Gdy dostaję umowę do weryfikacji, zaczynam od sprawdzenia reprezentacji stron umowy. Jeżeli z wzoru umowy wynika, że umowę podpisze pełnomocnik, od razu proszę o przedstawienie pełnomocnictwa. Sprawdzam je na kilku płaszczyznach. Następnie, bardzo często proszę o przedstawienie nowego pełnomocnictwa. I nie wynika to z mojej prawniczej nadgorliwości, a jest wyrazem dbania o interesy mojego klienta.

Niewielu pośredników w obrocie nieruchomościami zdaje sobie sprawę, jak bardzo problematyczne może być zawarcie umowy z pełnomocnikiem, który nie miał udzielonego pełnomocnictwa do zawarcia tego typu umowy albo jego pełnomocnictwo wygasło.

Zawarcie umowy z nieuprawnionym pełnomocnikiem może być bardzo kłopotliwe.

 

Całkiem prawdopodobna jest taka oto historia: Pośrednik zawarł umowę pośrednictwa w obrocie nieruchomościami. Ze strony klienta umowę zawarł pełnomocnik. Pośrednik wykonał swoje zobowiązanie wynikające z umowy. Doszło do sprzedaży czy zakupu nieruchomości przez klienta. Przychodzi czas zapłaty wynagrodzenia. Klient podnosi, że pełnomocnik nie był uprawniony do zawarcia umowy pośrednictwa.

W takich sytuacjach zastosowanie będzie miał art. 103 § 1 kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.

Pośrednik powinien zatem wezwać klienta do potwierdzenia zawarcia umowy dokonanej przez rzekomego pełnomocnika. Dodatkowo powinien wskazać czas, w którym oczekuje na odpowiedź (np. 14 dni od dnia odbioru pisma).

Jeżeli klient nie potwierdzi czynności, umowę pośrednictwa uważa się za niezawartą. Pośrednik jest wolny od swoich zobowiązań, podobnie jak druga strona. Tylko że w tym momencie praca została już wykonana, a pośrednik chce otrzymać za nią wynagrodzenie... Jeżeli klient nie potwierdził czynności, droga do odzyskania należności pośrednika robi się o wiele dłuższa i bardziej kręta.

Morał: pośrednik nie powinien podpisać umowy pośrednictwa z pełnomocnikiem, zanim nie sprawdzi jego pełnomocnictwa.

Na co zwrócić uwagę przy weryfikacji pełnomocnictwa

Po pierwsze, trzeba uważać, żeby nie popełnić szkolnego błędu. Najczęściej gdzieś pod koniec treści pełnomocnictwa jest informacja o tym, że pełnomocnictwo jest udzielone do konkretnej daty. Jeżeli termin już minął – pełnomocnictwo nie jest ważne. Trzeba poprosić o udzielenie nowego pełnomocnictwa.

Pragmatycznie sprawdźmy pełnomocnictwo, od ogółu do szczegółu.

Po drugie, kluczowy jest zakres pełnomocnictwa. Jakie czynności może wykonać pełnomocnik? Pełnomocnictwo może być ogólne, wtedy będzie obejmowało wszystkie czynności zwykłego zarządu. Trudniej jest, gdy pełnomocnik uprawniony jest do działania w określonym zakresie. Wtedy, wśród listy czynności wymienionych w pełnomocnictwie, trzeba znaleźć umocowanie do zawarcia umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami. I tu pułapką mogą być pełnomocnictwa udzielane do sprzedaży nieruchomości. Są one często bardzo szerokie, ale czy zawsze obejmują prawo do zawarcia umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami? Warto zadać sobie pytanie, czy osoba udzielająca pełnomocnictwa chciała, żeby pełnomocnik zawarł w jej imieniu umowę pośrednictwa. Jeżeli pojawia się jakakolwiek wątpliwość, należy poprosić o nowe pełnomocnictwo.

Pełnomocnictwo do zawarcia umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami musi być udzielone w formie pisemnej, inaczej będzie ono nieważne. Jeżeli przy zawieraniu umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami pełnomocnik mówi, że ma pełnomocnictwo, bo podczas rozmowy telefonicznej ktoś go poprosił o podpisanie umowy z pośrednikiem, to za mało. Pełnomocnictwo musi być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Można tu skorzystać z pełnomocnictwa udzielonego w formie elektronicznej, tu czyha jednak kolejne zagrożenie. Forma elektroniczna to nie zwykły e-mail. To oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Na końcu, należy sprawdzić, czy pełnomocnictwo zostało udzielone przez właściwą osobę bądź osoby. W przypadku zawarcia umowy z osobą prywatną nie ma problemu. Trzeba tylko upewnić się, czy to rzeczony Jan Kowalski udzielił pełnomocnictwa, tzn. podpisał się pod nim. Tu godnym zaufania jest poświadczenie notarialne podpisu.

Pełnomocnictwo od osoby prawnej

Sytuacja komplikuje się w przypadku zawarcia umowy pośrednictwa np. ze spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. Wtedy trzeba sprawdzić, czy osoba lub osoby, które udzieliły pełnomocnictwa, w dniu udzielenia pełnomocnictwa były do tego uprawnione. Jeszcze jakiś czas temu było to skomplikowane zadanie, dziś można to sprawdzić w internecie. Na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości można pobrać wydruk z KRS spółki, w której będą ujawnione wszystkie zmiany w składzie zarządu spółki. W internecie jest wiele stron, na których można znaleźć informacje o składzie osobowym zarządu spółek. Polecam jednak korzystać z tego oficjalnego, ministerialnego rejestru. Inne po prostu mogą być nieaktualne.

Może się również zdarzyć, że nazwisko Jana Kowalskiego, który udzielił pełnomocnictwa, nie znajduje się w KRS. To jeszcze nie dyskwalifikuje pełnomocnictwa. Jan Kowalski jest członkiem zarządu od momentu powołania go na to stanowisko, tyle że ujawnienie tej zmiany w KRS trwa. W takim przypadku należy poprosić o przedstawienie uchwały o powołaniu danego członka zarządu. Kopię takiej uchwały najlepiej dołączyć do kopii pełnomocnictwa i trzymać wraz z umową.

Jeżeli już pośrednik sprawdza reprezentację swojego kontrahenta w KRS, to powinien zwrócić uwagę na sposób reprezentacji tej spółki. To, że na pełnomocnictwie znajduje się podpis jednego członka zarządu, nie oznacza automatycznie, że pełnomocnictwo jest ważne. Część spółek do składania oświadczeń woli wymaga współdziałania dwóch członków zarządu. W takim przypadku pod pełnomocnictwem powinny być podpisy dwóch osób.
Pełnomocnictwa do zawarcia umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami może udzielić również inny pełnomocnik. Wtedy pośrednik powinien również poprosić o pełnomocnictwo tego pierwszego pełnomocnika. Poza sprawdzeniem wszystkich kwestii, o których pisałam powyżej, trzeba zwrócić uwagę na jedną dodatkową rzecz. Mianowicie, czy pełnomocnik miał prawo do udzielenia dalszych pełnomocnictw (tzw. substytucji). Jeżeli w treści pełnomocnictwa nie jest wprost wskazane, że ten pełnomocnik może udzielać dalszych pełnomocnictw, to umocowanie dalszego pełnomocnika nie będzie ważne. Na podstawie takiego pełnomocnictwa nie można zawrzeć umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami.

Substytucję pełnomocnictwa sprawdzaj równie dokładnie.

 

Punkt kontrolny w treści umowy

Z mojego doświadczenia wynika, że pośrednicy zapominają o pełnomocnictwie. Stąd polecam dodać do swojego wzoru umowy pośrednictwa jedno zdanie. Poniżej miejsca, w którym w umowie pośrednictwa wpisujemy dane klienta, polecam dodać informację o pełnomocnictwie. Np. że strona umowy jest reprezentowana przez pełnomocnika (i tu imię i nazwisko), na podstawie pisemnego pełnomocnictwa z dnia (i tu zostawić miejsce na datę). Dzięki temu osoba, która będzie zawierała umowę „przypomni sobie”, żeby przed zawarciem umowy sprawdzić pełnomocnictwo.

Sprawdzenie pełnomocnictwa to nie przesadny formalizm. To czynność, która pozwoli nam w przyszłości w o wiele łatwiejszy sposób uzyskać należne nam wynagrodzenie.

Treści umieszczone w artykule są indywidualnymi interpretacjami i poglądami jego autora. Nie stanowią porad podatkowych ani prawnych.

Joanna Legun - Adwokat. Specjalizuje się w sporach sądowych oraz prawie nieruchomości. Działa też w obszarze prawa cywilnego, autorskiego oraz ochrony danych osobowych. Prowadzi blog i podcast dla przedsiębiorców „Jak zrozumieć prawnika?”.