Ustawodawcy krajowy oraz unijny nie ustają w wysiłkach, aby w życiu przedsiębiorców nie wiało nudą. Po sporym zamieszaniu z RODO i mniej lub bardziej udanym wdrożeniu tej regulacji w biurach nieruchomości, od 13 lipca br. nad pośrednikami wiszą kolejne obowiązki wynikające z wejścia w życie ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: ustawa).

Tak naprawdę nie jest to zupełna nowość. Podobna regulacja, o tożsamym tytule, obowiązywała przez kilkanaście lat, tj. od 23 czerwca 2001 r. („stara” ustawa z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu). Nowa ustawa jest oczywiście efektem implementacji do krajowego porządku prawnego regulacji unijnych, powtarza i precyzuje wcześniejsze obowiązki, ale stawia też nowe wymagania.

Jakie wyzwania dla pośredników przynosi ta ustawa, jakie są jej najważniejsze postanowienia i jakie kroki powinien podjąć pośrednik, aby nie narazić się na odpowiedzialność wynikającą z ustawy?

POŚREDNIK W ŚWIETLE USTAWY

Pierwsza podstawowa uwaga: pośrednicy w obrocie nieruchomościami podlegają wprost pod zapisy ustawy. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt. 18 ustawy pośrednicy w obrocie nieruchomościami są tzw. instytucją obowiązaną, a zatem muszą wypełniać szereg obowiązków nałożonych przez ustawę. Ustawa nie definiuje pojęcia pośrednika w obrocie nieruchomościami, dlatego odwołujemy się do ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którą: „pośrednik w obrocie nieruchomościami to przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą z zakresu pośrednictwa w obrocie nieruchomościami”. Pośrednikiem jest zatem przedsiębiorca bez względu na formę prowadzonej działalności (działalność jednoosobowa, spółka osobowa, spółka kapitałowa). W literaturze przedmiotu wyraźnie wskazuje się, że nieruchomości (nabywanie praw do nieruchomości, najem itp.) bardzo często są wykorzystywane w procederze prania brudnych pieniędzy ze względu na ich wysoką wartość i kapitałochłonność. Stąd dążenie ustawodawcy, aby uczestnicy rynku nieruchomości odgrywali aktywną rolę w zapobieganiu temu procederowi.

Nieruchomości często wykorzystywane są w procederze prania brudnych pieniędzy ze względu na wysoką wartość i kapitałochłonność.

OBOWIĄZKI POŚREDNIKA

Pośrednik, jako instytucja obowiązana, powinien na samym wstępie wyznaczyć konkretne osoby odpowiedzialne w organizacji za wdrożenie i stosowanie ustawy. Pośrednik, w zależności od formy prawnej prowadzonej działalności, powinien wyznaczyć kadrę kierowniczą wyższego szczebla odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie; w przypadku instytucji obowiązanej, w której działa zarząd lub inny organ zarządzający, powinien wyznaczyć spośród członków tego organu osobę odpowiedzialną za wdrażanie obowiązków określonych w ustawie; powinien wyznaczyć pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tej instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W przypadku instytucji obowiązanych prowadzących działalność jednoosobowo zadania kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz pracownika, o których mowa wyżej, wykonuje osoba prowadząca tę działalność.

fot. Gratisography, Pexels

Następnie pośrednik zobowiązany jest do identyfikacji i oceny ryzyka związanego z praniem brudnych pieniędzy. W tym celu powinien sporządzić w formie papierowej lub elektronicznej ocenę ryzyka i aktualizować ją nie rzadziej niż co 2 lata. Pierwsza ocena ryzyka powinna być sporządzona w ciągu 6 miesięcy od wejścia ustawy w życie (a zatem do 13 stycznia 2019 r.). Co ważne, GIIF może zażądać od instytucji obowiązanej przekazania mu dokonanej oceny ryzyka. Może się to odbyć za pośrednictwem stowarzyszeń branżowych. Pytanie, na ile stowarzyszenia pośredników i federacje są świadome zadań nałożonych przez ustawę.

Pośrednik zobowiązany jest do identyfikacji i oceny ryzyka związanego z praniem brudnych pieniędzy.

Pośrednik, jako instytucja obowiązana, musi stosować środki bezpieczeństwa finansowego (uproszczone lub wzmożone), które polegają m.in. na: identyfikacji klienta oraz weryfikacji jego tożsamości; identyfikacji beneficjenta rzeczywistego; bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych klienta, w tym na badaniu źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta. Pośrednik powinien, stosując środki bezpieczeństwa finansowego,identyfikować osobę upoważnioną do działania w imieniu klienta oraz weryfikować  jej tożsamość i umocowanie do działania w imieniu klienta. Co ważne, także na gruncie RODO, instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie. Poza tym instytucja obowiązana powinna przechowywać przez okres 5 lat (licząc od końca roku) m.in. kopie dokumentów i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.

Kolejnym obowiązkiem jest sporządzenie i wprowadzenie wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (obowiązek ten istniał już w „starej” ustawie). Wewnętrzna procedura określa m.in.: czynności lub działania podejmowane w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu; zasady rozpoznawania i oceny ryzyka; zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego; zasady przechowywania dokumentów oraz informacji; zasady upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Wyraźnie wyartykułowany jest w ustawie obowiązek szkoleń. Mianowicie, instytucje obowiązane muszą zapewnić udział osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych dotyczących realizacji tych obowiązków.

RAPORTOWANIE TRANSAKCJI NIETYPOWYCH

Nowością w ustawie jest obowiązek wprowadzenia procedury tzw. whistle blowingu, czyli anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedura taka powinna określać w szczególności: osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń; sposób odbierania zgłoszeń; sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania; sposób ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych; zasady zachowania poufności; rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia; termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.

Nowością jest obowiązek wprowadzenia procedury anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów.

Status instytucji obowiązanej pośrednicy nabywają ex lege. Nie jest tutaj wymagane żadne zgłoszenie lub rejestracja w odpowiednim rejestrze na etapie rozpoczynania działalności. Jakkolwiek ustawa przewiduje obowiązek złożenia formularza identyfikacyjnego podczas pierwszego wykonania obowiązków określonych w rozdziale 7 ustawy („Przekazywanie i gromadzenie informacji”). Co prawda pośrednicy zwolnieni są z przesyłania bieżących raportów o dokonanych transakcjach (art. 72), ale powinni wykonywać obowiązek nałożony w art. 74, czyli zawiadamianie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy. W poprzednim stanie prawnym należało zarejestrować ex post transakcję, bez względu na jej wartość i charakter, jeśli mogła mieć związek z praniem brudnych pieniędzy (raportowanie transakcji nietypowych). W obecnym stanie prawnym należy raportować już samo podejrzenie popełnienia przestępstwa, a więc dotyczy to nie tylko transakcji już zrealizowanej, ale i etapu przygotowawczego, negocjacji, złożenia oferty itd.

fot. Suzy Hazelwood, Pexels

KONSEKWENCJE NIESTOSOWANIA PRZEPISÓW

Jakie sankcje grożą za niestosowanie ustawy? Ustawa przewiduje kary administracyjne, w tym kary pieniężne do 1 000 000 euro oraz sankcje karne, w tym karę pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. Warto jeszcze mieć na uwadze ewentualną odpowiedzialność za współudział w przestępstwie prania brudnych pieniędzy określonym w art. 299 kodeksu karnego.

Biorąc powyższe pod uwagę, pośrednicy powinni niezwłocznie wdrożyć w biurach nieruchomości odpowiednie procedury i dokumentację wskazaną w ustawie oraz zapewnić sobie i personelowi udział w profesjonalnych szkoleniach z tego zakresu. Warto na końcu jeszcze wspomnieć, że w dniu 13 października 2019 r. zaktualizuje się obowiązek zgłaszania podmiotów do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, który dotyczyć będzie biur nieruchomości prowadzonych lub zakładanych w formie spółek osobowych i kapitałowych.

Treści umieszczone w artykule są indywidualnymi interpretacjami i poglądami jego autora. Nie stanowią porad podatkowych ani prawnych.

Rafał Szczeponek - Prawnik z wykształcenia, pośrednik z zamiłowania i przekonania, prowadzi własne biuro nieruchomości od 2006 r., szkoli na kursach licencyjnych, seminariach i na studiach podyplomowych, zwłaszcza z zagadnień prawnych obrotu nieruchomościami i pośrednictwa w ramach projektu Adomo Consulting.