Większość przypadków, z którymi pośrednicy nieruchomości na co dzień mają do czynienia w swojej pracy, to umowy najmu powierzchni przeznaczonej na cele mieszkaniowe, pomiędzy osobami prywatnymi (fizycznymi) lub umowy najmu na powierzchnię biurową, zawierane się pomiędzy dwoma przedsiębiorcami.

A co, jeśli wynajmującym jest osoba prywatna, a najemcą – przedsiębiorca? Jakie przepisy dotyczące umów najmu się stosuje? Czy prawo chroni lepiej wynajmującego, gdy najemcą jest firma? Czy będą miały zastosowanie przepisy dotyczące najmu okazjonalnego lub instytucjonalnego? Na te wszystkie pytania odpowiadamy w tym artykule.

Załóżmy, że właścicielem nieruchomości (wynajmującym) jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie najmu powierzchni użytkowej, a nieruchomość, którą chce wynająć, nie należy do majątku firmy (czy to przy działalności gospodarczej lub spółce prawa handlowego). Z kolei najemcą jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, szukająca lokalu pod swoją działalność gospodarczą – czyli miejsca na swoje biuro czy sklep. Mamy do czynienia z relacją osoba fizyczna – firma. Nie zachodzi tu relacja konsument – przedsiębiorca ani lokator – wynajmujący. Byłoby tak, gdyby to firma była wynajmującym, a najemcą osoba prywatna.

Co to oznacza? Dobra wiadomość jest taka, że nie mają tu zastosowania przepisy ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy oraz zmianie Kodeksu cywilnego. Jak wiemy, dla najemcy te przepisy są bardzo korzystne, jednak dla wynajmującego są częstym powodem bólu głowy i poczucia związanych rąk, w zderzeniu z niezgodnym z umową zachowaniem się najemcy.

Warto się zastanowić, czy jeśli nasz najemca jest firmą, ale wynajmuje on lokal na cele mieszkaniowe swoich pracowników, to czy wtedy możemy zawrzeć umowę najmu okazjonalnego? De facto lokatorem będzie pracownik firmy, więc do jego osoby będą miały zastosowanie przepisy dotyczące lokatorów, jednak z racji tego, że najemcą w umowie najmu jest np. spółka, nie można skorzystać z „dobrodziejstwa” umowy najmu okazjonalnego.

fot. rawpixel.com

Założeniem wprowadzenia do obrotu prawnego przepisów o najmie okazjonalnym było zapewnienie większej ochrony praw właścicieli lokali. Zawierając umowę w tej formie, mogą oni łatwiej, skuteczniej i szybciej pozbyć się uciążliwych lokatorów. Z drugiej jednak strony, te same przepisy zostawiają luki, z których najemcy mogą korzystać, a wynajmujący nadal nie ma odpowiednich narzędzi do ochrony swojego prawa własności.

Jednak z racji tego, że firma wynajmuje lokal na cele inne niż mieszkaniowe, nie możemy też zastosować  tutaj umowy najmu okazjonalnego, gdyż przepisy wskazują nam, że ten typ umowy najmu możemy zastosować wyłącznie wtedy, gdy lokal przeznaczony jest na cel mieszkaniowy.

Umowa najmu instytucjonalnego to, obok najmu okazjonalnego, drugi rodzaj umowy najmu wprowadzony w 2017 roku do przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Na pierwszy rzut oka przepisy dotyczące najmu instytucjonalnego są bardzo zbliżone do przepisów regulujących najem okazjonalny. Różnica zasadnicza polega na tym, że – w przypadku najmu instytucjonalnego – wynajmującym może być osoba fizyczna, prawna, a także jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej w rozumieniu art. 33 (1) kc. (czyli na przykład spółka osobowa). Ważny warunek, jaki wprowadza ustawa to wymóg prowadzenia przez wspomniane podmioty działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.

W rozpatrywanym przez nas przypadku, umowa najmu instytucjonalnego także nie będzie miała zastosowania, gdyż wynajmującym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Jakie zatem zostaje rozwiązanie? Naszym zdaniem, całkiem sensownie można wykorzystać zwykłą umowę najmu, jednakże wzbogaconą o zabezpieczenia i odpowiednie – chroniące wynajmującego – postanowienia.

Jeżeli najemcą jest przedsiębiorca, nie mamy restrykcyjnych przepisów dotyczących lokatorów, a eksmisja takiego najemcy jest łatwiejsza niż w przypadku osoby fizycznej (czyli lokatora). Oznacza to także, że przepisy, które dotyczą umowy najmu lokalu w kodeksie cywilnym, mogą (z pewnymi wyjątkami) być swobodnie zmieniane i dostosowywane.

Jeśli najemcą jest przedsiębiorca, przepisy, które dotyczą umowy najmu lokalu w kodeksie cywilnym, mogą być (z pewnymi wyjątkami) zmieniane i dostosowywane.

O co musi zadbać pośrednik, jeśli jego klientem jest najemca – czyli firma?

Jeśli lokal do wynajęcia jest lokalem użytkowym lub w budynku mieszkalnym – trzeba sprawdzić przeznaczenie lokalu. Lokal w bloku lub w kamienicy, który ma zostać wynajęty na siedzibę firmy, musi mieć odpowiednie przeznaczenie – biurowe.

fot. bruce mars / pexels

Jeśli w lokalu ma być np. prowadzony gabinet lekarski czy stomatologiczny, należy ustalić, która ze stron jest odpowiedzialna za dostosowanie takiego lokalu (o ile nie jest on już dostosowany do warunków prowadzenia specyficznej działalności) oraz kto jest odpowiedzialny za ewentualne uchybienia, które zostaną dostrzeżone podczas kontroli odpowiednich służb. Co do zasady, za stan techniczny odpowiada wynajmujący. Jak jednak wspominałyśmy wcześniej – pewne obowiązki stron uregulowane w przepisach w przypadku, gdy najemcą jest firma – mogą być swobodnie zmieniane zapisami umowy. Możliwe jest zatem przerzucenie na najemcę obowiązków i odpowiedzialności za stan techniczny lokalu. Jeśli reprezentujemy najemcę, warto zadbać, żeby jednak ta odpowiedzialność została przy wynajmującym, zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego.

O co musi zadbać pośrednik, jeśli jego klientem jest wynajmujący – czyli osoba fizyczna?

Pośrednik powinien zadbać o odpowiednie postanowienia umowne regulujące procedurę w sytuacji, gdy najemca opóźnia się z płatnością czynszu, gdy wykorzystuje lokal na inne cele niż biurowe lub gdy zakłóca spokój sąsiadów.

Jest wachlarz zabezpieczeń, które można wykorzystać w zwykłej umowie najmu z firmą w celu ochrony płatności czynszu lub ewentualnego pokrycia szkód wyrządzonych przez najemcę. Najlepszym zabezpieczeniem jest gwarancja bankowa, w której gwarantem jest bank najemcy. Działa to w ten sposób, że bank zobowiązuje się na dodatkowym dokumencie, że w przypadku braku płatności najemcy, to on pokryje należność. Warto wiedzieć, że nie jest łatwo uzyskać taki dokument gwarancyjny, jednak jeśli firma działa już kilka lat na rynku i ma spore obroty, to raczej nie powinno stanowić problemu uzyskanie takiej gwarancji.

Innym zabezpieczeniem – używanym także w umowach najmu okazjonalnego – jest instrument tzw. dobrowolnego oświadczenia o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. W tym przypadku przepisy kodeksu postępowania cywilnego dają nam możliwość zabezpieczenia dwóch istotnych kwestii w tej formie.

Pierwsza to oświadczenie o poddaniu się egzekucji, co do opróżnienia lokalu. Taki akt notarialny przyspiesza nam egzekucję eksmisji najemcy, który naruszył umowę najmu w taki sposób, że doprowadziło to do wypowiedzenia umowy najmu z winy najemcy lub też umowa wygasła lub została rozwiązana przez strony, a mimo to najemca nie opuszcza lokalu.

Drugi rodzaj oświadczenia może obejmować egzekucję co do zapłaty kwoty czynszu i innych opłat około czynszowych. Odpowiednie sformułowanie zobowiązania najemcy daje nam realne narzędzie do walki z wiecznie spóźniającym się z opłatami najemcą.

Warto pamiętać, że są przepisy – zwane bezwzględnie obowiązującymi – których nawet zgodna wola stron umowy zmienić nie może. Oznacza to, że nawet jeśli strony wyrażą zgodę na odstępstwo od takich przepisów w umowie, to jest ono nieważne z mocy prawa. Przykładem takiego przepisu jest regulacja dotycząca wypowiedzenia umowy najmu z powodu zalegania najemcy w zapłacie czynszu. Umowa najmu musi uwzględniać, że aby móc wypowiedzieć umowę najmu z tego powodu, najemca musi opóźniać się w zapłacie czynszu co najmniej dwa pełne okresy płatności. Ponadto wynajmujący jest zobowiązany do wezwania najemcy i wyznaczenia mu dodatkowego terminu na uregulowanie zaległości, nie krótszego niż 1 miesiąc.

Olga Podlasińska-Pecelerowicz - Adwokat z wieloletnim doświadczeniem. Specjalistka od postępowań gospodarczych i administracyjnych. Jej doświadczenie obejmuje również umowy, w których w język prawny ujmuje założenia i pomysły klientów, jak również prawo nieruchomości i prawo budowlane.

Maria Kobryń - Radca prawny, MBA, wspólnik zarządzający kancelarii prawnej Blueshell Legal. Ekspert w dziedzinie prawa nieruchomości oraz prawa spółek. Przez wiele lat związana z rynkiem nieruchomości komercyjnych. Prezes zarządu i udziałowiec grupy spółek inwestujących w zagraniczne nieruchomości, głównie na rynkach azjatyckich.