Rynek nieruchomości staje się coraz bardziej wymagający, zarówno dla klientów, jak i dla biur nieruchomości. W wyścigu o klienta biura często borykają się z rotacją pracowników, którzy zmieniają barwy firm niczym kameleony na sawannie. Z drugiej strony, sukces biura nieruchomości zależy w dużej mierze od kompetencji i zaangażowania jego pracowników, więc ich częsta rotacja nie jest korzystna. Czy zastanawialiście się kiedyś, ile tak naprawdę kosztuje Was rekrutacja, wprowadzenie nowego pracownika, szkolenia, a potem jego utrata?

Oprócz kosztów bezpośrednich, takich jak ogłoszenia o pracę czy szkolenia, istnieją również koszty ukryte, takie jak czas poświęcony przez menedżerów na rozmowy kwalifikacyjne czy spadek produktywności zespołu w trakcie onboardingu nowego pracownika. Dlatego proces wdrożenia, powinien być kluczowy, aby zyskać zaangażowanego członka zespołu i osiągać cele.

Czym jest onboarding?

Onboarding to strategiczny proces, który ma na celu wprowadzenie nowego pośrednika w struktury biura, zapoznanie go z kulturą organizacyjną, wartościami, procedurami oraz narzędziami pracy. To znacznie więcej niż tylko formalności związane z podpisaniem umowy i przekazaniem niezbędnych informacji oraz dostępu do programów.

Badania przeprowadzone przez Harvard Business Review¹ wskazują na silną korelację między ustandaryzowanym procesem wdrożeniowym a wydajnością nowych pracowników, która może wzrosnąć nawet o 62%. Skuteczne rekrutacja i wprowadzenie do zespołu pozwalają nowym pracownikom szybko osiągnąć pełną efektywność i utwierdzić ich w przekonaniu, że dokonali właściwego wyboru, dołączając do właśnie tej firmy.

Ustandaryzowany proces wdrożeniowy znacznie wpływa na wydajność nowych pracowników.

Wysoki wskaźnik rotacji pracowników w pierwszych 18 miesiącach zatrudnienia, sięgający nawet 50% (Gallup)², podkreśla znaczenie skutecznego onboardingu w utrzymaniu pracowników. Firmy inwestujące w działania HR osiągają lepsze wyniki finansowe (The Boston Consulting Group)³, co dodatkowo potwierdza wartość tego procesu.

Zatem, jedno jest pewne: wdrożenie nowej osoby w struktury firmy i branży to kluczowy moment, w którym nasze biura nieruchomości są poddawane intensywnej ocenie przez nowych pracowników.

Dlaczego aż 100 dni na wprowadzenie nowego pośrednika?

Kilkudniowe wprowadzenie to za mało. To jedynie wstępne zapoznanie z biurem nieruchomości, podczas którego nowy pracownik może czuć się przytłoczony nadmiarem informacji i szkoleń. Ten proces powinien być rozłożony w czasie, pozwolić nowemu pracownikowi stopniowo poznać firmę, zespół i swoją rolę – tak, aby jak najszybciej osiągnąć pełną efektywność.

Naszym celem w tym wstępnym procesie jest doprowadzenie pracownika do pełnej produktywności, czyli do momentu, w którym będzie on samodzielnie realizował 80-100% zadań przypisanych do jego stanowiska. Przekazywanie wiedzy o firmie i wsparcie w budowaniu relacji z zespołem to narzędzia, które mają do tego doprowadzić.

Niewłaściwie przeprowadzone wdrożenie nowej osoby do biura to strata czasu i pieniędzy. Taki pracownik nie tylko nie osiągnie pełnej produktywności, ale może również szybko zrezygnować z pracy lub zostać zwolniony. To generuje koszty kolejnej rekrutacji i adaptacje, a także negatywnie wpływa na morale zespołu.

Niewłaściwie przeprowadzone wdrożenie nowej osoby to strata czasu i pieniędzy.

100 dni to optymalny czas na:

• Zanurzenie się w kulturze organizacyjnej
  Nowy pośrednik ma czas na poznanie wartości, misji i wizji firmy, a także na zrozumienie, jak działa organizacja od środka. Uczy się, do kogo zwrócić się w konkretnych sprawach, gdzie znaleźć niezbędne informacje i procedury. Dołącza do wewnętrznych grup komunikacyjnych, gdzie otrzymuje bieżące informacje o rynku, trendach i nowościach branżowych.
• Budowanie relacji z zespołem
  Silne relacje z kolegami i przełożonymi są kluczowe dla efektywnej pracy. 100 dni to wystarczający czas na poznanie się i zintegrowanie z zespołem, co przekłada się na lepszą współpracę i atmosferę w pracy.
• Zdobycie niezbędnej wiedzy i umiejętności
  Nowy pośrednik ma czas na zapoznanie się z procedurami, narzędziami pracy i specyfiką rynku nieruchomości. Przechodzi cykl szkoleń teoretycznych i praktycznych, otrzymuje materiały do nauki oraz bierze udział w egzaminach sprawdzających postępy. To także czas pierwszych kontaktów z klientami i zadań realizowanych przy wsparciu doświadczonych kolegów.
• Osiągnięcie pierwszych sukcesów
  100 dni to wystarczający czas, aby nowy pośrednik mógł zacząć odnosić pierwsze sukcesy, co zwiększa jego motywację, pewność siebie i zaangażowanie w pracę.

Case study

Nasz system aklimatyzacji i wdrożenia pracownika przeszedł ostatnio intensywny test, związany z wypuszczeniem oferty franczyzowej na rynek. Otwarcie 4 nowych oddziałów w kwietniu tego roku wymusiło optymalizację naszego już rozbudowanego systemu onboardingu.

Onboarding franczyzobiorców różni się od wdrożenia pośredników. Oprócz szkoleń sprzedażowych, prawnych i z zakresu pośrednictwa, niezbędne są także szkolenia z prowadzenia biura i zarządzania zespołem czy przekazanie całego know-how. Taka intensywność działań wymaga automatyzacji wielu procesów. Co zrobiliśmy?

• Wielokanałowa komunikacja: mailingi z kluczowymi informacjami, grupy na Facebooku i Messengerze do wymiany wiedzy i doświadczeń.
• Przejrzyste kalendarze i harmonogramy: szczegółowe plany wdrożenia, redukujące stres i ułatwiające organizację czasu.
• Centralne repozytorium wiedzy: dostęp do procedur, instrukcji i narzędzi, wraz z jasnymi ścieżkami komunikacji w firmie.
• Systematyczny feedback: regularne zbieranie informacji zwrotnej od pracowników, umożliwiające ciągłe doskonalenie procesu.

Oto zarys planu:

Tydzień 1: Witamy w Express House!
PREONBOARDING

• Powitanie i integracja: poznanie zespołu, oprowadzenie po biurze i zapoznanie z infrastrukturą.
• Przygotowanie do pracy: przekazanie niezbędnych narzędzi pracy, przyznanie dostępów do platformy szkoleniowej i materiałów (drukowanych i online).
• Kultura i wartości: szkolenie wprowadzające dotyczące kultury organizacyjnej, misji, wizji i wartości firmy.
• Formalności: podpisanie niezbędnych umów, zapoznanie z wewnętrznymi systemami i kanałami komunikacyjnymi oraz nawigacja po zasobach firmy (gdzie znaleźć potrzebne informacje, materiały, do kogo się zwrócić).

Kolejne tygodnie są tematyczne i można je skrótowo nazwać:

• Prawo i podatki w nieruchomościach
• Proces obsługi klienta sprzedającego i kupującego
• Wdrożenie w oddziale

W tej części skupiamy się na rozwoju i specjalizacji. Organizujemy szkolenia tematyczne, które pogłębiają wiedzę z zakresu doradztwa w obrocie nieruchomościami, rynku i umiejętności menedżerskich. To nie tylko dostęp do CRM i szkolenie z jego obsługi, czy szkolenie z zakresu korzystania z baz danych nieruchomości. To także zapoznanie się z procedurami, prawem i dokumentacją. Większość odbywa się na platformie e-learningowej, gdzie pośrednicy mają kursy, filmy szkoleniowe, a oprócz tego materiały drukowane i spotkania z trenerami oraz analizy case studies. Aby utrwalić zdobytą wiedzę, są zadania praktyczne, scenki, egzaminy wewnętrzne.

Pierwsze samodzielne próby, np. przy pozyskiwaniu nieruchomości, odbywają się ze wsparciem doświadczonego pośrednika. Regularne spotkania 1 na 1 z menedżerem, odsłuchy rozmów sprzedażowych i konstruktywny feedback pomagają w doskonaleniu umiejętności.

Onboarding to dopiero początek drogi rozwoju

Miej na uwadze, że to nie tylko wdrożenie do pracy, ale początek długofalowej inwestycji w rozwój pracowników. Partnerskie podejście, elastyczność i ciągłe doskonalenie, zarówno na poziomie pracowników, jak i kadry menedżerskiej, to filary efektywnego onboardingu.

Onboarding to początek długofalowej inwestycji w rozwój pracowników.

Pamiętaj, że dobrze zaprojektowany onboarding to nie tylko korzyść dla pracownika, ale przede wszystkim dla firmy. To inwestycja, która zwraca się wielokrotnie, zarówno w postaci zwiększonej sprzedaży, jak i wzmocnienia wizerunku biura jako atrakcyjnego pracodawcy.

Źródła:
¹ https://hbr.org/2018/12/to-retain-new-hires-spend-more-time-onboarding-them
² https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
³ https://www.bcg.com/publications/2012/people-managementhuman-resources-leadership-from-capability-to-profitability

Przemysław Smalkowski - Charyzmatyczny przedsiębiorca, z pasją do ludzi i nieruchomości. Motywuje i odkrywa ukryty potencjał. Energetyzujący mówca. Współtwórca sieci biur Express House Real Estate, marki Gold Label oraz Domofan.pl. Wspiera lokalne inicjatywy. Rodzina, sport i motoryzacja – to jego pasje.