W dniu 25 września 2024 roku weszła w życie kolejna ustawa spędzająca sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Mowa o Ustawie z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów. Wygenerowała ona nowe obowiązki również dla pośredników w obrocie nieruchomościami. Dlaczego pośrednicy zostali objęci nowymi przepisami i jak spełnić wymogi ustawy – wyjaśnię to w tym artykule.

Jaki jest sens nowych przepisów

Ustawa o ochronie sygnalistów wdraża do polskiego porządku prawnego kolejną unijną dyrektywę. W dużym uproszczeniu ma ona na celu:

• wskazanie możliwych sposobów zgłaszania przez sygnalistów naruszeń przepisów,
• zobowiązanie konkretnych podmiotów do wprowadzenia dodatkowych procedur zgłaszania naruszeń,
• ochronę osób sygnalizujących łamanie prawa.

Mam nadzieję, że nikt nie poczuje się urażony, jeśli w dalszej części artykułu będę używać zamiennie nazwy sygnalista oraz donosiciel. Mimo pejoratywnego wydźwięku tego słowa, nie znalazłam lepszego odpowiednika, każda z propozycji innego nazwania sygnalisty brzmiała jeszcze gorzej.

Mit numer jeden: Uważaj na sygnalistów, bo są wszędzie
Kto to jest sygnalista?

Pojęcie sygnalisty jest często rozumiane szerzej niż rzeczywiste pojęcie ustawowe. Sygnalistą w rozumieniu ustawy jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w związku z wykonywaną pracą. Sygnalista zatem donosi na nieprawidłowości w swoim obecnym lub byłym miejscu pracy. Donos może być złożony przez pracownika firmy, ale również m.in. przez pracownika tymczasowego, zleceniobiorcę czy osobę zatrudnioną na umowę o dzieło, osobę samozatrudnioną (na umowie agencyjnej), prokurenta spółki, akcjonariusza lub wspólnika, członka zarządu. Co ciekawe, zgłoszenia może dokonać stażysta, wolontariusz, praktykant, a nawet osoba, która dopiero stara się o pracę, a zatem uczestniczy w procesie rekrutacji.

Każdej z tych osób przysługuje ochrona wynikająca z ustawy, oczywiście przy spełnieniu wielu innych przesłanek.

Sygnalistą nie może być zatem Twój klient czy osoba z zewnątrz niemająca żadnego związku z firmą przedsiębiorcy jako miejscem pracy. Może to być jednak pracownik czy współpracownik innej firmy, z którą masz powiązania biznesowe.

Sygnalista zgłasza nieprawidłowości w swoim obecnym lub byłym miejscu pracy.

Mit numer dwa: Sygnalista może zgłosić każdy fakt naruszenia prawa
Na co donosi sygnalista?

Sygnalista może zgłosić fakt naruszenia prawa polegający na działaniu lub wprost przeciwnie – zaniechaniu działania. Sygnalista ma prawo złożyć donos tyko wtedy, gdy ma uzasadnione podejrzenie, że doszło do naruszenia prawa lub jest prawdopodobne, że do takiej sytuacji dojdzie. Przedmiotem zgłoszenia może być również próba ukrycia naruszenia prawa.

Sygnalista może zgłosić fakt naruszenia prawa polegający na działaniu lub zaniechaniu działania.

Sygnalista nie może jednak uczynić przedmiotem donosu faktu naruszenia przepisów z każdego obszaru. Ustawodawca wymienia dziedziny prawa, których może dotyczyć zgłoszenie. Nie ma wśród nich prawa pracy. Czyli jeśli pracodawca narusza przepisy związane z prawem pracy, sygnalista, nawet jeśli złoży donos, nie będzie podlegał ochronie wynikającej z ustawy. Jest to jedno z najbardziej krytykowanych rozwiązań.

Naruszenie jakich przepisów daje sygnalistom zielone światło do działania? Między innymi przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych (RODO), bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; interesów finansowych Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej. Mówiąc prościej, jeśli w Twojej firmie nie przestrzega się na przykład przepisów RODO albo jeśli narażasz Skarb Państwa na szkodę – Twój pracownik, współpracownik, a nawet stażysta mogą złożyć stosowny donos jako sygnaliści.

Mit numer trzy: „Mnie to nie dotyczy”
Dlaczego pośrednicy zostali objęci dodatkowymi obowiązkami wynikającymi z ustawy?

Wbrew tytułowi ustawy sugerującemu, że chodzi w niej przede wszystkim o ochronę sygnalistów, najbardziej kluczowym elementem omawianego aktu prawnego jest wskazanie, w jaki sposób sygnaliści mogą zgłaszać dostrzeżone naruszenia przepisów. Sposobów tych jest kilka – donosić można Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub innym organom publicznym, można także posiadane informacje ujawnić w sposób publiczny (na przykład poprzez wpis na Facebooku). Wskazane przepisy obowiązują wszystkie podmioty prawa, bez wyjątku.

Jest też trzeci sposób zgłaszania naruszeń – jest to składanie donosów podmiotowi, u którego sygnalista pracuje lub z którym współpracuje, niejako wewnątrz struktury przedsiębiorstwa. I ten zakres przepisów dotyczy tylko konkretnych podmiotów. Podmioty te muszą posiadać wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń i spełniać wiele innych wymogów. Chodzi przede wszystkim o duże zakłady pracy. Zgodnie z przepisami ustawy obowiązek posiadania wewnętrznej procedury dotyczy podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.

Pośrednicy rzadko kiedy zatrudniają tylu pracowników, zatem na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że dodatkowe obowiązki ich nie dotyczą. Nic bardziej mylnego. Ustawodawca objął dodatkowymi wymogami również wszystkie podmioty, które są zobligowane stosować ustawę AML (o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu), a zatem są w jej świetle „podmiotami zobowiązanymi”. I tutaj dochodzimy do jasnej konkluzji – pośrednicy jako podmioty zobowiązane do stosowania przepisów ustawy AML muszą również stosować ustawę o sygnalistach w pełnym zakresie, a zatem umożliwić swoim pracownikom i współpracownikom dokonywanie zgłoszeń wewnątrz firmy.

Mówiąc krótko – jeśli jesteś pośrednikiem i jednocześnie podmiotem zobowiązanym w świetle ustawy AML – masz obowiązek stworzenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Zajmujesz się drobnym najmem i podlegasz wyłączeniu spod ustawy AML – jeśli nie zatrudniasz ponad 50 osób, nie musisz martwić się ustawą o sygnalistach w kontekście dodatkowych obowiązków.

Mit numer cztery: Mam wdrożone procedury AML, to nie muszę wdrażać procedur związanych z sygnalistami

Rzeczywiście, ustawa AML wprowadza podobne do ustawy o sygnalistach wymogi związane z posiadaniem procedury zgłaszania naruszeń. W zasadzie spełnienie obowiązków wynikających z AML mogłoby załatwić sprawę sygnalistów, którzy przecież korzystaliby z tych samych adresów mailowych czy skrzynek na anonimy. Ale tak nie jest. Ustawa AML i ustawa o sygnalistach wprowadza obowiązki posiadania dwóch różnych procedur, które – mimo że są zbliżone – różnią się w szczegółach. Na przykład, sygnalista co do zasady nie składa zgłoszeń anonimowo. Przedsiębiorca może dopuścić taką możliwość, ale nie musi. Zgodnie z ustawą AML zgłoszenia dotyczące prania pieniędzy zawsze są anonimowe. Zatem trzeba stworzyć kolejną procedurę dla sygnalistów. Musimy się z tym pogodzić.

Jakie obowiązki posiadają pośrednicy w związku z ustawą o sygnalistach

Jesteś pośrednikiem zobowiązanym w świetle ustawy AML, oto Twoja checklista. Powinieneś posiadać:

1. Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
2. Oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z procedurą.
3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
4. Dodatkowo powinieneś mieć przygotowaną klauzulę informacyjną dla sygnalisty (RODO).
5. W Twojej firmie (niezależnie, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy jesteś udziałowcem spółki) powinieneś ponadto wyznaczyć osobę (lub wewnętrzną jednostkę organizacyjną albo firmę zewnętrzną) przyjmującą zgłoszenia oraz osobę (lub wewnętrzną jednostkę organizacyjną) wdrażającą postępowanie naprawcze (jeśli w pierwszym przypadku nie korzystasz z firmy zewnętrznej, może być to jedna i ta sama osoba). Upoważnij tę osobę do przetwarzania danych osobowych i odbierz zobowiązanie do zachowania poufności. Jest to najtrudniejszy punkt do zrealizowania w przypadku małych firm, nie mówiąc o jednoosobowych. Uważam to za poważne niedopatrzenie ustawodawcy i na tę chwilę nie ma jednoznacznej rady, jak rozwiązać tę kwestię.

Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Ustawa daje wyraźne wskazówki, jakie elementy powinna zawierać taka procedura. Zacznijmy jednak od jej uchwalenia – nie jest to szybki proces. Najpierw powinieneś przygotować projekt procedury, następnie poddać go konsultacjom z osobami współpracującymi (czas ich trwania to 5–10 dni), następnie podać do wiadomości ostateczny tekst. Procedura wejdzie w życie po upływie 7 dni od zakomunikowania finalnego jej brzmienia. Czynności, które podejmujesz, powinieneś dokumentować. A zatem na przykład, jeśli rozsyłasz procedurę do współpracowników mailem, posiadaj wydruki takich maili.

W procedurze powinieneś wskazać między innymi:

1. osoby powołane do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę (w tym celu stwórz na przykład specjalny adres e-mail w celu przesyłania zgłoszeń, zakup skrzynkę na przyjęcie ewentualnego donosu na piśmie);
3. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonych anonimowo – możesz wykluczyć zgłoszenia anonimowe;
4. terminy na potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz na przekazanie informacji zwrotnej (wynikają one z ustawy).

Do procedury możesz dołączyć wzór zgłoszenia dla sygnalisty.

Twoja checklista powinna być zrealizowana, w przeciwnym razie zapłacisz grzywnę do 5000 zł.

Ochrona sygnalistów

Sygnalista – jeśli spełni wszystkie przesłanki wskazane przez ustawę – podlega szerokiej ochronie. Przede wszystkim, jeśli już się zdarzy zgłoszenie naruszenia, wobec sygnalisty nie można podejmować działań odwetowych. Nie można na przykład obniżyć mu wynagrodzenia czy pozbawić profitów, ani też wypowiedzieć mu umowy wiążącej go z firmą. Kto podejmuje działania odwetowe, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Z tytułu takich działań sygnalista może żądać dodatkowo odszkodowania albo zadośćuczynienia.

Na koniec ciekawostka

Czy wiesz, że jeśli prowadzisz rekrutację w swojej firmie, każda osoba, z którą przeprowadzasz rozmowę, powinna otrzymać od Ciebie klauzulę informacyjną RODO oraz być poinformowana o możliwości zapoznania się z procedurą wewnętrzną dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa? Jest ona przecież traktowana jako potencjalny sygnalista.

Powodzenia we wdrażaniu procedur.

Treści umieszczone w artykule są indywidualnymi interpretacjami i poglądami jego autora. Nie stanowią porad podatkowych ani prawnych.

Ewa Klos-Rychter - Radca prawny, licencjonowany pośrednik, specjalistka w zakresie prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem prawa nieruchomości. Właścicielka Kancelarii Prawnej oraz Biura Obrotu Nieruchomościami KLOS we Wrocławiu. Doświadczony praktyk w zakresie procesów cywilnych. Uznany wykładowca na uczelniach wyższych, szkoleniach zawodowych, konferencjach branżowych. Od 20 lat zaangażowana w rozwój zawodu pośrednika w obrocie nieruchomościami.