Koniec lata i wczesna jesień to gorący okres w wynajmie nieruchomości, głównie za sprawą studentów, którzy poszukują nowego lokum na kolejny rok akademicki. Na jakie błędy narażają się obsługujący te transakcje pośrednicy w obrocie nieruchomościami i jak mogliby ich uniknąć?

Pośrednicy nieruchomości pomagają wynajmującym nie tylko w znalezieniu potencjalnego najemcy, ale także przygotowują i zawierają w imieniu swoich klientów umowy najmu, doradzają, jak zabezpieczyć terminową i szybką płatność czynszu, spisują protokoły zdawczo-odbiorcze. Wszystkie te czynności (oczywiście poza skojarzeniem stron) wykonują pomimo ostrzeżeń ze strony takich prawników jak ja, którzy reprezentują później agentów w sądzie.

Zarzuty co do sposobu zawarcia umowy najmu przez agenta jako pełnomocnika wynajmującego czy co do samej treści umowy przygotowanej przez pośrednika, mogą stanowić nie tylko pretekst do niezapłacenia mu wynagrodzenia, ale coraz częściej są też przyczyną kierowania spraw przeciwko agentom o odszkodowanie za poniesioną szkodę, polegającą np. na trudnościach w eksmitowaniu najemcy lub wyegzekwowaniu czynszu.

3 najczęściej popełniane przez pośredników w tym obszarze błędy polegają na:

1. zawarciu umowy najmu na podstawie nieważnego pełnomocnictwa – co może skutkować nieważnością całej umowy najmu,
2. podpisaniu umowy najmu, której treść nie była znana wynajmującemu lub nie została przez niego zaakceptowana,
3. nieprawidłowym lub niewystarczającym zabezpieczeniu terminowej płatności czynszu.

Warto przyjrzeć się bliżej każdemu z tych błędów, aby uniknąć kosztownych postępowań sądowych.

Pełnomocnictwo dla agenta do zawarcia umowy najmu

Czasami klienci od początku chcą, aby agent podpisywał umowę w ich imieniu, wówczas najczęściej udzielają mu pełnomocnictwa na piśmie, już przy zawieraniu umowy pośrednictwa. Czasami jednak potrzeba zawarcia umowy przez agenta jako pełnomocnika właściciela powstaje później, z uwagi np. na wyjazd właściciela za granicę. Pełnomocnictwa dla agenta udzielane są wówczas w przeróżnych formach: jako skan podpisanego własnoręcznie pełnomocnictwa wysyłany mailem czy za pomocą wybranego komunikatora, jako plik podpisany na ekranie telefonu lub tabletu albo po prostu udzielane jest ono ustnie w trakcie rozmowy telefonicznej.

Tymczasem, w polskim prawie obowiązuje zasada tożsamości formy pełnomocnictwa z formą czynności, dla dokonania której jest ono udzielane. Oznacza to, że pełnomocnictwo do zawarcia takiej umowy najmu, dla której ustawa przewiduje formę pisemną, też powinno być udzielone w formie pisemnej. Na przykład, będzie to dotyczyć pełnomocnictwa do zawarcia umowy najmu okazjonalnego. A zatem, zawarta przez agenta umowa najmu okazjonalnego na podstawie zdjęcia czy skanu uprzednio podpisanego pełnomocnictwa, może być uznana za nieważną. Co z kolei może rodzić odpowiedzialność odszkodowawczą agenta, który aby jej uniknąć, powinien zawsze domagać się udzielenia i przekazania mu pełnomocnictwa do zawarcia umowy najmu w formie pisemnej (co oznacza wydrukowany i własnoręcznie podpisany egzemplarz pełnomocnictwa, który jest w oryginale przekazywany agentowi).

Wynajmujący nie znał treści umowy najmu

Niejednokrotnie spotkałam się z sytuacją, że wynajmujący nie chciał zapłacić pośrednikowi wynagrodzenia, bo miał pretensje, że agent zawarł w jego imieniu umowę najmu obejmującą postanowienia, na które on by się nie zgodził.

Oto 3 propozycje jak uniknąć pretekstów do niezapłacenia prowizji:

1. poprosić klienta, aby przesłał swój wzór umowy najmu, który następnie agent podpisze z najemcą,
2. przesłać wynajmującemu umowę najmu i nie podpisywać jej, dopóki wynajmujący jej nie zaakceptuje,
3. już na etapie zawierania umowy pośrednictwa w wynajmie poinformować klienta, że agent zleci przygotowanie umowy podmiotowi specjalizującemu się w tej tematyce lub że skorzysta z jego wzoru umowy najmu i przesłać mu ten wzór do wglądu.

Nieprawidłowe lub niewystarczające zabezpieczenie terminowej płatności czynszu

Istnieje wiele sposobów zabezpieczenia terminowej płatności czynszu i innych opłat, jednak analizując je, należy sprawdzić je zarówno od strony praktycznej, jak i od strony sądowego dochodzenia ich zapłaty od nierzetelnego najemcy. Wiedza ta pomoże agentom mądrze doradzać swoim klientom wynajmującym nieruchomości.

I Kaucja

Sposobów na zabezpieczenie płatności czynszu jest kilka, zależą one przede wszystkim od tego, z kim zawierana jest umowa najmu. Inne sposoby będą bowiem właściwe wobec studenta, a inne wobec rodziny z dzieckiem, a jeszcze inne, gdy stroną umowy będzie obcokrajowiec. Jest tutaj jednak jeden wyjątek – kaucja, która jest uniwersalnym sposobem zabezpieczenia terminowej płatności czynszu i powinna być ona pobierana przy każdej umowie najmu, niezależnie od osoby najemcy.

Agenci popełniają tu jednak 3 istotne błędy:

• Błąd nr 1 – wydanie lokalu przed wpłatą kaucji

Nie ma takiego przepisu prawa, który uzależniałby ważność umowy najmu czy obowiązek wydania lokalu od wpłaty kaucji przez najemcę. Jednak wydanie lokalu najemcy przed otrzymaniem kaucji przez właściciela spowoduje, że umowa najmu będzie obowiązywała, a wynajmujący nie będzie miał zabezpieczenia finansowego i dopiero będzie musiał skierować sprawę do sądu przeciwko najemcy o wpłatę kaucji. W praktyce, aby uniknąć takich sytuacji, warto uzależnić wydanie lokalu lub w ogóle zawarcie umowy najmu od wpłaty kaucji.

• Błąd nr 2 – zbyt wąski zakres roszczeń wynajmującego, który jest zabezpieczany kaucją

Czasami w przygotowanych przez agentów umowach najmu można spotkać zapis, że: „kaucja zabezpiecza zapłatę czynszu i innych opłat przez najemcę”. Jest to niekorzystne dla wynajmującego zawężenie zakresu należności, które zabezpiecza kaucja, i może rodzić uzasadnione pretensje ze strony właściciela lokalu. Przepis art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów stanowi, że kaucja ma na celu „pokrycie należności z tytułu najmu”, a takie sformułowanie jest szersze niż „czynsz i opłaty”. Jeżeli pośrednik chce wymienić konkretne należności, które kaucja zabezpiecza, to można je podać w umowie, ale jako przykłady, a nie jako wyczerpujące wyliczenie należności, które kaucja zabezpiecza.

• Błąd nr 3 – za niska wysokość kaucji

Prowadząc szkolenia dla pośredników czy wynajmujących, pytam o wysokość kaucji, którą pobierają od najemców. Z reguły słyszę odpowiedź, że jest to: „jednomiesięczny czynsz”. Moim zdaniem, może to być niewystarczająca kwota na pokrycie np. zniszczeń w nowym lokalu, do tego urządzonym w wysokim standardzie. Warto pamiętać, że – zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów – kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu (przy czym nie należy do tej krotności wliczać dodatkowych opłat, niezależnych od wynajmującego).

II Poddanie się rygorowi egzekucji przez najemcę co do zapłaty czynszu w akcie notarialnym

To sposób zabezpieczenia płatności czynszu polegający na sporządzeniu przez notariusza aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się rygorowi egzekucji w trybie art. 777 §1 pkt 4 lub pkt 5 Kodeksu postępowania cywilnego i który obejmuje obowiązek zapłaty przez najemcę sumy pieniężnej. Oświadczenie takie może być złożone przez najemcę jednocześnie z podpisaniem umowy najmu lub po jej zawarciu.

III Poręczenie

To najczęściej stosowany sposób zabezpieczenia przy umowach najmu zawieranych z osobami o niepewnej sytuacji finansowej, jak np. studenci, obcokrajowcy.

Samo poręczenie jest umową zawartą pomiędzy poręczycielem a wynajmującym jako wierzycielem, na wypadek, gdyby najemca (dłużnik) zobowiązania nie wykonał i zalegał z należnościami wynikającymi z umowy najmu. Do zawarcia takiej umowy konieczne jest oświadczenie poręczyciela, które musi być – pod rygorem nieważności – złożone na piśmie. Z uwagi na fakt, że najczęściej poręczyciel nie jest osobiście obecny przy podpisywaniu umowy najmu, ważne jest zagwarantowanie w umowie najmu autentyczności podpisu poręczyciela. Można to zrobić przykładowo poprzez zapisanie w umowie najmu, że udzielenie takiego poręczenia ma nastąpić obowiązkowo w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.

Coraz większa świadomość i roszczeniowość klientów biur nieruchomości powoduje, że także agenci zajmujący się najmem zaczęli się zwracać do mnie z prośbą o pomoc prawną z uwagi na niezapłacone wynagrodzenia czy skierowany przeciwko nim pozew o odszkodowanie przez wynajmującego właściciela. Chcąc uniknąć takich sytuacji agenci powinni stale podnosić swoją wiedzę w tematyce samego najmu.

Skorzystanie z przedstawionych powyżej porad, które zebrałam podczas 17-letniej obsługi prawnej biur nieruchomości i reprezentowania pośredników przed sądem, a także z mojego prywatnego doświadczenia jako wynajmująca pomoże Ci ustrzec się przed kosztownymi błędami przy wspieraniu klientów wynajmujących nieruchomość.

Treści umieszczone w artykule są indywidualnymi interpretacjami i poglądami jego autora. Nie stanowią porad podatkowych ani prawnych.

Anna Niecikowska - Adwokat, ze ścisłą specjalizacją w zakresie prawa nieruchomości, od ponad 16 lat wspiera prawnie pośredników nieruchomości, głównie jako prawnik sądowy, doradca i szkoleniowiec. Przez te lata prowadziła obsługę prawną stowarzyszeń pośredników w obrocie nieruchomościami, była ekspertem i wykładowcą Polskiej Federacji Rynku Nieruchomości. Swoją wiedzą i doświadczeniem dzieli się, publikując artykuły dotyczące rynku nieruchomości w czasopismach branżowych, a także na Facebooku czy LinkedInie.