskiwania leadów, analizę „kaloryczności”.

Jak wykorzystać CRM do analizy „kaloryczności” leadów, uwzględniając historię zapytań i ich dalsze losy?

1. Gromadzenie danych

Rejestruj w systemie CRM każde zapytanie, wraz z informacją o źródle (np. portal ogłoszeniowy, strona internetowa, media społecznościowe).

Dla każdego zapytania zapisywana będzie pełna historia działań:

• data i godzina zapytania,
• dane kontaktowe klienta,
• informacje o nieruchomości, którą klient był zainteresowany,
• historia kontaktów (rozmowy telefoniczne, e-maile, spotkania),
• status zapytania (np. nowy lead, umówiona prezentacja, oferta złożona, transakcja sfinalizowana),
• informacje o prezentacjach nieruchomości,
• informacje o sfinalizowanych transakcjach.

2. Analiza danych

CRM umożliwia generowanie raportów i analiz, które pozwalają na ocenę efektywności różnych źródeł leadów.

Można obliczyć wskaźniki takie jak:

• liczba leadów pozyskanych z każdego źródła,
• koszt pozyskania pojedynczego leada dla każdego źródła (koszt źródła/liczba leadów),
• współczynnik konwersji (liczba sfinalizowanych transakcji/liczba leadów) dla każdego źródła,
• liczba prezentacji w stosunku do liczby leadów,
• liczba sfinalizowanych transakcji w stosunku do liczby leadów,
• liczba sfinalizowanych transakcji w stosunku do liczby prezentacji.

Analiza „kaloryczności” leadów polega na ocenie, które źródła generują leady o największej wartości, czyli takie, które najczęściej prowadzą do sfinalizowania transakcji.

3. Identyfikacja wartościowych źródeł

Na podstawie analizy danych można zidentyfikować źródła, które generują najbardziej wartościowe leady.

Może się okazać, że niektóre źródła generują dużą liczbę leadów, ale o niskiej „kaloryczności” (mało transakcji).

Inne źródła mogą generować mniej leadów, ale o wysokiej „kaloryczności” (dużo transakcji).

4. Optymalizacja działań

Na podstawie analizy „kaloryczności” leadów można zoptymalizować działania marketingowe i sprzedażowe.

Należy skoncentrować się na źródłach, które generują najbardziej wartościowe leady.

Można zrezygnować z mniej efektywnych źródeł lub zmodyfikować strategie pozyskiwania leadów.

Na podstawie danych z CRM można określić, które oferty cieszą się największym zainteresowaniem, i na ich podstawie modyfikować przyszłe oferty.

Przykładowy scenariusz:

• Analiza danych z CRM wykazała, że leady pozyskane z portalu X mają współczynnik konwersji 10%, podczas gdy leady z portalu Y mają współczynnik konwersji tylko 2%.
• Wniosek: portal X generuje bardziej wartościowe leady.
• Działania: zwiększenie budżetu na reklamę w portalu X i zmniejszenie budżetu na reklamę w portalu Y.

Wykorzystując te informacje, system CRM staje się potężnym narzędziem do optymalizacji budżetu i zwiększenia efektywności działań biura nieruchomości.

Elastyczność w wyborze portali – klucz do optymalizacji

Często biura nieruchomości spotykają się z oczekiwaniami klientów, którzy chcą, aby ich oferta była widoczna na konkretnym portalu. Jednak decyzja o wyborze narzędzi należy do pośrednika, który odpowiada za wynik.

Warto edukować klientów na temat różnych elementów strategii sprzedaży, takich jak off market, systemy wymiany ofert oraz wykorzystanie różnych portali i platform na różnych etapach sprzedaży. To doświadczenie pośrednika powinno decydować o tym, jaką strategię zastosować dla danego typu nieruchomości.

Portale, w których płatność jest pobierana za wystawienie ogłoszenia, można wykorzystywać doraźnie, w odniesieniu do konkretnej oferty, gdy zachodzi taka potrzeba i na wybranym etapie.

Taka elastyczność pozwala na optymalizację kosztów i unikanie wysokich opłat, które nie zawsze przekładają się na efektywność.

Inwestycja w wyróżnienia – strategiczne posunięcie

Badanie satysfakcji klientów portalu Nieruchomosci-online.pl 2024 (NPS) wskazało, że biura nieruchomości, które inwestują w wyróżnienia ogłoszeń, postrzegają portal jako bardziej efektywny. Wyróżnione oferty przyciągają większą uwagę potencjalnych klientów, co przekłada się na większą liczbę zapytań i szybszą sprzedaż.

Warto śledzić promocje na pakiety wyróżnień, które pojawiają się w okresach przewidywanego wzrostu ruchu na portalu. Zakup pakietów z wyprzedzeniem, w promocyjnej cenie, pozwala na „zaprowiantowanie się” na dłuższy czas i optymalizację wydatków przy znacznym wzroście osiąganej widoczności.

Aktualnie w Nieruchomosci-online.pl trwa promocja poprzedzająca start wiosennej kampanii reklamowej portalu. Umożliwia ona zakup pakietów wyróżnień 30% taniej od ceny standardowej cennikowej. Co ważne, w porównaniu do niektórych portali, pakiety wyróżnień nie tracą ważności, co daje dodatkową elastyczność w planowaniu budżetu.

Podsumowanie

Przewidywalne koszty są fundamentem efektywnego planowania budżetu w biurze nieruchomości. Analiza efektywności kosztowej, strategiczne inwestycje w wyróżnienia i elastyczność w wyborze portali ogłoszeniowych to kluczowe elementy, które pozwalają na optymalizację wydatków i zwiększenie rentowności. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi i technologii wspiera ten proces, umożliwiając biurom nieruchomości skuteczne zarządzanie finansami i osiąganie celów biznesowych.