Wiosną 2020 roku kilka milionów Polaków całkowicie przeszło na tryb pracy zdalnej. Wywołało to spore zamieszanie na rynku biurowym i sprowokowało liczne pytania odnośnie zmian sposobu, w jaki będziemy pracować również po opanowaniu pandemii. Rok później wiemy już, że kluczem do zrozumienia przyszłości biur jest poznanie zachowań i potrzeb ich użytkowników. Podsumowuje je przygotowany przez ekspertów z ThinkCo raport „Biura Nowej Normalności. Popandemiczna charakterystyka miejsc pracy”.

Biura pozostają kluczowe dla organizacji i lubiane przez pracowników

Za jakimi aspektami pracy w biurze tęsknimy w czasie pandemii najbardziej? Aż 64% badanych pracowników wskazuje na rozmowy z kolegami, 61% – na jasny podział między pracą i domem, a nieco ponad połowie brakuje zwykłej obecności innych wokół nich. Cenimy sobie dostęp do ergonomicznego wyposażenia i ułatwiających życie technologii. Jest to jednak uzależnione od jakości przestrzeni biurowych. Gdy weźmiemy pod uwagę podział opracowany przez firmę Leesman okazuje się, że w biurach określanych jako wyjątkowe codziennie pracować chce niemal jedna trzecia pracowników. W przypadku biur uznanych za przeciętne, odsetek ten spada do jedynie 9% – znacząco rośnie za to udział osób deklarujących chęć pracy z domu przez co najmniej kilka dni w tygodniu.

Coraz częściej myślimy o biurze nie jako o miejscu wykonywania zadań zawodowych, a katalizatorze zdarzeń. Dlatego społeczny aspekt biur wydaje się być dziś największym atutem. Z jednej strony biuro zapewnia miejsce do nawiązywania i podtrzymywania relacji z partnerami biznesowymi, przyjmując rolę showroomu danej organizacji. Z drugiej zaś – stanowi przestrzeń spotkań zespołów, tworzenia wspólnych wspomnień i podtrzymywania biznesowej tożsamości. Praca w biurze jest szczególnie pozytywnie odbierana przez osoby zarządzające zespołem i intensywnie współpracujące z innymi.

Biuro od 9.00 do 17.00 ustępuje elastyczności

Praca elastyczna jest różnie rozumiana: jako samodzielne zarządzanie obciążeniem pracy, możliwość dostosowania godzin pracy do własnych potrzeb i dowolność wyboru miejsca. Możemy spodziewać się utrwalenia zwłaszcza dwóch ostatnich, zyskujących na popularności również przed 2020 r. Umasowienie pracy poza biurem rozwiało również wątpliwości dotyczące jej efektywności. Dzisiaj wiemy już, że praca zdalna w większości przypadków nie wpływa negatywnie na produktywność – wręcz przeciwnie, 84% badanych twierdzi, że są co najmniej równie efektywni poza biurem, z czego ponad połowa (43% badanych) twierdzi, że zdalnie są bardziej produktywni.

Zdecydowana większość pracowników chciałaby móc pracować zdalnie od jednego do trzech dni w tygodniu. Deklaracje te jednak nie wskazują jasno na chęć pracy z domu, a po prostu poza biurem firmy, w której jesteśmy zatrudnieni. Możliwość wyboru miejsca i czasu pracy jest szczególnie atrakcyjna dla osób skupionych na pracy projektowej i kreatywnej, potrzebujących zmiennego otoczenia w zależności od etapu pracy. Wpływa to na zmianę oczekiwań wobec funkcjonowania biur. Własne biurko nie będzie już priorytetem – ważniejsze będzie to, co dzieje się dookoła niego. Taki model biura idealnie wpisuje się w potrzeby nowego, hybrydowego modelu pracy, w ramach którego pracownik będzie spędzał część czasu w biurze, a resztę w domu lub innym miejscu, dowolnie przez siebie wybranym.

Najczęściej wymienianym wyzwaniem związanym z pracą elastyczną jest zmiana tradycyjnej kultury organizacyjnej oraz niepewność jej przyszłego kształtu. Firmy zmagają się również z obawami o brak wystarczającej prywatności zdalnego miejsca pracy, a tym samym z ochroną danych i wrażliwych informacji. Nie bez znaczenia pozostają kwestie technologiczne – wyposażenie pracowników w odpowiedni sprzęt i zapewnienie stabilnego łącza internetowego.

Nowe reguły gry dla operatorów i najemców

Już wiosną i latem 2020 roku wielu najemców zmuszonych było renegocjować umowy najmu – z jednej strony z powodu obniżonej kondycji gospodarczej, z drugiej oczekując obniżek w sytuacji niewykorzystania najmowanej powierzchni. W najbliższych latach spodziewamy się utrzymania niewielkiej aktywności najemców oraz oddania do użytkowania znacznego wolumenu nowej powierzchni. Kryzys w Polsce dopadł bowiem rynek biurowy w czasie prawdziwego prosperity, a pod koniec 2019 r. w budowie znajdowało się łącznie ok. 1,7 mln mkw. biur. Dalsze obniżenie zapotrzebowania na przestrzeń wynika też z postępującej automatyzacji pracy. Choć kojarzymy ją głównie z przemysłem, to właśnie proste prace biurowe bazujące na przetwarzaniu danych są przez automatyzację najszybciej zastępowane.

Możemy zatem mówić o rynku najemcy: operatorzy biur będą zmuszeni przyciągać klientów jak najlepszym stosunkiem ceny do jakości. Poza zmianą układu biur i środkami bezpieczeństwa sanitarnego, ich oczekiwania ewoluują w kierunku zwiększonej świadomości dobrostanu pracowników.

W okresie przejściowym – zarówno odnośnie sytuacji na rynku, jak i kultury pracy – firmy oczekują jak największej elastyczności. Tyczy się to zwłaszcza długości podpisywanych umów, skracanych już często do trzech lat z możliwością renegocjacji i wcześniejszego wyjścia. Jednocześnie przewidywany jest rozwój przestrzeni coworkingowych oferowanych w ramach biurowców. Stanowią one bezpieczne pole do testowania ekspansji zespołów oraz wpisują się dobrze w elastyfikację stylu pracy.

Wellbeing w centrum zainteresowania pracodawców

Ponad 90% organizacji wprowadza dla swoich pracowników elementy szeroko rozumianego wellbeingu. Przekładają się one na wzrost efektywności i spadek rotacji w firmie, sprawiając, że poniesione z tego powodu koszty mogą się szybko zwrócić. Istotną rolę odgrywa sama architektura – przestrzenie do cichej pracy czy sale relaksu, ale też zielone dachy i tarasy, naturalne światło, zieleń w biurze i dobra wentylacja.

Pandemia COVID-19 dodała do tego jeszcze kwestie zdrowia, bezpieczeństwa sanitarnego oraz balansu między pracą a czasem prywatnym. Zwłaszcza dla wschodzącego na rynku pracy Pokolenia Z szczególnie istotne jest dbanie o dobrostan psychiczny, a także wspieranie społeczności, jaką współtworzą użytkownicy biura. By nadążyć za potrzebami pracowników, potrzebne jest wsłuchiwanie się w ich głosy.

Scenariusze post-COVID

Rozmowa o wpływie pandemii na rynek biurowy i sposób, w jaki pracujemy, jest niezwykle wielowątkowa, nie inaczej jest z prognozami na przyszłość. Co jeśli nie wygramy z wirusem i pandemia zostanie z nami na lata, głęboko zmieniając przy tym światową gospodarkę? Jak rynek nieruchomości, w tym biura, zareagują na radykalne próby spowolnienia zmian klimatycznych? Czy praca zdalna ma szansę tchnąć nowe życie w małe miasta? W raporcie „Biura Nowej Normalności” eksperci odpowiadają na te i inne pytania opracowując scenariusze w oparciu o wiedzę zaczerpniętą z szerokiego spektrum dziedzin.

Pobierz pełną wersję raportu „Biura Nowej Normalności. Popandemiczna charakterystyka miejsc pracy”

fot. materiały prasowe ThinkCo

Tomasz Bojęć - projektant i strateg. Specjalista w obszarze wpływu ekonomii behawioralnej na kształtowanie funkcji inwestycji budowlanych. Doświadczenie zdobywał w różnych sektorach gospodarki jako architekt, dziennikarz, konsultant, broker i badacz. Obecnie współzałożyciel i partner zarządzający w firmie consultingowej ThinkCo.