Dla każdego, kto choć raz miał do czynienia z najmem, kaucja nie jest pojęciem obcym. Nie każdy jednak docenia jej znaczenie, jeszcze mniej osób wie, czym tak naprawdę jest kaucja.

Zwykle kaucję utożsamiamy z jednym z postanowień umowy najmu. Wydaje się być oczywiste, że oddanie innej osobie swojego mieszkania do wyłącznego korzystania musi zostać jakoś zabezpieczone i kaucja jest właśnie tym instrumentem. Tymczasem jej charakter jest nieco bardziej złożony, niż może się to wydawać. Kaucja stanowi nadto instrument weryfikacji najemcy, często niedoceniany.

Na wstępnie należy uczynić istotną uwagę. Choć kaucja jest powszechnie stosowana we wszelkiego typu umowach najmu, to wynika z przepisów Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie kodeksu cywilnego regulujących najem lokali mieszkalnych. Poniższe rozważania dotyczą takiego właśnie instrumentu.

Czym jest kaucja?

Kaucja jest tak naprawdę odrębnym stosunkiem zobowiązaniowym. Jest umową akcesoryjną w stosunku do najmu. Oznacza to, że powstaje niejako przy okazji umowy najmu, nie jest jednak jej elementem, ale ma charakter zewnętrzny. Zawierając zatem umowę najmu, w której znajdują się postanowienia dotyczące kaucji, zawieramy de facto dwie umowy. Jedna z nich dotyczy oddania najemcy lokalu mieszkalnego na czas oznaczony lub nieoznaczony w zamian za zapłatę czynszu, druga zaś polega na przeniesieniu przez najemcę na wynajmującego określonej kwoty pieniężnej, której zadaniem jest zabezpieczenie roszczeń z tytułu umowy najmu. Jednocześnie, wraz z zapłatą kaucji, powstaje po stronie najemcy roszczenie o jej zwrot po spełnieniu określonych w umowie lub ustawie przesłanek. W nauce prawa mówi się zatem o umowie o kaucję mieszkaniową jako odrębnym od najmu stosunku zobowiązaniowym.

Konsekwencje rzeczowego charakteru kaucji

W odróżnieniu od umowy najmu, kaucja ma charakter rzeczowy. Umowa najmu powstaje z chwilą jej zawarcia, nie jest konieczne przy tym wydanie lokalu. Można w nim nigdy nie zamieszkać, jednakże konieczna będzie zapłata czynszu. Na tym polega bowiem obligacyjny charakter umów, że wydanie rzeczy, które mają za przedmiot, nie ma znaczenia dla powstania praw i obowiązków z nich wynikających.

Kaucja jest odrębnym stosunkiem zobowiązaniowym. Zawierając zatem umowę najmu, w której znajdują się postanowienia dotyczące kaucji, zawieramy de facto dwie umowy.

Z kaucją jest inaczej. Jej rzeczowy (inaczej realny) charakter polega na tym, że umowa ta nie dochodzi do skutku, jeśli kaucja nie zostanie zapłacona. Podobnie jest w przypadku zadatku. Zaczyna on działać dopiero wtedy, gdy zostanie wydany stronie, a nie dlatego, że tak postanowiono w umowie.

Z powyższego płynie bardzo ważna konsekwencja. Jeżeli najemca nie zapłacił kaucji, nie dochodzi do zawarcia umowy kaucji mieszkaniowej, a co za tym idzie, wynajmujący pozbawiony jest zabezpieczenia. Co więcej, nie może domagać się jej zapłaty. Skoro nie ma bowiem umowy kaucji (bo nie została wydana określona kwota pieniędzy), to nie ma i roszczenia.

Jak to może wyglądać w praktyce? Jeśli w umowie najmu napiszemy, że: „kaucja zostanie zapłacona w terminie 7 dni od daty zawarcia umowy najmu”, a najemca się z tego obowiązku nie wywiąże, to umowa kaucji nie została zawarta. W konsekwencji, nie możemy domagać się jej zapłaty. Ewentualny pozew o zapłatę kaucji byłby w takiej sytuacji nieskuteczny.

Kaucja jako warunek zawieszający

By uchronić się od skutków opisanych powyżej, należy skorzystać z możliwości, jaką dają przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów. Pozwalają one bowiem uzależnić zawarcie umowy najmu (tak zwykłego, jak i okazjonalnego czy instytucjonalnego) od wpłacenia kaucji. Oznacza to, iż umowa najmu może zostać zawarta pod warunkiem zawieszającym. Nie dojdzie zatem do skutku, dopóki kaucja nie zostanie zapłacona. W takiej sytuacji samo złożenie podpisów przez strony umowy nie spowoduje powstania stosunku najmu. Ten dojdzie do skutku dopiero, gdy kaucja wpłynie na rachunek bankowy wynajmującego (jeżeli taki sposób jej zapłaty strony ustaliły). Naturalnie, dopiero wtedy należy wydać lokal najemcy, nie wcześniej!

Dzięki takiemu ukształtowaniu kaucji jako warunku, wynajmujący zapewnia sobie bezpieczny start stosunku najmu. Ma bowiem gwarancję, iż kaucja wpłynie. Gdyby się nie pojawiła, najem nie dojdzie do skutku, a w konsekwencji najemca nie otrzyma lokalu do zamieszkania.

Brak zapłaty kaucji, a prawo do wypowiedzenia umowy

Należy uważać, by nie pomylić warunku zawieszającego z rozwiązującym. Spotykałem w umowach najmu zapis, iż umowa najmu rozwiąże się, jeśli najemca nie wpłaci kaucji w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy. Albo że brak wpłaty kaucji będzie stanowił przesłankę do wypowiedzenia umowy najmu przez wynajmującego w trybie natychmiastowym. Takie postanowienia w umowach najmu lokali mieszkalnych są niedopuszczalne. Stanowią bowiem inne niż przewidziane w art. 11 ustawy o ochronie praw lokatorów przyczyny wypowiedzenia umowy, są więc nieskuteczne. Można natomiast zastanowić się, czy takie postanowienia mogłyby pojawić się w umowie najmu okazjonalnego lub instytucjonalnego, w których wprowadzenie dodatkowych wypadków rozwiązania umowy jest możliwe.

Uzależnienie wypowiedzenia umowy od braku wpłaty kaucji jest nieskuteczne.

Co zabezpiecza kaucja?

Ustawa o ochronie praw lokatorów stanowi, iż kaucja zabezpiecza pokrycie należności z tytułu najmu lokalu przysługujących właścicielowi w dniu opróżnienia lokalu. W przypadku najmu okazjonalnego i instytucjonalnego zabezpieczenie to rozciąga się również na ewentualne koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Na tym tle powstają spory, co należy rozumieć przez pojęcie „należności z tytułu najmu”. Najemcom zdarza się twierdzić, że kaucja pokrywa jedynie ewentualne zaległości z tytułu czynszu, tudzież opłat eksploatacyjnych. Takie twierdzenie nie jest prawidłowe.

Pojęcie „należności z tytułu najmu” należy rozumieć szeroko. Są nimi nie tylko zaległy czynsz czy opłaty za używanie lokalu. Mogą być nimi również opłaty niezależne od właściciela (opłaty za media), z zapłatą których najemca zalega, jak również roszczenia z tytułu zniszczenia czy zużycia lokalu lub jego wyposażenia. Istnieją poglądy, zgodnie z którymi kaucja zabezpiecza również roszczenie o odszkodowanie za bezumowne korzystanie z lokalu po zakończeniu stosunku najmu.

fot. Piotr Dobrowolski

Jak wysoką kaucję możemy pobrać?

Kaucja pobierana przy zwykłej umowie najmu nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu.

Przy zawieraniu umowy najmu okazjonalnego, jej wysokość jest ograniczona do sześciokrotności miesięcznego czynszu, a przy najmie instytucjonalnym do jego trzykrotności.

Gdyby skonfrontować te wielkości z zapisami umów najmu okazałoby się, że… wynajmujący nie korzystają w pełni z przysługujących im uprawnień. Widzieliście kiedyś kaucję zabezpieczającą najem lokalu mieszkalnego w wysokości dwunastu miesięcznych czynszów najmu? Ja nie.

Kaucja jako instrument weryfikacji najemcy

Bardzo często wynajmujący ograniczają się do pobrania kaucji w wysokości jednomiesięcznego czynszu najmu. Tymczasem, gdy najemca przestaje go płacić, musimy czekać przez trzy pełne okresy płatności, następnie wyznaczyć mu dodatkowy miesiąc na zapłatę, a jeśli to nie poskutkuje, możemy wypowiedzieć umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Łatwo policzyć, jaka zaległość może się uzbierać przez te kilka miesięcy. Tymczasem wynajmujący dysponuje zabezpieczeniem znacząco niższym. Warto zatem pobierać kaucję w wyższej kwocie. Taka propozycja może naturalnie budzić opór najemcy. Być może przekona go argumentacja, że oddajemy mu przecież do używania naszą własność, wartą kilkaset tysięcy złotych. Być może będziemy musieli tolerować brak zapłaty czynszu przez kilka miesięcy. Sami zaś będziemy mieli do dyspozycji kwotę zabezpieczenia wielokrotnie niższą.

Kaucja może stanowić nadto doskonały instrument weryfikacji najemcy. Zastanów się, jaka jest sytuacja finansowa osoby, która nie tylko nie dysponuje środkami na pokrycie kaucji w wysokości dwu- czy trzymiesięcznego czynszu najmu, ale nawet tę jednomiesięczną chce zapłacić w ratach. Czy taką osobę będzie stać na zapłatę czynszu najmu?

Kiedy zwracamy kaucję ?

Ustawa o ochronie praw lokatorów wskazuje, że wynajmujący ma obowiązek zwrócić kaucję w terminie jednego miesiąca od daty opróżnienia lokalu lub nabycia jego własności przez najemcę, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu. Najemca otrzyma zatem kaucję dopiero wtedy, gdy wyprowadzi się z lokalu i nie wystąpią okoliczności uzasadniające potrącenie z niej ewentualnych zaległości z tytułu zapłaty czynszu czy innych opłat. Co należy rozumieć przez opróżnienie lokalu? Opuszczenie go zarówno przez najemcę, jak i wszystkie osoby, które z nim zamieszkiwały, ewentualnych podnajemców, jak również wszystkie rzeczy ruchome należące do tych osób.

Wynajmujący ma obowiązek zwrócić kaucję w terminie jednego miesiąca od daty opróżnienia lokalu lub nabycia jego własności przez najemcę, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu.

Niekiedy w umowach najmu spotykam zapisy, iż nastąpi to w dacie miesiąca od daty zakończenia trwania najmu. Jest to dopuszczalne, ponieważ jest postanowieniem korzystniejszym dla najemcy. Prowadzi jednak do sytuacji dla wynajmującego niepożądanej. Otóż, możemy wyobrazić sobie sytuację, w której były najemca po zakończeniu czasu trwania umowy zajmuje lokal nadal. Po upływie miesiąca żąda od zdziwionego wynajmującego zwrotu kaucji. Żądanie takie będzie uprawnione, ponieważ w ten sposób strony umówiły się zawierając umowę. Pamiętaj zatem – kaucję zwracamy dopiero po opróżnieniu lokalu!

Waloryzacja kaucji

Zwracając kaucję, mamy obowiązek dokonać jej waloryzacji. Ustawa mówi, iż ma to nastąpić w kwocie równej iloczynowi kwoty miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zwrotu kaucji i krotności czynszu przyjętej przy pobieraniu kaucji, jednak w kwocie nie niższej niż kaucja pobrana. Oznacza to, że kaucję zwracamy w kwocie stawki (lub wielokrotności) czynszu obowiązującej w dacie rozwiązania umowy. Dla przykładu – jeśli przy zawieraniu umowy najmu została pobrana kaucja w wysokości jednomiesięcznego czynszu najmu w kwocie 1 500 zł, a w trakcie umowy stawka czynszu wzrosła do kwoty 1 600 zł, kaucję zwracamy w kwocie 1 600 zł. Gdyby kaucja została pobrana w kwocie stanowiącej równowartość trzymiesięcznego czynszu – 4 500 zł, zwrócimy ją w wysokości 4 800 zł.

Czy termin do zwrotu kaucji może być inny niż miesiąc?

Wielokrotnie podnoszonym problemem jest kwestia, czy termin do zwrotu kaucji można wydłużyć. Zagadnienie to ma wymiar praktyczny i związane jest z rozliczeniami mediów, które mogą nastąpić już po dacie opróżnienia i upływu miesięcznegoterminu na zwrot kaucji. O ile można przyjąć, iż termin ten strony mogą skrócić, tak uprawnienie do jego wydłużenia jest wątpliwe. Należy mieć bowiem na uwadze, że w stosunku najmu to najemca jest stroną słabszą. Modyfikacji zasad wynikających z ustawy o ochronie praw lokatorów możemy zatem dokonywać jedynie na jego korzyść. Wydłużenie terminu na zwrot kaucji np. do czasu dokonania  rozliczenia wpłaconych zaliczek na poczet mediów byłoby dla najemcy mniej korzystne niż zastrzeżony w ustawie termin miesięczny. Takie postanowienie nie będzie zatem skuteczne.

Wydłużenie w umowie terminu na zwrot kaucji nie będzie skuteczne.

fot. Piotr Dobrowolski

Czy z kaucją można potrącić ostatni czynsz najmu?

Najemcy często stosują praktykę niepłacenia ostatniego czynszu najmu i potrącania go z kaucji. Nie wolno im jednak tego robić. Kaucja rozliczana jest bowiem dopiero po zakończeniu trwania stosunku najmu. Może przecież okazać się, że w lokalu powstały szkody, których najemca nie naprawił. Dopuszczając możliwość potrącenia kaucji z ostatnim czynszem najmu, wynajmujący pozbawiłby się instrumentu zabezpieczającego jego roszczenia. Roszczenie najemcy o zwrot kaucji staje się wymagalne jednak dopiero po upływie 30 dni od daty opróżnienia lokalu. Skoro zatem najemca nie może żądać wcześniej zwrotu kaucji, nie może również jej potrącić z czynszem. Wynajmujący ma prawo zatem domagać się zapłaty czynszu do samego końca trwania najmu, a gdyby najemca tego nie uczynił (sądząc, że skutecznie potrącił czynsz z kaucji) wynajmujący będzie mógł naliczyć odsetki za opóźnienie w zapłacie. By usunąć wątpliwości w tym zakresie, warto w umowie wpisać wyraźny
zakaz potrącania przez najemcę należności z tytułu najmu z kwoty kaucji.

Najemca nie może żądać wcześniej zwrotu kaucji, nie może również jej potrącić z czynszem.

Komu oddać kaucję po sprzedaży lokalu

Interesującym zagadnieniem jest kwestia zwrotu kaucji w przypadku zbycia lokalu. W takiej sytuacji, zgodnie z przepisem art. 678 k.c., jego nowy nabywca staje się z mocy prawa stroną stosunku najmu. Wstępuje on w miejsce dotychczasowego właściciela i staje się nowym wynajmującym. Jak mówiliśmy już wcześniej, kaucja jest odrębnym stosunkiem zobowiązaniowym. Żaden przepis nie przewiduje podobnego mechanizmu, jak w przypadku najmu. Prawa i obowiązki z umowy o kaucję mieszkaniową nie przechodzą zatem automatycznie na nabywcę lokalu. Może tak się stać, jeśli zbywca i nabywca lokalu zawrą ze sobą stosowną umowę, a najemca wyrazi na to zgodę. Przyjęcie odmiennej koncepcji stawiałoby w niekorzystnej sytuacji poprzedniego wynajmującego. Mogłoby bowiem okazać się, że przed sprzedażą lokalu pojawiły się zaległości z tytułu czynszu najmu. Nowy nabywca wprawdzie wstępuje w stosunek najmu, ale „na przyszłość”. Nie przysługują mu roszczenia o zapłatę tych należności, które powstały przed datą przeniesienia własności lokalu. Dotychczasowy wynajmujący (zbywca) utraciłby zatem możliwość zaspokojenia tych roszczeń z kaucji, którą otrzymał.

Kaucja w lokalach użytkowych

Opisane powyżej zasady dotyczą kaucji zabezpieczającej roszczenia wynajmującego w lokalach mieszkalnych. Przepisy Kodeksu cywilnego regulujące najem lokali użytkowych nie zawierają żadnych postanowień w tym przedmiocie. Oznacza to, iż strony takiej umowy mogą ukształtować postanowienia dotyczące kaucji w sposób dowolny, kierując się zasadą swobody umów i działając w jej ramach.

Treści umieszczone w artykule są indywidualnymi interpretacjami i poglądami jego autora. Nie stanowią porad podatkowych ani prawnych.

Piotr Dobrowolski - Radca prawny. Od 17 lat prowadzi butikową kancelarię, w której zajmuje się wsparciem prawnym rynku nieruchomości. Reprezentuje klientów w sporach sądowych, audytuje nieruchomości, projektuje umowy i inne dokumenty stosowane w obrocie nieruchomościami. Jest autorem własnego systemu umów pośrednictwa w obrocie nieruchomościami. Wiedzą i doświadczeniem dzieli się biorąc udział w ogólnopolskich konferencjach i innych wydarzeniach skupiających uczestników rynku nieruchomości. Jest nauczycielem akademickim na Uniwersytecie WSB Merito w Poznaniu, współpracuje od lat z Polską Federacją Rynku Nieruchomości. Jest certyfikowanym trenerem mentalnym systemu Mental Power Jakuba Bączka. Publikuje artykuły na łamach branżowych periodyków, aktywnie prowadzi kanały w mediach społecznościowych.