Zdarzyło Ci się kiedykolwiek pomyśleć: „Szkoda, że doba ma tylko 24 godziny”? Czy kończyłeś dzień pracy ze świadomością, że nie udało Ci się wyrobić z niektórymi zadaniami? Usprawiedliwiasz się, zapewniając, że „już od jutra się za to ostro zabierasz”? Twój dzień pracy przypomina wielką improwizację, a podejmowane czynności wychodzą w praniu? Jeśli na któreś z tych pytań odpowiedź brzmi „tak”, to najprawdopodobniej masz problem z zarządzaniem czasem. 

Kluczem do efektywnego zarządzania czasem jest zrozumienie, że bez względu na to, co zrobisz dziś, jutro będziesz miał do dyspozycji „tyle samo czasu”. Umiejętność ta jest jedną z kluczowych do tego, byś w swojej pracy jako agent czy menedżer odnosił sukcesy. Można więc śmiało powiedzieć, że zarządzając nim, planujesz sukces. Nie jest to proste. Wymaga dużej świadomości, samodyscypliny i odpowiedzialności. Efekt w postaci nawet do 100% lepszych wyników, zmniejszenia stresu i osiągnięcia równowagi pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym może Cię jednak przekonać do rozwoju tej kompetencji. 

Poniżej przedstawię 10 wskazówek – przydatnych zarówno dla roli agenta, jak i menedżera, które mogą Tobie oraz Twojemu zespołowi skutecznie pomóc w wypracowaniu umiejętności zarządzania czasem.

1. Zdefiniuj swoje zasoby i wyznacz priorytety

Jeśli ktoś zapytałby Cię o Twoje zasoby, o czym byś najpierw pomyślał? Zapewne o ilości paliwa w baku czy oszczędnościach na koncie. To całkowicie normalne – w końcu zasób to coś co jest skończone, można to zdefiniować, wyrazić w jakiejś jednostce. 

Wielu z nas stara się oszczędzać pieniądze. Tnie zbędne wydatki, optymalizuje koszty, ale zapomina, skąd właściwie biorą się pieniądze. Zapomina, o posiadaniu bardzo cennych, ograniczonych i nieodnawialnych zasobów niematerialnych – czasu oraz energii, które konwertowane są na zarobki. Jeśli jako pośrednik zarabiasz słabo, to znaczy, że źle inwestujesz te zasoby.

W nauce zarządzania czasem podstawą jest wiedza o tym, czym w ogóle dysponujesz. Jak więc wypracować sobie pozycję wyjściową?

• Przez cały tydzień zapisuj, dokładnie ile czasu poświęcasz na każdą, nawet najmniejszą, czynność w trakcie dnia: dojazdy, jedzenie obiadu, czytanie, sprawdzanie e-maili, telefony itp.
• Zwróć uwagę na swoje nawyki. Co jest Twoją rutyną? Czy nałogowo co 10 minut sprawdzasz e-maile i Messengera? Czy dzwonisz do klientów zawsze o podobnej porze? Kiedy zaczynasz i kończysz pracę?
• Obserwuj siebie pod kątem pory dnia, w której jesteś najbardziej oraz najmniej energiczny. Czy najwięcej motywacji i chęci masz rano, w południe czy około 17.00? 

Na podstawie powyższej analizy powinieneś móc jasno stwierdzić, ile czasu poświęcasz na daną rzecz oraz w którym momencie dnia osiągasz swoje maksimum efektywności. Do tego, by Twoja analiza była kompletna, potrzebujesz jeszcze listy priorytetów.  Celem jej stworzenia jest znalezienie swojego MIT (most important task), czyli zadania priorytetowego, które przynosi największy zysk i satysfakcję.

• Rozbij na czynniki pierwsze wszystkie swoje czynności jako pośrednika. Nazywaj rzeczy po imieniu. Jeśli wykonujesz np. czynność „dzwonienie”, to zastanów się, ile w tym jest rzeczywistych połączeń, a ile przeglądania CRM-u, układania strategii rozmów, czytania ogłoszeń czy rozmów ze współpracownikami.
• Uszereguj te czynności w kolejności według ich wpływu na osiągane przez Ciebie korzyści. Do tego celu warto wykorzystać np. zasadę Pareto (20% działań przynosi 80% efektów albo 80% czasu przynosi tylko 20% wyników) lub macierz Eisenhowera. W tej drugiej metodzie szczególną wagę przyłóż do drugiej ćwiartki matrycy, gdyż ona odpowiada za Twoje kluczowe codzienne aktywności.
• Zestaw tak przygotowaną listę z Twoimi obserwacjami dotyczącymi codziennego gospodarowania czasem i energią. 

Czy znalazłeś swój MIT? Ile czasu dziennie na niego poświęcasz? Jakie wyniki aktualnie osiągasz, a jakie chciałbyś? To ćwiczenie pozwoli Ci wyznaczyć swój punkt wyjścia do wdrażania nowej umiejętności. 

To co ważne, rzadko bywa pilne, a to co pilne, rzadko bywa ważne.  Dwight Eisenhower 

2. Znaj wartość swojej inwestycji 

Jeśli chcesz efektywnie inwestować swój zasób czasu, musisz znać jego wartość. Weź swoje obecne comiesięczne zarobki i podziel je przez 172 (średnia miesięczna norma pracy). Wynik to Twoja obecna wartość godziny. Teraz pomyśl, ile rzeczywiście powinieneś zarabiać i wykonaj działanie ponownie. Jeśli uważasz, że należy Ci się np. 10 000 zł, Twoja godzina jest warta 60 zł. Biorąc pod uwagę, że nie każda czynność ma ten sam wpływ na Twój sukces, a efektywni jesteśmy tylko przez część czasu pracy, ta kwota byłaby jeszcze wyższa. Świadomość tej wartości pozwoli Ci zdać sobie sprawę, ile tracisz przez chaotyczne działania, brak asertywności, złe decyzje, marnowanie czasu i różne rozpraszacze. To naprawdę zmienia światopogląd.

3. Myśl celami, nie czynnościami. Bądź SMART

Wielu agentów i menedżerów nieświadomie popełnia duży błąd. Uczą się zarządzać czasem wyłącznie poprzez planowanie czynności. Efekt często jest taki, że osiągane wyniki są słabe, a koszty emocjonalne i energetyczne wysokie. Na koniec dnia zaś słychać: „No przecież było dzwonione, cały dzień! Co z tego, że nie udało się wygenerować żadnego spotkania, a telefon łączył się z siecią raptem przez kilkanaście minut. Przecież szukałem ofert. Nikt nie odbierał, a nawet jeśli, to Ci co odbierali, nie chcieli się umówić. Cholerni klienci!”

 Agent miał dzwonić, to dzwonił. Odhaczone. 

Tak się dzieje, jeśli pracy i planowaniu nie towarzyszą odpowiednio wyznaczane cele. Każdy jakieś ma, ale często są one zbyt rozmyte i odległe, by spełniały swoją determinującą rolę. By skutecznie określać cele warto skorzystać z metody SMART. Pozwala ona zdefiniować efekt zadania w taki sposób, aby zwiększyć szansę na jego realizację oraz przede wszystkim, aby wiadomo było, co dokładnie należy zrobić.

Zgodnie z tą metodą, cel powinien być:

• S (Specific) – szczegółowy, specyficzny
• M (Measurable) – mierzalny, możliwy do zmierzenia
• A (Ambitious) – ambitny, stymulujący
• R (Realistic) – realny, możliwy do wykonania
• T (Timely) – terminowy, określony w czasie

Jeśli dobrze określisz swój cel, zaplanowanie go i późniejsza jego realizacja będą dużo łatwiejsze. Jest on nieodłącznym elementem prawidłowego planowania zadań i realizacji celów. 

4. Lista zadań, harmonogram czy lista zadań do harmonogramu?

Wiele osób upiera się, że nie musi planować sobie kalendarza, bo na każdy dzień ma przygotowaną listę zadań. Owszem, świadomość tego, co trzeba zrobić, jest bardzo ważna. Poleganie wyłącznie na tym ma jednak swoje istotne wady, gdyż lista:

• nie precyzuje, kiedy powinieneś zrobić zadanie,
• nie priorytetyzuje zadań,
• jest długa, przez co jest powodem stresu, wywołuje nerwowość i poczucie braku kontroli.

Jeśli chcesz więc skutecznie panować nad swoim czasem, do swojej listy zadań musisz dołożyć kalendarz. Planuj w nim każde zadanie wraz z jego określonym celem, włącznie z przerwami. Konsekwentnie się go trzymaj. Niech stanowi on umowę, którą sam ze sobą codziennie zawierasz. 

Uzupełniaj kalendarz w myśl zasady 70:30. Zasada ta zakłada pozostawianie w swoim harmonogramie luk tzw. buforów czasowych. Nie oszukujmy się, nie da się zaplanować swojego dnia co do minuty. Zawsze może wypaść nieprzewidziane spotkanie, pilna rozmowa lub zdarzyć się inny wypadek. Stosując tę zasadę, 70% czasu planujemy sztywno na przewidziane czynności, 30% na te nieoczekiwane lub spontaniczne. 

5. Dobierz sobie odpowiednie narzędzia

Czy papierowy kalendarz w pracy agenta nieruchomości się sprawdza? I tak, i nie. Z jednej strony mamy go z reguły przy sobie, łatwo się w nim zapisuje dużą ilość informacji i może stanowić modny gadżet. Z drugiej strony musimy mieć go ciągle przy sobie, mamy w nim dużo informacji, a w razie zgubienia narażamy się na problemy nie tylko z utratą kontroli nad swoim harmonogramem, ale także na gruncie RODO.

Osobiście do celów zarządzania czasem polecam używać darmowych aplikacji. Najpopularniejszą jest Kalendarz Google. Nie dość, że to rozwiązanie bardziej bezpieczne, to jeszcze można zsynchronizować go z wieloma urządzeniami oraz aplikacjami, m.in. mapami, a nawet z firmowym CRM-em. 

6. Działania jak alkohole – nie warto mieszać

W pracy agenta nieruchomości multitasking jest strzałem w kolano. Im więcej czynności zmieszasz w jednym zadaniu, tym niższa będzie Twoja efektywność. Wykorzystaj swoją listę stworzoną na podstawie punktu 1, aby planować wykonanie jednej rzeczy w jednym momencie. 

Jeśli dotychczas przez 3 godziny wykonywałeś zimne telefony, na zmianę szukając ogłoszeń i dzwoniąc, podziel to na kilka oddzielnych zadań, np. dodawanie ofert do CRM-u, przygotowanie do dzwonienia, przeglądanie kontaktów, wykonywanie połączeń. Najpierw skończ jedno, później zacznij drugie.

fot. JESHOOTS.com / pexels.com

Mieszanie ze sobą czynności może wywołać podobne skutki jak wypicie piwa po 3 kieliszkach wódki – nie dość, że w rzeczywistości zrealizujesz niewiele, to na koniec pozostanie Ci ciężki zawodowy kac.

Od tej zasady są jednak wyjątki, jeśli zadania wykorzystują różne kanały zmysłowe lub jedno z nich jest zautomatyzowane. Warto więc słuchać audiobooków podczas biegania lub jazdy samochodem, albo czytać, gdy jest się w podróży.

7. Zadania układaj w bloki i wyznaczaj deadline’y

Angielski historyk Cyril Parkinson pod koniec lat 50. dokonał pewnego odkrycia. Zauważył, że urzędnikom brytyjskim mającym do dyspozycji 8 godzin na wykonanie zadania, jego realizacja zajmuje dokładnie tyle czasu. Działo się tak niezależnie od tego, czy zadanie było proste i nie powinno zająć więcej niż np. 3 godziny. 

Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie. Prawo Parkinsona

Jeśli chcesz, by Twoje zarządzanie czasem przynosiło oczekiwane efekty, musisz kontrolować czas wyznaczany na wykonanie danego zadania. Układaj je w bloki, których długość będzie odpowiadała 75% czasu, jaki dotychczas poświęcałeś na dane działanie. Pamiętaj, aby pomiędzy poszczególnymi blokami czasowymi pozostawić wolne przestrzenie według zasady 70:30. Przy ważniejszych zadaniach oszacowany czas może okazać się niewystarczający, a Ty możesz chcieć je zakończyć, zanim zabierzesz się za następne. 

8. Co ma pomidor do agenta nieruchomości? 

Każdy, kto mocniej zetknął się w swojej karierze z tematem zarządzania czasem, słyszał o technice Pomodoro. Nazwa tej metody pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Urządzenie, obliczone na maksymalnie 25 minut, stało się inspiracją pewnego włoskiego studenta Francesca Cirillo. Opracowana przez niego technika jest banalnie prosta, jej wdrożenie nie wymaga praktycznie żadnego wysiłku, a rezultaty bywają naprawdę zaskakujące. 

Pomodoro polega na pracy w interwałach po 25 minut, gdzie po zakończeniu jednego następuje 5-minutowa przerwa. Po czterech takich interwałach następuje dłuższa, nawet 30-minutowa, przerwa. Dzięki temu możesz w pełni skoncentrować się na zadaniu, mając przed sobą perspektywę jedynie kilkunastu minut pracy i nagrody w postaci przerwy. Wykorzystaj np. minutnik w telefonie do obliczania czasu. Pamiętaj, że aby ta technika przyniosła efekty, te 25 minut musi być czystym czasem pracy. Dopóki nie usłyszysz alarmu informującego o przerwie, nie istnieje dla Ciebie nic poza Twoim konkretnie wyznaczonym zadaniem i celem do zrealizowania.. W wolnej chwili odejdź zaś od biurka i postaraj się nie myśleć o realizowanym zadaniu. Daj ciału i umysłowi odetchnąć.

9. Dawkuj zasoby energii i wyeliminuj rozpraszacze

Może się zdarzyć, że nawet najładniej wypełniony harmonogram nie zwiększy Twoich efektów. To ryzyko występuje, jeżeli przy dużym zmęczeniu będziesz się zajmował najbardziej wymagającymi zadaniami oraz nie wyeliminujesz czynników rozpraszających. Prokrastynacja jest Twoim największym wrogiem. Doskonale opisuje to Brian Tracy w swojej książce Zjedz tę żabę. Twoja „żaba” jest Twoim największym i najważniejszym zadaniem. Najczęściej też jest najbardziej nielubianym. Jednak bez wykonania go w pierwszej kolejności, prawdopodobnie Twój plan na efektywne zarządzanie czasem legnie w gruzach. Jeżeli zaś zaczniesz dzień od połknięcia „żywej żaby”, poczujesz dużą ulgę i zadowolenie, że nic gorszego tego dnia już nie może Cię spotkać. 

W dobie rozproszonego świata mediów społecznościowych i ciągłych bodźców ciężko zachować 100% koncentrację. Niech rzuci kamieniem ten, kto chociaż raz nie scrollował w godzinach roboczych aktualności lub nie oglądał zdjęć na Instagramie. Jeśli jednak chcesz zapanować nad swoim czasem, musisz podjąć wyzwanie. Wyłącz zbędne aplikacje, wycisz powiadomienia, a ze znajomymi, partnerem czy współpracownikami ustal jasno, by nie zawracali Ci głowy, gdy pracujesz. Nawet najmniejsze wybicie z rytmu, gdy jesteś skupiony, będzie kosztowało Cię dodatkowy czas, w którym znów będziesz wprowadzał się w ten stan. A jak ustaliliśmy na początku – nie stać Cię na to. 

10. Wyrób w sobie nawyk planowania kolejnego dnia i kontroluj postępy

Ostatnia wskazówka to konsekwencja i systematyczność. Kończ każdy dzień planem działań na następny. Niezależnie, czy jesteś sową czy rannym ptaszkiem, rób to. Będziesz mógł bardziej cieszyć się czasem wolnym i spokojniej spać. Rano, zamiast zastanawiać się, co należy zrobić, od razu zabierzesz się do pracy i zapewnisz sobie pozytywne nastawienie na cały dzień. Powtarzaj tę czynność codziennie, aż zacznie być to dla Ciebie całkowicie naturalne. Dzięki dobrym nawykom uniezależnisz się od mistycznej mocy zwanej motywacją.

Regularnie sprawdzaj też czy Twoje plany i założenia idą uprzednio wyznaczonym torem. Monitoruj swoje postępy i osiągane wyniki. Zapisuj je, a w razie potrzeby redefiniuj cele i zadania. Jeśli uda Ci się wykonać wszystko, co sobie założyłeś – nagródź się jakąś przyjemnością.

Trzymam za Ciebie kciuki

Zarządzanie czasem to kluczowa umiejętność, jeśli chcesz w życiu osiągać sukcesy prywatne i zawodowe. Zastosowanie powyższych wskazówek w Twojej codziennej pracy jako pośrednika lub menedżera pozwoli Ci wznieść osiągane wyniki na wyżyny. Umiejętne planowanie bynajmniej nie spowoduje, że będziesz pracował więcej. Ba, oszczędzisz pewnie kilkanaście godzin w tygodniu. Zaczniesz pracować mądrzej, inwestując swoje zasoby tam, gdzie najwięcej na tym zyskasz. Jeśli więc postanowiłeś, że chcesz wycisnąć maksimum satysfakcji to… nie odkładaj tego na później!

Łukasz Wydrowski - Ekspert rynku nieruchomości oraz pośrednik z wieloletnim stażem. Założyciel biura nieruchomości ESTATIC w Gdańsku. Pasjonat psychologii, twórca popularnego schematu sprzedaży PARUW-a. Propagator profesjonalizacji branży, nowoczesnych technologii oraz modelu współpracy na wyłączność.