Rozpoczynając rozważania na temat umowy najmu zawieranej z obcokrajowcem, należy w pierwszej kolejności podkreślić, iż nie stanowi ona jakiegoś szczególnego typu umowy najmu, do którego musielibyśmy zastosować odmienne regulacje niż przy umowie zawieranej z obywatelem polskim. Nie będziesz mieć zatem obowiązku dokonania formalności różniących sytuację obywatela polskiego i cudzoziemca. Umowę dla niego będziemy pisać podobnie do tych zawieranych na co dzień. Warto jednak zwrócić uwagę na kilka elementów, które mogą zaoszczędzić kłopotów, bądź je zminimalizować.

Zidentyfikuj najemcę

Pierwszą rzeczą, jakiej należy dokonać zawierając jakąkolwiek umowę (nie tylko najmu), jest prawidłowa identyfikacja strony, czyli najemcy, i zebranie o niej możliwie szerokich informacji.
W przypadku obywatela polskiego zwykle prosimy o wgląd do dowodu osobistego, cudzoziemca – raczej o paszport. Zdarza się, że będzie on legitymował się Polskim Dokumentem Tożsamości Cudzoziemca. Jeśli zobaczysz taki dokument, możesz spodziewać się, że legitymująca się nim osoba nie posiada żadnego obywatelstwa (jest to jedna z przesłanek do wydania PDTC). Dane identyfikujące najemcę mogą być nam potrzebne, gdy przyjdzie skierować powództwo przed sąd. O tym, jak zadbać, by był to sąd polski, przeczytasz dalej. Spróbuj ustalić, gdzie najemca będzie pracować na terenie Polski. Jeśli nagle zniknie z Twojego lokalu, być może znajdziesz go u pracodawcy. Potężnym narzędziem jest internet. Informacje w nim zamieszczone mogą Ci pomóc podjąć decyzję o wynajęciu bądź odmowie zawarcia umowy z konkretną osobą. Bądź czujny, gdy najemca nalega na bardzo szybkie czy niemalże natychmiastowe przekazanie lokalu i wydanie kluczy, nawet przed podpisaniem umowy. Spróbuj ustalić, gdzie mieszkał wcześniej i z jakiego powodu się przeprowadza.

Najem okazjonalny czy zwykły?

Naturalnie, z punktu widzenia wynajmującego, dalece bardziej korzystnym jest zawarcie umowy najmu okazjonalnego. Nie jest to instrument idealny i nie zawsze rozwiąże wszystkie problemy z nieuczciwym najemcą, daje jednak wynajmującemu znacząco silniejszy, niż w przypadku zwykłego najmu, instrument w postaci tytułu egzekucyjnego. W przypadku obcokrajowców problematyczne może być jednak wskazanie lokalu, w którym najemca miałby zamieszkać na wypadek egzekucji.

Forma umowy

Pamiętaj o zachowaniu formy pisemnej. Najem – co do zasady – jej nie wymaga, ale jak mówi mądre przysłowie: papier jest cierpliwy. Brak formy pisemnej może powodować najróżniejsze perturbacje – od braku osiągnięcia określonych skutków (jeśli zawrzemy umowę na czas oznaczony, dłuższy niż rok z pominięciem formy pisemnej, poczytuje się ją zawartą na czas nieoznaczony), po trudności dowodowe na etapie postępowania sądowego. Jeśli zamierzasz natomiast zawrzeć umowę najmu okazjonalnego, forma pisemna jest konieczna, jako że bez niej umowa jest nieważna (rygor nieważności).

Język umowy

Należy założyć, że nasz pochodzący z zagranicy najemca, nie posługuje się językiem polskim. Trudno zatem wymagać, by podpisał sporządzoną w nim umowę, nie rozumiejąc jej treści. Jeśli zaistnieje konieczność przygotowania jej w dwóch wersjach językowych, pamiętaj, by wprowadzić klauzulę przewidującą pierwszeństwo wersji polskiej. Gdy zdecydujesz się na wersję w innym języku, nie zapomnij, że spowoduje to istotne konsekwencje na gruncie postępowania cywilnego. Sąd, rozpatrujący ewentualny spór, może zażądać przedłożenia przysięgłego tłumaczenia takiego dokumentu (na podstawie art. 256 Kodeksu postępowania cywilnego). Samo zaś tłumaczenie może wywołać rozbieżności interpretacyjne. Bezpieczniej będzie wyeliminować ów problem na samym początku, wprowadzając pierwszeństwo polskiej wersji językowej. Przykładowa klauzula pierwszeństwa może brzmieć następująco:

Niniejsza umowa została zawarta w dwóch językach – polskim i angielskim. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy wersjami językowymi, wiążąca będzie wersja polska.

The present agreement has been drawn up in both Polish and English language. In case of any discrepancies between the language versions, the Polish version shall prevail.

Określ cel umowy

Jeśli wynajmujesz lokal mieszkalny, napisz wyraźnie, że najemca będzie mógł używać go wyłącznie w celach mieszkalnych. Podjęcie w nim jakiejkolwiek innej działalności będziesz mógł potraktować jako sprzeczne z umową i na tej podstawie ją wypowiedzieć.

Wybierz prawo właściwe i jurysdykcję sądów

Oczywistym wydawać może się, że umowa zawarta w Polsce będzie regulowana przez przepisy prawa polskiego, a spory na jej tle rozstrzygać będą sądy polskie. Należy jednak zadać sobie pytanie – co w przypadku, gdy nasz najemca opuści Polskę, wyjedzie do kraju ojczystego i pozostawi za sobą nieuregulowane zobowiązania z tytułu najmu?

W takiej sytuacji będziemy mieli do czynienia ze sporem transgranicznym. Pojawić może się zatem kwestia, który sąd i wedle jakiego prawa powinien spór rozstrzygnąć. Warto problem ten rozwiązać już w umowie najmu, wprowadzając stosowne postanowienie, iż umowa podlega prawu polskiemu i jurysdykcji sądów polskich. Przykładowa klauzula pierwszeństwa może brzmieć następująco:

Niniejsza umowa podlegać będzie prawu Rzeczpospolitej Polskiej. Wszelkie spory, jakie mogą wyniknąć na tle jej stosowania rozstrzygane będą przez sądy polskie.

The present lease agreement shall be governed by the laws of the Republic of Poland. Any disputes which may arise from the performance of this agreement shall be resolved by Polish courts.

Kaucja

Ryzyko, iż należności z tytułu najmu i innych opłat nie zostaną uregulowane, jest w przypadku obcokrajowców o tyle wyższe, iż wyjazd dłużnika z kraju znacząco utrudnia dochodzenie roszczeń. O ile bowiem uda nam się przeprowadzić stosowną procedurę przed sądem polskim (o czym mowa wyżej), to egzekucja toczyć będzie musiała się już tam, gdzie dłużnik faktycznie zamieszkuje lub ma majątek. Warto rozważyć zatem nałożenie na najemcę obowiązku zapłaty kaucji wyższej, niż robi się to zwyczajowo, zawierając umowy z obywatelami polskimi. Ustawa o ochronie lokatorów daje tu szerokie możliwości – kaucja może wynosić nawet 12-krotność czynszu najmu. Jeśli zawieramy umowę najmu okazjonalnego, wysokość ta jest ograniczona do 6-krotności czynszu najmu. Pamiętaj też o ważnym instrumencie – umowa najmu może zostać uzależniona od wpłaty kaucji. Możesz zatem umówić się tak, że dopiero wpływ kaucji na rachunek bankowy rozpocznie bieg stosunku najmu.

Warto również zwrócić uwagę na prawidłową konstrukcję postanowień dotyczących zwrotu kaucji. Często popełnianym błędem jest wskazanie, iż wynajmujący zwróci ją w terminie np. 14 dni od daty zakończenia najmu. Może to doprowadzić do sytuacji, w której najemca, nie opuściwszy lokalu, będzie miał skuteczne roszczenie o zwrot wpłaconej wcześniej kaucji. Warto posługiwać się formułą wskazaną w ustawie o ochronie praw lokatorów – kaucja zwracana jest w terminie 30 dni od daty opróżnienia lokalu. Przydatny bywa również zakaz potrącania należności z tytułu czynszu najmu i innych opłat przez najemcę z kwotą kaucji. Takie uprawnienie powinno przysługiwać tylko wynajmującemu. Zdarza się bowiem, że najemca nie ureguluje należności za ostatni okres najmu, dokona potrącenia ich z kaucją, a wynajmujący po wejściu do lokalu zastanie w nim krajobraz jak po bitwie. Tymczasem, kaucji, która choćby w części pokryła koszty remontu, już nie będzie. Jeśli najemca nie posiada środków na jej zapłatę, zastanów się, czy warto ponosić ryzyko. Może być to sygnał, iż w przyszłości również będzie mieć problem z regulowaniem należności.

Czas trwania umowy

Decydując się na zawarcie umowy najmu okazjonalnego, akceptujemy jednocześnie, że zawsze będzie ona umową na czas oznaczony. W przypadku zwykłego najmu do dyspozycji mamy również wersję na czas nieoznaczony. Czy warto iść w tym kierunku? Aktualne możliwości wypowiadania umów zawartych na czas nieoznaczony są na tyle ograniczone, że tam, gdzie można, sugerowałbym zawieranie umów na czas oznaczony.

W razie konieczności przedłużenia umowy, można zrobić to w drodze aneksu lub po prostu zawrzeć kolejną. Biorąc pod uwagę fakt, iż pobyt obcokrajowców na terenie Polski jest zwykle ograniczony ramami ich stosunku pracy czy wydaną wizą, zawarcie z nimi umowy na czas oznaczony będzie dodatkowo uzasadniony czasem ich pobytu.

Protokół

Wydając lokal, spisz protokół, a w nim zawrzyj dokładny opis lokalu, jego wyposażenia i stanu, w jakim znajduje się w dniu przekazania najemcy. Z przyczyn opisanych wcześniej taki protokół może wymagać wersji dwujęzycznej. Analogiczny dokument przygotuj na zakończenie umowy. Pamiętaj, że masz prawo domagać się, by najemca po zakończeniu umowy odnowił lokal i dokonał obciążających go napraw (ich lista znajduje się w art. 6b ustawy o ochronie praw lokatorów). Możesz domagać się również, by zwrócił równowartość zużytych elementów wyposażenia technicznego lokalu.

Umowy z dostawcami mediów

Najlepszym rozwiązaniem będzie zobowiązanie najemcy do samodzielnego zawarcia umów o dostawę mediów. Gdy przestanie płacić czynsz, nie obciążą Cię dodatkowe opłaty z tytułu dostawy wody, gazu czy energii elektrycznej. Jeśli nie ma możliwości, by najemca samodzielnie zawarł takie umowy, zastosuj licznik typu pre-paid. Brak zasilenia odpowiednią kwotą uniemożliwi korzystanie z mediów. Możesz również umówić się na zryczałtowaną stawkę za korzystanie z nich. Tutaj ryzykujesz jednak sytuacją, w której najemca nie będzie przejmował się oszczędnościami, będzie pozostawiał włączone oświetlenie, czy odkręcone grzejniki podczas swojej nieobecności w mieszkaniu.

Interesuj się swoim lokalem

Zapewnij sobie w umowie prawo do dokonywania cyklicznych kontroli mieszkania. Nie wchodź jednak do niego pod nieobecność najemcy. W skrajnej sytuacji może grozić Ci za to nawet odpowiedzialność karna.

Egzekwuj opłaty na bieżąco

Pilnuj rozliczeń z najemcą. Kontroluj poziom jego zadłużenia w odniesieniu do zapłaconej kaucji. Jeśli kwota zaległości niebezpiecznie rośnie lub zaległości powtarzają się, pomyśl, czy umowy nie warto rozwiązać.

Meldunek

Obowiązek meldunkowy, niejednokrotnie bagatelizowany przez obywateli polskich (choć stosowne przepisy nadal w tym zakresie obowiązują), nabiera znaczenia w przypadku cudzoziemców. Każdy, kto przebywa w Polsce dłużej niż 14 dni, musi się zameldować. Sam meldunek jest potrzebny do spełnienia szeregu formalności, np. uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy. Możesz spodziewać się zatem, że cudzoziemski najemca będzie chciał – a nawet musiał – procedury meldunkowej dopełnić.

Wypowiedzenie umowy najmu

Zawierając umowę zwykłego najmu, skazujemy się na ograniczone możliwości wypowiadania umowy, wskazane w art. 11 ustawy o ochronie praw lokatorów. Jedną z podstawowych przyczyn, dla których możemy nosić się z zamiarem wypowiedzenia umowy najmu jest fakt zalegania przez najemcę z opłatami. Tutaj ustawodawca narzuca restrykcyjne warunki. Najpierw musi powstać zaległość za 3 pełne okresy płatności. Następnie powinniśmy wezwać najemcę do zapłaty wszystkich zaległych i bieżących opłat, wyznaczając dodatkowy – 1-miesięczny termin, z jednoczesnym pouczeniem, że w razie braku wpływu środków w określonym terminie, wypowiemy umowę. Gdy taka forma perswazji zawiedzie, mamy prawo rozwiązać umowę z zachowaniem 1-miesięcznego wypowiedzenia. Cała ta procedura będzie trwać zatem kilka miesięcy.

Co zrobić, by ją skrócić? Zwróć uwagę, że ustawa mówi o 3 pełnych okresach płatności, a nie miesiącach. Okresem płatności może być równie dobrze tydzień. W takim systemie rozlicza się najmy np. w Wielkiej Brytanii. Dzięki temu już przy 3-tygodniowej zaległości mamy podstawę do wszczęcia procedury rozwiązującej umowę. Większy problem powstanie, gdy najemca płaci czynsz, zachowuje się poprawnie, nie zaniedbuje czy nie niszczy lokalu tudzież nie oddał go w podnajem czy bezpłatne używanie (co samo w sobie stanowi postawę do rozwiązania umowy z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia). W takiej sytuacji, pozostają nam do dyspozycji wielomiesięczne (lub nawet 3-letni) okresy wypowiedzenia. W przypadku cudzoziemców nie jest to scenariusz nadmiernie prawdopodobny, niemniej warto pamiętać o konsekwencjach związanych z zawarciem umowy najmu na czas nieokreślony.

Jak ukształtować postanowienie o wypowiedzeniu umowy najmu okazjonalnego? Jak wiemy, będzie ona zawsze umową na czas oznaczony. Z pomocą przychodzi nam norma art. 673 § 3 k.c., zgodnie z którą, jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie. Pamiętaj, by prawidłowo odczytać ten przepis! Wielokrotnie popełnianym błędem jest utożsamienie „wypadku” z „terminem”. Jeśli chcemy mieć możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy najmu okazjonalnego, musimy wskazać okoliczności uzasadniające wypowiedzenie, a nie sam termin, w jakim ma to nastąpić. Zapis każda ze stron będzie miała prawo rozwiązać niniejszą umowę z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia będzie bezskuteczny, jeśli nie wskażemy okoliczności uzasadniającej owo wypowiedzenie.

Uważaj na tzw. milczące przedłużenie umowy najmu!

Czy zdarzyło Ci się, że najemca po upływie czasu trwania umowy poprosił o pozwolenie na zajmowanie lokalu przez jeszcze jakiś krótki okres, np. dwóch tygodni? Naturalnie, zobowiązuje się zapłacić za ten czas, a Ty ową zapłatę przyjmujesz. Tymczasem, zgodnie z normą 674 k.c., jeżeli po upływie terminu oznaczonego w umowie albo w wypowiedzeniu najemca używa nadal rzeczy za zgodą wynajmującego, poczytuje się w razie wątpliwości, że najem został przedłużony na czas nieoznaczony. Możesz zatem doprowadzić do przedłużenia umowy per facta concludentia (w sposób dorozumiany), co zaowocuje koniecznością jej ponownego wypowiedzenia.

Powyższe uwagi to naturalnie jedynie wybrane zagadnienia umowy najmu. Opisując je, założyłem, że najem będzie dotyczył lokalu mieszkalnego. Powyższy tekst zdecydowanie nie wyczerpuje poruszanego w nim tematu, naświetla raczej najistotniejsze problemy umowy najmu z obcokrajowcem.

Treści umieszczone w artykule są indywidualnymi interpretacjami i poglądami jego autora. Nie stanowią porad prawnych.

Piotr Dobrowolski - Radca prawny. Od 17 lat prowadzi butikową kancelarię, w której zajmuje się wsparciem prawnym rynku nieruchomości. Reprezentuje klientów w sporach sądowych, audytuje nieruchomości, projektuje umowy i inne dokumenty stosowane w obrocie nieruchomościami. Jest autorem własnego systemu umów pośrednictwa w obrocie nieruchomościami. Wiedzą i doświadczeniem dzieli się biorąc udział w ogólnopolskich konferencjach i innych wydarzeniach skupiających uczestników rynku nieruchomości. Jest nauczycielem akademickim na Uniwersytecie WSB Merito w Poznaniu, współpracuje od lat z Polską Federacją Rynku Nieruchomości. Jest certyfikowanym trenerem mentalnym systemu Mental Power Jakuba Bączka. Publikuje artykuły na łamach branżowych periodyków, aktywnie prowadzi kanały w mediach społecznościowych.