Kiedy wynajmujemy komuś mieszkanie, przekazujemy mu do użytkowania nasz majątek wart często kilkaset tysięcy złotych. Trudno się dziwić, że chcemy sprawdzić, kto zamieszka w naszych czterech ścianach. Jak przeprowadzić weryfikację najemców, aby działać zgodnie z prawem, a jednocześnie jak najwięcej się dowiedzieć?

Wydaje się, że szczególnie w obecnych warunkach inwestycja w nieruchomości jest w prawie każdym przypadku opłacalna, a ryzyko naprawdę niskie. Co prawda ceny na tym rynku rosną, a stopa zwrotu powinna być dodatnia. Ryzyko jednak pojawia się wtedy, gdy zaczynamy wynajmować mieszkanie. Jeśli będzie to nieuczciwa osoba, to może się okazać, że stracimy część majątku.

Dlaczego weryfikacja najemcy jest tak ważna?

Kiedy bank pożycza klientowi pieniądze, zawsze wcześniej dokładnie go weryfikuje. Sprawdza tożsamość oraz wysokość, źródło i legalność dochodów, analizuje, jak były spłacane wcześniejsze zobowiązania i jaka ogólnie jest sytuacja finansowa potencjalnego kredytobiorcy. Robi to dlatego, aby jak najbardziej ograniczyć ryzyko pożyczkowe, czyli takie, że klient nie zwróci udostępnionych mu środków.

Warto podobnie postępować także wtedy, gdy oddajesz w obce ręce swoje mieszkanie. Nie jest to nadgorliwość, ale troska o majątek. W końcu nie masz pewności, że najemca będzie terminowo opłacał rachunki czy nie narazi się sąsiadom albo nie zdemoluje mieszkania.

Jak przeprowadzić weryfikację najemcy?

Banki mają o wiele szerszy zakres narzędzi, którymi mogą weryfikować swoich klientów. Jednak Ty, jako osoba fizyczna, także możesz weryfikować potencjalnego najemcę. Co możesz zrobić?

Przeprowadź wstępny wywiad. Tak, jak na rozmowie kwalifikacyjnej rekruterzy pytają kandydata o jego obecną pracę i przyczyny chęci odejścia, Ty również możesz zapytać potencjalnego najemcę o kluczowe kwestie. Po pierwsze, zadaj pytanie o to, gdzie obecnie mieszka, od jak dawna i dlaczego planuje zmienić lokum. Jeśli usłyszysz, że przez ostatni rok zajmował już kilka mieszkań, a wyprowadza się dlatego, że sąsiedzi skarżą się na nocne imprezy, to powinien być to dla Ciebie sygnał alarmowy, że warto zerwać kontakty.

Do umowy możesz dołączyć także ankietę osobową. Poinformuj potencjalnego najemcę, że chcesz się zabezpieczyć przed ewentualnymi problemami. Uczciwa osoba powinna to zrozumieć i bez problemu podać Ci: swoje imię i nazwisko, PESEL i numer dowodu osobistego. Możesz także zapytać o wysokość zarobków (i udokumentowanie ich np. przelewem od pracodawcy) oraz kontakt do obecnej firmy. Wysokość pensji pozwoli Ci sprawdzić, czy kandydat bez problemu będzie mógł płacić czynsz i rachunki. Natomiast do pracodawcy możesz także zadzwonić, aby potwierdzić, czy dana osoba pracuje w takiej firmie.

Powinieneś też poprosić o kontakt do właściciela mieszkania, które najemca aktualnie zajmuje. Warto się skontaktować z taką osobą i zapytać, czy kandydat terminowo opłaca należności, jakie ma relacje z sąsiadami oraz czy potrafi utrzymać mieszkanie w dobrym stanie. Takie „referencje” pomogą Ci pełniej ocenić potencjalnego najemcę.

Jeśli znasz jego PESEL, warto także go sprawdzić w Krajowym Rejestrze Długów. Do tej bazy trafiają ludzie, którzy mają problemy ze spłatą swoich zobowiązań (np. kredytowych czy abonamentu za telefon). Jeżeli Twój kandydat do najmu będzie tam figurował, to powinna zaświecić Ci się lampka ostrzegawcza. Z dużym prawdopodobieństwem nie będzie się on także wywiązywał z płatności za mieszkanie.

Podstawą zabezpieczenia Twoich interesów jako wynajmującego jest podpisanie umowy. Zapisy umowy warto wcześniej skonsultować z prawnikiem. Warto rozważyć umowę najmu okazjonalnego, która lepiej zabezpiecza interesy wynajmującego niż tradycyjna umowa najmu. Umowa taka może być zawarta jedynie na czas określony (do 10 lat) i między stronami, z których żadna nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie najmu lokali. Dołącza się do niej:

• oświadczenie najemcy (w formie aktu notarialnego), w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu egzekucyjnym;
• wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji;
• oświadczenie osoby posiadającej tytuł prawny do wskazanego lokalu, że wyraża ona zgodę, by najemca zamieszkał w tym lokalu.

Dokumenty te mają zagwarantować bezproblemowe opuszczenie lokalu przez najemcę w sytuacji wygaśnięcia bądź wypowiedzenia umowy najmu. Warto też wiedzieć, że umowa najmu okazjonalnego musi być zgłoszona do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu; w przeciwnym razie będzie traktowana jak zwykła umowa najmu.

Kaucja z kolei pozwoli Ci zabezpieczyć środki na wypadek uszkodzeń, które w mieszkaniu spowoduje najemca. Dzięki temu nie będziesz musiał opłacać napraw z własnych pieniędzy. Zgodnie z prawem kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu najmu według stawki na dzień zawarcia umowy, a w przypadku najmu okazjonalnego – sześciokrotności tegoż. W praktyce jednak kwoty kaucji rzadko przekraczają dwukrotność miesięcznego czynszu (chyba że mieszkanie ma wyjątkowo wysoki standard).

Co jest legalne, a co nie?

Uwaga! Podczas zawierania umowy najmu są przetwarzane dane osobowe, które są chronione przepisami RODO. O ile samo wpisanie ich do umowy nie wymaga zgody na przetwarzanie, o tyle dodatkowe działania weryfikacyjne (np. kontakt z pracodawcą czy obecnym wynajmującym) już tak. Przed wykonaniem takich działań trzeba zapytać najemcę o zgodę i poinformować, w jakim celu jego dane osobowe są przetwarzane.

Jako osoba prywatna nie jesteś w stanie sprawdzić historii kredytowej najemcy ani dokładnej kwoty jego zarobków. W końcu potwierdzenie przelewu można sfałszować albo poprosić znajomego, aby podał się za pracodawcę.

Dużo bezpieczniej (także pod kątem RODO) jest skorzystać z gotowych systemów do weryfikacji najemców, które legalnie pomogą Ci sprawdzić: dochody, historię kredytową i tożsamość najemcy. Ich bazy są w bezpieczny sposób powiązane z bankami, Biurem Informacji Kredytowej czy biurami informacji gospodarczej.

Jak weryfikują najemcę w innych krajach?

W Polsce mało kiedy słyszy się o tym, żeby najemca był dokładnie weryfikowany. Często wystarczy jedna krótka rozmowa, aby zawrzeć umowę najmu. Kandydaci do zamieszkania są dużo bardziej szczegółowo sprawdzani w Niemczech, Wielkiej Brytanii, Skandynawii czy Stanach Zjednoczonych. Na porządku dziennym są listy polecające od poprzednich wynajmujących, zaświadczenia o zarobkach, zaświadczenia o niekaralności czy dostarczanie wyciągów z banków.

W przypadku wynajmu mieszkania warto stosować zasadę ograniczonego zaufania i dmuchać na zimne. Coś, co z początku może wydać się nadgorliwością, może ochronić Twoje mieszkanie przez nieuczciwym najemcą. Pamiętaj, że polskie prawo bardzo dobrze chroni lokatorów i jeśli już podpiszecie umowę, to nieuczciwego lub uciążliwego najemcę bardzo trudno eksmitować.

Niniejsze opracowanie ma jedynie charakter informacyjny. Jego treść nie stanowi porady prawnej, podatkowej, finansowej czy z zakresu obrotu nieruchomościami. W celu uzyskania profesjonalnego wsparcia, skonsultuj się ze specjalistą: https://www.nieruchomosci-online.pl/agenci.html

Anna Serafin - Absolwentka Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu na kierunku finanse i rachunkowość. Specjalizuje się w finansach osobistych, finansach firmowych oraz w nieruchomościach. Jej misją jest przekładanie specjalistycznego języka z aktów prawnych i dokumentów bankowych oraz tych związanych z nieruchomościami na słowa zrozumiałe dla każdego.