Kaizen to japońskie słowo oznaczające poprawę, małą zmianę, ulepszenie i udoskonalenie.

Japonia podziwiana jest za doskonale zorganizowane społeczeństwo, które po zakończeniu wojny zmieniło całkowicie swoją filozofię. Produkty japońskiego przemysłu podbiły niemal cały świat. W czym tkwi tajemnica sukcesu?

Gdy rybak łowi ryby, nie sprawdza co chwilę, czy coś złapał – cierpliwie czeka.

Rolnik nie sprawdza zasianych nasion co 5 minut – cierpliwie czeka.

Składowych takiego sukcesu jest wiele: pracowitość, dążenie do doskonałości i umiejętność pracy w zespole. Jest też coś, co stanowi siłę napędu dla tych procesów – to Kaizen, filozofia, której japońscy producenci zawdzięczają swoje zwycięstwo. Jej twórca – Masaaki Imai – opisał ją w 1986 roku w książce Kaizen: Klucz do sukcesu konkurencyjnego Japonii. Stosują ją największe firmy motoryzacyjne z Kraju Kwitnącej Wiśni, takie jak Toyota, Honda czy Mazda, jak również znani producenci elektroniki, np. Sony.

Na czym polega sekret?

Stosowanie filozofii Kaizen polega na codziennej refleksji nad jedną małą rzeczą, którą można zrobić dzisiaj, aby ulepszyć swoje życie lub poprawić funkcjonowanie swojej firmy.

Kaizen jest skuteczne zarówno jako metoda doskonalenia, jak i jako narzędzie realizacji celów. W obu przypadkach jest remedium na typowy psychologiczny
problem – nasz mózg skonstruowany jest tak, że opiera się wszelkim zmianom. Wykazuje strach przed czymś nowym lub opór wynikający z konieczności podjęcia wysiłku. Metoda małych kroków skutecznie je pacyfikuje. Dzięki temu, każdego dnia udowadniamy sobie, że jesteśmy lepsi od siebie samych „z wczoraj”.

Uważam, że nie doceniamy tego, co jesteśmy w stanie zrobić w ciągu dnia, ale przeceniamy to, co jesteśmy w stanie zrobić w przeciągu roku.

Jak wykorzystać Kaizen w biznesie?

Myślą przewodnią Kaizen jest ciągłe ulepszanie we wszelkich aspektach. To przede wszystkim nieustanna poprawa wydajności, maksymalna eliminacja marnotrawstwa oraz skuteczne rozwiązywanie wszelkich problemów. Ciągłe doskonalenie to ważny filar długofalowej strategii konkurencyjnej organizacji, która uczy się i adaptuje do zmiennych warunków.

Jako strategia biznesowa polega na zaangażowaniu wszystkich pracowników, niezależnie od szczebla, w stałe poszukiwanie usprawnień, które można wprowadzić do działalności firmy. Zachęcanie ich, by każdego dnia szukali jednej, niewielkiej rzeczy, którą mogą ulepszyć w firmie bądź we własnej pracy, by bardziej przybliżyć się do założonych celów.

Metoda małych kroków skutecznie pacyfikuje strach przed czymś nowym lub opór wynikający z konieczności podjęcia wysiłku.

To zatem nie tylko sposób myślenia i zarządzania, ale także odpowiednia metoda komunikowania się. Jak wprowadzać bowiem usprawnienia, jeśli nie ma możliwości dobrego porozumienia?

Stwórz warunki

Pracując z firmami nad zwiększeniem sprzedaży i poprawą efektywności pracowników, najczęściej spotykam się z brakiem odpowiedniej komunikacji pomiędzy pracownikami a kadrą zarządzającą. Pracownicy zachowują się czasem jak dzieci. Nie rozmawiają z osobami, których nie lubią, a bywa że i utrudniają im pracę. Jeżeli istnieje jakiś problem, zakopują go pod dywan, nie informując o tym kadry, zamiast szybko naprawić błędy. Wprowadzając metodę Kaizen do firm, skupiam się na ludziach, bo to oni są najważniejsi. Na początku implementuję w firmie metody rozwiązywania problemów.

Każdy zna powiedzenie: „Jeżeli jesteśmy w dołku, to powinniśmy przestać kopać”, jednak w wielu firmach pracownicy tylko rozmawiają o problemach, zamiast je rozwiązywać. Żeby tak było, trzeba im dać narzędzia, by czuli, że wiedzą, co się dzieje w organizacji i mają na to wpływ. Proponuję regularne (np. co miesiąc) organizowanie spotkań z burzą mózgów, a po nich wdrażanie omówionych pomysłów. Co można robić codziennie? Każdego ranka spotkanie „na stojąco”, podczas którego każdy pracownik powinien dostać maksymalnie minutę, by mógł powiedzieć, co ważnego chce dziś zrobić i jakie są jego aktualne priorytety lub w czym potrzebuj pomocy.

fot. Adrianna Calvo / pexels.com

By zwiększyć zaangażowanie pracowników w wykonywane działania i zbudować efektywną komunikację, należy zacząć od dowartościowania członków zespołu. Od pytania ich, jakie widzą pola do poprawy w funkcjonowaniu firmy, abyśmy osiągali większe zyski lub stali się najlepszymi w swojej branży. Każdy z nich patrzy na działanie firmy z zupełnie innej perspektywy. Ich zdanie jest bardzo ważne, ponieważ pozwoli zauważyć błędy, których do tej pory nie widzieliśmy bądź za błędy nie uznawaliśmy. W Toyocie rocznie zgłasza się ponad 1,5 miliona nowych idei na poprawę funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pracownicy spisują swoje sugestie i wrzucają do specjalnych skrzynek. Pomysły, które nie są zbyt kosztowne, implementowane są przez tego pracownika, który je zgłosił. Otrzymuje on również drobną nagrodę za kreatywność i odwagę.

Udoskonalaj bez końca

Myśląc o działaniu firmy, sięgnij po narzędzie organizacyjne tzw. cykl Deminga (określany też jako cykl PDCA, z ang. Plan-Do-Check-Act). Jest on kwintesencją ciągłego ulepszania i składa się z czterech faz: Zaplanuj, Wykonaj, Sprawdź i Popraw.

Cykl Deminga

1. Zaplanuj (ang. Plan)

Przeanalizuj obecną sytuację oraz potencjalne skutki zmian.

Wybierz kierunek, w którym chcesz iść i zaplanuj małe kroki, które wykonane ułatwią realizację celu.

Przemyśl, po czym poznasz, że zamierzony cel został zrealizowany.

Opracuj plan wdrożenia działań – kto, co i w jakim czasie.

2. Wykonaj (ang. Do)

Wykonaj zaplanowane powyżej kroki, pamiętając, że perfekcyjnie nie będzie nigdy, pracę należy wykonać w możliwie w najprostszy sposób. Po prostu, ma zostać zrobione.

3. Sprawdź (ang. Check)

Sprawdź, co zostało zrobione dobrze i w jaki sposób? Jaki był skutek? W tym punkcie koniecznie trzeba wyciągnąć wnioski z działań.

4. Popraw (ang. Act )

Jeśli nowy sposób działania przynosi lepsze rezultaty, uznaj go za normę. A może coś należy poprawić? Zaplanuj ponownie działanie, wracając do punktu 1., monitoruj jego wykonanie.

Zacznij dziś i nie przestawaj

Do realizacji celów metodą małych kroków potrzebujesz codziennego działania, osiągania małego postępu każdego dnia. To pomaga w budowaniu konsekwencji, cierpliwości i wiary w siebie. Metodę tę możesz wykorzystać w każdej dziedzinie, w której planujesz zmiany, zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Chcesz rzucić palenie, zacząć biegać, wstawać wcześniej? Wykonaj dziś pierwszy mały krok.

Aneta Wątor - Praktyk i trener metodologii kaizen, związana z branżą nieruchomości od 16 lat. Prokurent LV Development. Wiedzę o Kaizen i Lean czerpała między innymi ze studiów MBA, studiów podyplomowych Kaizen na KAIZEN Institute Polska oraz Instytucie Organizacji Systemów Produkcyjnych Wydział Inżynierii Produkcji Politechniki Warszawskiej, oraz licznych szkoleń i wdrożeń obu metod w fabrykach produkcyjnych. Jest autorką dwóch książek w zakresie metodyki Kaizen.