Umowa najmu lokalu użytkowego jest zawierana pomiędzy wynajmującym i najemcą. Jej przedmiotem jest oddanie w najem powierzchni użytkowej lokalu w celu prowadzenia przez najemcę działalności gospodarczej, zwykle działalności usługowej. W zamian najemca obowiązany jest uiszczać na rzecz wynajmującego czynsz.

Do umowy najmu lokalu użytkowego zastosowanie znajdą przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej: k.c.) regulujące stosunek najmu, w tym stosunek najmu lokalu. Przepisy te określają wzajemne zobowiązania i uprawnienia stron umowy, sposób zawarcia, wykonywania oraz rozwiązania umowy oraz inne kwestie ściśle związane ze stosunkiem najmu. Niektóre przepisy mają charakter dyspozytywny, co oznacza, że strony umowy mogą w sposób odmienny ukształtować istniejący pomiędzy nimi stosunek prawny.

Niestety, przepisy k.c., które mają zastosowanie do umowy najmu, nie definiują wprost, czym jest lokal użytkowy. Definicję tę można natomiast znaleźć w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Zgodnie z § 3 pkt 14 powyższego rozporządzenia, jako lokal użytkowy traktowane jest „jedno pomieszczenie lub zespół pomieszczeń, wydzielone stałymi przegrodami budowlanymi, niebędące mieszkaniem, pomieszczeniem technicznym albo pomieszczeniem gospodarczym”. W praktyce lokal użytkowy jest zwykle rozumiany jako powierzchnia, którą można wykorzystywać do celów użytkowych – najczęściej prowadzenia działalności gospodarczej, świadczenia usług, magazynowania towarów itp. Zatem każdy, kto jest właścicielem tego rodzaju powierzchni może zaoferować jej wynajęcie. Najemcą z kolei może być każdy, kto będzie korzystać z lokalu w celach użytkowych. Należy jednak pamiętać, że do lokalu użytkowego stosuje się przepisy ww. rozporządzenia. Oznacza to, że w określonych przypadkach najemca będzie musiał uwzględnić również wymogi wynikające z ww. rozporządzenia, a dotyczące prowadzenia danego rodzaju działalności gospodarczej w lokalu użytkowym.

Zawarcie umowy

Przepisy zawarte w k.c. nie nakładają na strony umowy najmu obowiązku zawarcia umowy w określonej formie. Jednak przewidują pewne konsekwencje zachowania lub nie formy pisemnej dla umowy najmu. Zgodnie z art. 660 k.c. umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. Jeśli umowa nie zostanie zawarta na piśmie jest traktowana jako umowa zawarta na czas nieoznaczony. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli strony umówią się, iż stosunek najmu będzie trwać np. 5 lat, ale umowa regulująca ten stosunek nie będzie zawarta na piśmie, lecz tylko ustnie, w rzeczywistości będzie zawarta na czas nieokreślony. Umowa nie wygaśnie po upływie 5 lat, ale będzie nadal obowiązywać do czasu wypowiedzenia przez jedną ze stron.

Niezależnie od powyższego, nawet w przypadku umów zawieranych na czas krótszy niż rok, zaleca się zawarcie umowy najmu w formie pisemnej. Dzięki temu możliwe jest sformułowanie praw i obowiązków każdej ze stron oraz nałożenie sankcji za niedopełnienie tych obowiązków. Warto pamiętać, że wszelkie umowy sporządza się nie tylko na dobre, ale również na złe czasy. W razie nienależytego wykonania umowy przez którąkolwiek ze stron, umowa będzie głównym dowodem, na podstawie którego będzie można dochodzić ewentualnych roszczeń, czyli np. zapłaty czynszu.

UMOWA NAJMU LOKALU UŻYTKOWEGO

zawarta w dniu ............ roku w............ pomiędzy:

Strony umowy

W umowie należy wskazać wszystkie osoby będące wynajmującymi oraz najemcami. Prawidłowa identyfikacja stron będzie szczególnie istotna i cenna, jeśli w przyszłości zajdzie konieczność wystąpienia na drogę sądową przeciwko drugiej stronie. Należy też zwrócić uwagę na prawidłowe oznaczenie stron będących osobami prawnymi lub prowadzących działalność gospodarczą poprzez podanie niezbędnych danych, takich jak numer NIP, REGON, KRS czy w niektórych przypadkach wysokość kapitału zakładowego spółki.

* OSOBA FIZYCZNA
prowadząca działalność gospodarczą
(imię i nazwisko)

............
zam. ............, PESEL  ............, legitymującym/cą się dowodem osobistym seria  ............ nr ............, wydanym przez............ - indywidualnym przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG (odpis w załączeniu), prowadzącym/cą działalność gospodarczą pod nazwą:............ z siedzibą w ............ ul............. NIP: ............, REGON: .............,

* OSOBA PRAWNA
(pełna nazwa)

............. z siedzibą w ............ ul. ............, wpisaną do  Rejestru Przedsiębiorców KRS pod numerem ............, której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy............ w ............,............ Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego.
NIP ............, REGON ............,
*kapitał zakładowy (jeśli będzie to spółka kapitałowa),
reprezentowana przez (zgodnie z załączonym KRS):
............;
zwanym/ną dalej „Wynajmującym”

a

* OSOBA FIZYCZNA
prowadząca działalność gospodarczą
(imię i nazwisko)

............
zam. ............, PESEL ............, legitymującym/cą się dowodem osobistym seria ............ nr ............, wydanym przez ............ - indywidualnym przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG (odpis w załączeniu), prowadzącym/cą działalność gospodarczą pod nazwą: ............ z siedzibą w ............ ul.............  NIP: ............, REGON: ............,

* OSOBA PRAWNA
(pełna nazwa)

............ z siedzibą w ............ ul. ............, wpisaną do  Rejestru Przedsiębiorców KRS pod numerem ............, której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy ............ w ............,............ Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego.
NIP ............, REGON ............,
*kapitał zakładowy (jeśli będzie to spółka kapitałowa),
reprezentowana przez (zgodnie z załączonym KRS):
............;
zwanym/ ną dalej „Najemcą”

zwanymi dalej łącznie „Stronami”

zawarta została umowa  najmu (dalej: „Umowa”), treści następującej:

Przedmiot umowy

§1
Przedmiot Umowy

1. Wynajmujący zobowiązuje się oddać Najemcy lokal użytkowy (dalej „Lokal”) o łącznej powierzchni............ m² (słownie ............), liczący............ pomieszczeń, znajdujący się na............ piętrze budynku zlokalizowanego w ............ przy ul. ............, dla którego Sąd Rejonowy ............,............ Wydział Ksiąg Wieczystych prowadzi księgę wieczystą numer:............ a Najemca bierze w najem Lokal i zobowiązuje się płacić Wynajmującemu umówiony Czynsz, zgodnie z postanowieniami Umowy.
2. Lokal obejmuje następujące pomieszczenia:............
3. Lokal jest wyposażony w następujące instalacje:............
4. Najemca ma prawo do niewyłącznego korzystania z powierzchni wspólnych budynku, tj.............
5. Lokal ma charakter wyłącznie użytkowy, niemieszkalny, niesłużący do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych. Szczegółowy opis Lokalu obejmujący w szczególności jego stan techniczny, inwentaryzację pomieszczeń, opis urządzeń i wyposażenia znajduje się w załączniku do Umowy.
6. Zmiana przeznaczenia Lokalu wymaga uprzedniej pisemnej zgody Wynajmującego.

Podstawowymi obowiązkami stron umowy najmu, a jednocześnie przedmiotem umowy, jest:

• po stronie wynajmującego: oddanie lokalu użytkowego w najem,
• po stronie najemcy: płacenie czynszu.

Z umowy mogą, a nawet powinny wynikać dodatkowe obowiązki stron, dzięki czemu każda ze stron wie, do czego jest zobowiązana oraz czego może oczekiwać od strony przeciwnej. W tym przypadku warto wskazać z jakich powierzchni wspólnych budynku najemca ma prawo korzystać (np. pomieszczenia techniczne, gospodarcze itp.), a także jaki jest stan techniczny i wyposażenie lokalu oddawanego w najem. We wzorze umowy zaproponowano, aby opis lokalu stanowił załącznik do umowy. Nie jest to rozwiązanie niezbędne, ale niesie ze sobą zalety dla obu stron. Dla wynajmującego, ponieważ:

• chroni go przed zarzutami ze strony najemcy, że lokal nie przedstawia odpowiedniego stanu technicznego umożliwiającego swobodne korzystanie z lokalu,
• w przypadku usterek lub zniszczenia lokalu, których nie stwierdzono w chwili zawarcia umowy, wynajmujący będzie mógł dochodzić od najemcy roszczeń w związku z niewłaściwym korzystaniem z lokalu,
• w przypadku braków w wyposażeniu stwierdzonych w momencie zakończenia umowy najmu, wynajmujący będzie mógł dochodzić od najemcy ich uzupełnienia.

Dla najemcy jest to zaleta, ponieważ chroni się przed zarzutami ze strony wynajmującego dotyczącymi braków w wyposażeniu, o ile takie wyposażenie nie zostało wymienione w wykazie wyposażenia dołączonym do umowy. Sporządzenie wykazu wyposażenia ułatwia również procedurę odbioru lokalu po zakończeniu najmu.

Warto też zwrócić uwagę na dodatkową kwestię – aby rozpocząć prowadzenie działalności w wynajmowanym lokalu użytkowym, zwykle najemca podejmuje różne czynności w celu dostosowania warunków lokalowych do rodzaju prowadzonej działalności. Jeśli tego typu prace wiązałyby się ze zmianą przeznaczenia lokalu (np. z lokalu dostosowanego do świadczenia usług sprzedaży na lokal do prowadzenia działalności gastronomicznej), najemca powinien wcześniej uzyskać zgodę wynajmującego w tym zakresie. W celach dowodowych dobrze, aby zgoda ta była udzielona na piśmie – wówczas, na wypadek kwestionowania przez wynajmującego podejmowanych działań, najemca będzie w stanie udowodnić, że wynajmujący uprzednio zaaprobował zmianę przeznaczenia lokalu.

Oświadczenia stron

Oświadczenia zawarte w § 2 umowy nie są niezbędne, ale zaleca się ich zawarcie w umowie. Oświadczenia zawarte na początku umowy stanowią zabezpieczenie dla obydwu stron. W pewien sposób porządkują stosunek prawny kształtujący się między stronami, określając z jednej strony stan prawny lokalu poprzez wskazanie, że wynajmującemu przysługuje prawo własności do lokalu, a z drugiej – przeznaczenie lokalu i zamiar prowadzenia określonej działalności gospodarczej przez najemcę. Szczególnie ważne jest oświadczenie złożone przez najemcę, w którym potwierdza on, że zna stan techniczny lokalu oraz uznaje, iż lokal nadaje się do prowadzenia zamierzonej działalności gospodarczej. Oświadczenie skutkuje tym, że w przyszłości najemca nie może zarzucać wynajmującemu, iż w lokalu nie można prowadzić określonej działalności, co ma znaczenie zwłaszcza w sytuacji, gdy przez zawarciem umowy wynajmujący podjął prace dostosowujące warunki lokalowe do potrzeb najemcy.

§ 2
Oświadczenia Stron

1. Wynajmujący oświadcza, że:
   1. jest właścicielem Lokalu,
   2. zawarcie Umowy nie narusza żadnych praw osób trzecich, a Lokal jest wolny od wszelkich obciążeń na rzecz osób trzecich, które mogłyby utrudniać lub uniemożliwiać wykonywanie przez Najemcę jego uprawnień wynikających z Umowy,
   3. stan techniczny Lokalu jest dobry, Lokal jest przydatny do używania, w szczególności brak jest wad Lokalu ograniczających lub wyłączających jego przydatność do umówionego użytku, ani też wad zagrażających zdrowiu ludzi, o których mowa w art. 682 k.c.
2. Najemca oświadcza, że:
   1. zgodnie z prawem prowadzi działalność gospodarczą w następującym zakresie ............,
   2. przed zawarciem Umowy obejrzał Lokal i zapoznał się z jego stanem technicznym i nie składa żadnych zastrzeżeń.

Czas trwania umowy

Strony powinny ustalić, jak długo będzie łączyć je stosunek najmu lokalu użytkowego. Jak wskazano wcześniej, jeśli strony zawierają umowę na czas dłuższy niż rok, powinna być ona zawarta w formie pisemnej – w przeciwnym razie będzie traktowana jak umowa zawarta na czas nieoznaczony. Ważnym elementem jest wskazanie daty wydania lokalu w najem, co jest istotne z perspektywy najemcy, który może planować rozpoczęcie prowadzenia działalności w lokalu od konkretnej daty. Strony mogą na różne sposoby określić datę wydania lokalu – może to być np. data zawarcia umowy lub data późniejsza. Przydatnym rozwiązaniem jest też skorzystanie z protokołu zdawczo-odbiorczego, który będzie załącznikiem do umowy. W protokole strony potwierdzają, że najemca dokonał oględzin lokalu. To również miejsce na zgłoszenie przez najemcę wszelkich uwag dotyczących stanu technicznego lokalu lub usterek wyposażenia. Zgłoszenie tego rodzaju uwag jest ważne przede wszystkim dla najemcy, ponieważ dzięki temu chroni się przed zarzutami, że to on spowodował określone usterki w trakcie korzystania z lokalu.

§ 3
Czas trwania Umowy

1. Strony zawierają Umowę na czas *nieoznaczony / *oznaczony od ............ do ............ .
2. Wydanie Lokalu Najemcy nastąpi w dniu ……/w terminie …… dni od dnia zawarcia Umowy, przy czym dokładny termin zostanie ustalony przez Strony za pośrednictwem poczty elektronicznej.
3. Przekazanie Lokalu Najemcy zostanie potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym, którego wzór stanowi załącznik do Umowy.

Czynsz, opłaty i kaucja

Bardzo ważne jest to, aby w umowie precyzyjnie określić zasady regulowania płatności należnych wynajmującemu od najemcy w związku z najmem, takich jak czynsz lub opłaty. Z kolei wprowadzenie kaucji do umowy nie jest obowiązkowe, jednakże w sposób istotny zabezpiecza ona interes wynajmującego.

§4
Czynsz
Opłaty eksploatacyjne
Kaucja

1. Z tytułu najmu Najemca obowiązany jest uiszczać Wynajmującemu miesięcznie czynsz, zwany wcześniej i dalej: „Czynszem”, którego wysokość Strony ustaliły na kwotę ............ zł (słownie: ............),który będzie każdorazowo powiększany o aktualną stawkę podatku od towarów i usług. Obowiązek czynszowy powstaje z dniem przekazania Lokalu Najemcy.
2. Czynsz płatny będzie z góry, do ............ dnia każdego miesiąca kalendarzowego, przelewem na rachunek bankowy Wynajmującego o numerze ............ Zmiana przez Wynajmującego numeru rachunku bankowego, na który przekazywany jest Czynsz, nie stanowi zmiany Umowy i do swej skuteczności wymaga jedynie przesłania przez Wynajmującego oświadczenia Najemcy, w którym wskazany zostanie nowy numer rachunku bankowego, na który mają być dokonywane wpłaty Czynszu.
3. Czynsz może być waloryzowany raz w roku o wskaźnik równy wskaźnikowi wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych za rok kalendarzowy poprzedzający rok, w którym dokonuje się waloryzacji, wyliczony i ogłoszony przez Główny Urząd Statystyczny. Waloryzacja nie stanowi zmiany Umowy i wymaga formy pisemnej.
4. W przypadku, gdy wskaźnik wzrostu towarów i usług konsumpcyjnych, o którym mowa w ust. 3 powyżej, za dany rok kalendarzowy będzie ujemny, wówczas Czynsz za dany rok wynosi tyle ile za rok poprzedzający.
5. Niezależnie od obowiązku zapłaty Czynszu Najemca obowiązany jest do zapłaty na rzecz Wynajmującego opłat eksploatacyjnych niezależnych od Wynajmującego, a związanych z używaniem Lokalu, w szczególności: opłat za energię elektryczną, opłat za dostarczanie wody, opłat za dostarczanie ciepła, opłat za wywóz nieczystości.
6. Najemca przyjmuje do wiadomości, że opłaty eksploatacyjne mają charakter zmienny, ich wysokość uzależniona jest od czynników niezależnych od Wynajmującego, w szczególności takich jak: sezon grzewczy, zużycie wody, energii elektrycznej, gazu przez Najemcę.
7. Wysokość opłat eksploatacyjnych ustalana będzie na podstawie rachunków lub innych dokumentów rozliczeniowych. Opłaty eksploatacyjne płatne będą w terminie …. dni od dnia poinformowania przez Wynajmującego Najemcy o wysokości opłat eksploatacyjnych w danym miesiącu, na rachunek bankowy wskazany w ust. 2 powyżej.

Czynsz jest jedynym świadczeniem, a tym samym jedyną korzyścią, jaką otrzymuje wynajmujący. Przede wszystkim należy więc ustalić:

• do płatności jakich należności zobowiązany jest najemca – czy jest to wyłącznie czynsz, czy dodatkowo także opłaty eksploatacyjne za tzw. media, związane z używaniem lokalu,
• jaka jest miesięczna wysokość czynszu,
• czy czynsz podlega rocznej waloryzacji, a jeśli tak, to według jakiego wskaźnika,
• zasady płatności czynszu i innych opłat – czy są one płatne z góry, czy z dołu, w jakim terminie, na jaki rachunek bankowy (również warto wskazać jak wynajmujący ma informować o zmianie numeru rachunku bankowego),
• co wchodzi w skład opłat eksploatacyjnych (np. woda, energia elektryczna, gaz, opłata za odbiór odpadów),
• w jaki sposób rozliczane będą opłaty eksploatacyjne, które są zmienne i ich wysokość wynika ze zużycia – w obrocie spotyka się dwa podstawowe rozwiązania:
• najemca co miesiąc opłaca stałą zaliczkę na poczet opłat eksploatacyjnych, zaś wynajmujący rozlicza je w ustalonym okresie rozliczeniowym (np. co 3 miesiące) i odpowiednio zwraca najemcy nadpłatę (lub odejmuje ją od czynszu za kolejne miesiące) lub żąda od najemcy pokrycia niedopłaty,
• wynajmujący co miesiąc przedstawia najemcy rachunki lub informację o wysokości opłat eksploatacyjnych wynikającą z rachunków, a najemca opłaca tę kwotę – to rozwiązanie zostało przyjęte w umowie.

8. Tytułem zabezpieczenia roszczeń pieniężnych Wynajmującego mogących wyniknąć z Umowy, a w szczególności dla zabezpieczenia płatności Czynszu oraz ewentualnych szkód spowodowanych przez Najemcę, Najemca w terminie ............ dni od jej zawarcia, wpłaci Wynajmującemu kaucję w wysokości ............ – miesięcznego Czynszu. Kaucja płatna jest na rachunek bankowy wskazany w ust. 2 powyżej.
 9. W przypadku opóźnienia w zapłacie Czynszu lub innych należności określonych w Umowie lub wyrządzenia szkody w Lokalu przez Najemcę, Wynajmujący jest uprawniony zaliczyć kaucję lub jej odpowiednią część na poczet tych należności.
10.W przypadku zaspokojenia Wynajmującego z kaucji, Najemca zobowiązany jest do jej uzupełnienia do ustalonej pierwotnie wysokości w terminie ............ dni od daty otrzymania powiadomienia o rozliczeniu nieuregulowanych należności z kaucji, pod rygorem rozwiązania przez Wynajmującego Umowy w trybie natychmiastowym.
11. Wynajmujący zobowiązuje się niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie ............ dni po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy oraz opróżnieniu przez Najemcę Lokalu, jego wydaniu w stanie nie pogorszonym i po wykonaniu przez Najemcę wszelkich innych zobowiązań wynikających z Umowy, zwrócić Najemcy kaucję, bez oprocentowania, z zastrzeżeniem prawa potrącenia z kaucji wszelkich należności nieuregulowanych przez Najemcę i kwot potrzebnych na pokrycie kosztów związanych z naprawą szkód spowodowanych przez Najemcę.
12. Dla zabezpieczenia płatności czynszu i opłat eksploatacyjnych, Wynajmującemu przysługuje także prawo zastawu na rzeczach ruchomych Najemcy znajdujących się w Lokalu, za wyjątkiem rzeczy niepodlegających zajęciu z mocy prawa.

Wynajmujący skorzysta z kaucji, jeśli najemca będzie zalegał z płatnością należności wynikających z umowy lub jeżeli najemca swoim działaniem doprowadzi do uszkodzeń lokalu lub wyposażenia, co będzie się wiązało z poniesieniem kosztów przez wynajmującego. W takim przypadku wynajmujący będzie mógł dokonać potrącenia należności z kaucją.

Wysokość kaucji i zasady jej opłacania oraz zwrotu powinna regulować umowa. We wzorze umowy zaproponowano nałożenie na najemcę obowiązku uzupełnienia kaucji, jeżeli wynajmujący dokona potrącenia i zaspokoi z kaucji swoje roszczenia. W momencie zakończenia trwania stosunku najmu kaucja podlega zwrotowi. Jeśli została ona wykorzystana, np. na pokrycie zaległości czynszowych, podlega zwrotowi w odpowiedniej części.

Można dodatkowo wskazać w umowie, że w razie braku terminowego regulowania przez najemcę należności, wynajmującemu będzie przysługiwać prawo zastawu na rzeczach najemcy wniesionych do przedmiotu najmu. Jeśli takie uregulowanie nie będzie wprost zawarte w umowie, prawo to i tak będzie przysługiwało wynajmującemu na mocy art. 670 k.c. Wprowadzenie takiego postanowienia ma więc raczej na celu przypomnienie lub uświadomienie najemcy, jakie konsekwencje mogą go spotkać na skutek niepłacenia czynszu – nie tylko potrącenie odpowiedniej kwoty z kaucji, ale również zastaw na rzeczach znajdujących się w lokalu i służących do prowadzenia działalności gospodarczej.

Obowiązki i uprawnienia Wynajmującego

Strony powinny samodzielnie doprecyzować w umowie obowiązki i uprawnienia wynajmującego oraz najemcy. Jeśli strony tego nie zrobią, będą obowiązywać przepisy ustawowe. Nie są one jednak bardzo szczegółowe, dlatego warto w umowie dokładnie określić zakres działań stron.

§5
Obowiązki i uprawnienia Wynajmującego

1. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Najemcy wniesione do Lokalu.
2. Wynajmujący zobowiązuje się do:
   1. ............,
   2. ............,
   3. ............,
   4. ............ .
3. Wynajmujący jest uprawniony do:
   1. dokonywania w obecności Najemcy lub jego przedstawiciela kontroli stanu Lokalu celem sprawdzenia czy Najemca używa Lokal zgodnie z jego przeznaczeniem i wywiązuje się z postanowień Umowy w sposób należyty i prawidłowy.
   2. ............,
   3. ............,
   4. ............,
   5. ............ .

Z punktu widzenia wynajmującego jest istotne, aby wyraźnie wskazać w umowie, że nie jest on odpowiedzialny za rzeczy wniesione do przedmiotu najmu, co oznacza, iż obowiązek pieczy nad tymi rzeczami obciąża wyłącznie najemcę. Warto też postanowić, że wynajmującemu przysługuje prawo do kontroli stanu lokalu w obecności najemcy. Dzięki temu wynajmujący zachowuje kontrolę nad stanem lokalu i wyposażenia, a jednocześnie może zweryfikować, czy najemca korzysta z lokalu w sposób zgodny z umową i w razie stwierdzenia nieprawidłowości, podjąć odpowiednie działania.

Obowiązki i uprawnienia Najemcy

Szczegółowe uregulowanie zakresu obowiązków i uprawnień najemcy jest równie istotne. Zaleca się, aby strony w umowie odniosły się m.in. do następujących kwestii:

• czy najemca może oddać przedmiot najmu w podnajem – w umowie zaproponowano, aby ewentualna zgoda wynajmującego była złożona w formie pisemnej (przepisy k.c. nie narzucają w tym zakresie formy oświadczenia, ale również wymagają zgody wynajmującego na oddanie lokalu w podnajem lub do bezpłatnego korzystania – zob. art. 688²c.). Brak zgody albo jej udzielenie w formie innej niż pisemna będzie powodować, że najemcy nie będzie przysługiwać prawo oddania lokalu do korzystania osobie trzeciej. Naruszenie zakazu będzie z kolei uprawniało wynajmującego do rozwiązania umowy najmu z najemcą. Jeżeli wynajmujący zgadza się na korzystanie z lokalu przez osoby trzecie, warto doprecyzować w umowie, że najemca będzie odpowiadał przed wynajmującym za wszelkie szkody wyrządzone w lokalu przez osoby trzecie;
• jakie inne obowiązujące przepisy najemca musi stosować – w zależności od rodzaju prowadzonej działalności mogą obowiązywać różne szczegółowe regulacje;
• jakie naprawy może podejmować najemca – ważne jest dość szczegółowe wskazanie przykładów działań, do jakich uprawniony jest najemca, aby w przyszłości nie powstał pomiędzy stronami spór na tle rozliczeń finansowych za wykonane prace.

Warto też dodać postanowienia o charakterze bardziej ogólnym, ale nakładające na najemcę obowiązek działania z należytą starannością. Do takich postanowień będzie należeć zobowiązanie do wykorzystywania przedmiotu najmu zgodnie z jego przeznaczeniem, stałego utrzymywania lokalu w odpowiednim stanie, informowania o konieczności podjęcia napraw obciążających wynajmującego itp.

§6
Obowiązki i uprawnienia Najemcy

1. Najemcy nie przysługuje prawo oddania Lokalu w podnajem lub do używania w całości lub części, chyba że za uprzednią pisemną zgodą Wynajmującego.
2. Najemca zobowiązuje się:
   1. używać Lokal zgodnie z jego przeznaczeniem, właściwościami i zgodnie z postanowieniami Umowy,
   2. używać Lokal wyłącznie w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, o której mowa w §2 ust. 2 lit. a) Umowy. W tym zakresie Lokal może być używany również przez pracowników Najemcy,
   3. przestrzegać przepisów przeciwpożarowych,
   4. utrzymać Lokal w porządku oraz należytym stanie technicznym,
   5. dokonywać na własny koszt drobnych napraw i remontów związanych ze zwykłym używaniem Lokalu, w szczególności: malowania pomieszczeń, wykonywania napraw i bieżącej konserwacji urządzeń wewnątrz Lokalu oraz ich wymiany, konserwacji i naprawy podłóg, posadzek, wykładzin podłogowych, bieżącej konserwacji i remontów stolarki okiennej i drzwiowej, usuwania powstałych uszkodzeń, bądź wymiany zużytych elementów wyposażenia, konserwacji i naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania Lokalu, dopływu i odpływu wody,
   6. utrzymać na własny koszt Lokal i jego otoczenie w należytym stanie sanitarno-porządkowym,
   7. zgłaszać niezwłocznie Wynajmującemu uszkodzenia i awarie, których usunięcie obciąża Wynajmującego,
   8. nie dokonywać w Lokalu zmian naruszających jego stan lub obniżających jego wartość.

Prace remontowe i ulepszenia w lokalu

Z uwagi na to, że lokal, o którym mowa w umowie, jest przeznaczony na cele użytkowe, po stronie najemcy może pojawić się potrzeba lub chęć wprowadzenia modyfikacji we wnętrzu lokalu, przeprowadzenia remontu lub zmiany aranżacji w celu dostosowania lokalu do działalności, jaka będzie w nim prowadzona. Z tego względu bardzo ważne jest, aby w umowie wskazać, czy najemcy wolno dokonywać takich zmian, a jeśli tak, to w jakim zakresie i na czyj koszt.

§7
Prace remontowe, ulepszenia

1. Wszelkie zmiany w Lokalu, w szczególności prace remontowe i adaptacyjne, przebudowy Lokalu wymagają uprzedniej pisemnej zgody Wynajmującego i zatwierdzenia przez Wynajmującego na piśmie projektu tych prac.
2. Jeśli Najemca ulepszył Lokal za zgodą Wynajmującego, zgodnie z ust. 1, Wynajmujący może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego.
3. Wszelkie nakłady na Lokal czynione przez Najemcę bez zgody Wynajmującego, przepadają na rzecz Wynajmującego bez wynagrodzenia.

W umowie wprowadzono zasadę, że prace remontowe i adaptacyjne wymagają uprzedniej pisemnej zgody wynajmującego, a wszelkie szczegóły dotyczące zakresu tych prac i sposobu ich finansowania, będą wynikać z tej zgody. Takie rozwiązanie chroni wynajmującego przed dokonaniem przez najemcę nieustalonych wcześniej zmian i adaptacji, które będą dla wynajmującego nieakceptowalne, np. ze względów estetycznych lub funkcjonalnych. Warto bowiem pamiętać, że przystosowanie lokalu do prowadzenia określonej działalności wymaga niekiedy znacznych modyfikacji budowlanych lub nakładów finansowych. W momencie zakończenia stosunku najmu pomiędzy stronami powstaje też problem rozliczenia ulepszeń, które zostały dokonane przez najemcę za zgodą wynajmującego. Zgodnie z ogólnymi zasadami wynikającymi z k.c., wynajmujący może wówczas zdecydować, czy chce zatrzymać te ulepszenia i zapłacić najemcy sumę odpowiadającą ich wartości, czy zażądać od najemcy przywrócenia stanu poprzedniego. Oczywiście strony mogą w umowie z góry ustalić inny sposób rozliczenia, np. wskazując od razu, że po zakończeniu najmu najemca ma obowiązek doprowadzić lokal do stanu sprzed zawarcia umowy.

Jeżeli najemca poczyni nakłady na lokal bez zgody lub wbrew zgodzie wynajmującego, przepadają one na rzecz wynajmującego i najemca nie może żądać od wynajmującego wynagrodzenia.

Wypowiedzenie Umowy

W czasie obowiązywania umowy każda ze stron z różnych przyczyn może chcieć lub być zmuszona do wcześniejszego zakończenia stosunku najmu lokalu użytkowego. Warto więc przewiedzieć, w jakich sytuacjach i z jakim okresem wypowiedzenia strony mogą wypowiedzieć umowę. W braku tych postanowień zastosowanie znajdą przepisy k.c. dotyczące zwykłego najmu. Są one jednak dość ogólne i mogą być czasami niekorzystne dla stron. Przykładowo, w przypadku umowy zawartej na czas oznaczony regulacja kodeksowa w ogóle nie przewiduje możliwości wcześniejszego rozwiązania umowy, wskazując jedynie, że zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie. Jeśli sytuacje te nie będą w umowie sprecyzowane – żadna ze stron nie będzie mogła jednostronnie zakończyć stosunku najmu przed upływem terminu, na jaki był zawarty. Wówczas pozostaje tylko rozwiązanie umowy za porozumieniem obu stron, co niekiedy może być trudne do osiągnięcia.

§8
Wypowiedzenie Umowy

Wariant I (umowa na czas nieokreślony):

1. *Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia liczonego na koniec miesiąca kalendarzowego.
   (*postanowienie, gdy umowa jest zawarta na czas nieokreślony).

Wariant II (umowa na czas określony):

1. *Najemca uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy z zachowaniem ............ okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego w przypadku:

1. 1. zawieszenia działalności gospodarczej;
   2. utraty uprawnień koniecznych do wykonywania działalności gospodarczej;
   3. zakończenia prowadzenia działalności gospodarczej.

 (*postanowienie, gdy umowa jest zawarta na czas określony).

2. Wynajmujący może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku, gdy Najemca nie przestrzega warunków Umowy i wynikających z niej obowiązków, w szczególności:
   1. używa Lokalu, w tym urządzeń i instalacji w sposób sprzeczny z Umową lub z ich przeznaczeniem i nie zaprzestanie takiego używania w terminie wyznaczonym przez Wynajmującego w pisemnym wezwaniu,
   2. zaniedbuje Lokal lub jego wyposażenie lub doprowadza do uszkodzenia Lokalu, w tym urządzeń i instalacji, i nie usunie zaniedbań lub uszkodzeń w terminie wyznaczonym przez Wynajmującego w pisemnym wezwaniu,
   3. dopuszcza się opóźnienia za co najmniej ............ miesiące z zapłatą Czynszu lub innych należności określonych Umową w całości lub w części i nie dokona zapłaty pomimo uprzedzenia go na piśmie o zamiarze wypowiedzenia Umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia i udzieleniu mu dodatkowego terminu do zapłaty zaległego Czynszu lub innych należności określonych Umową,
   4. wykona jakiekolwiek prace określone w § 7 ust. 1 Umowy bez pisemnej zgody Wynajmującego i bez zatwierdzenia przez Wynajmującego na piśmie projektu tych prac,
   5. gdy Najemca odda Lokal w całości lub w części osobie trzeciej do bezpłatnego lub odpłatnego używania lub w podnajem, bez uprzedniej pisemnej zgody Wynajmującego,
   6. wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi albo przez swoje niewłaściwe zachowanie czyni korzystanie z innych lokali w budynku uciążliwym,
   7. naruszy inne postanowienia Umowy i nie zaprzestanie ich naruszania w dodatkowym terminie wyznaczonym przez Wynajmującego w pisemnym wezwaniu.
3. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w ust. 2 powyżej, Najemca zobowiązany jest rozliczyć się z Wynajmującym i opuścić Lokal w terminie wskazanym przez Wynajmującego.

W zależności od tego, czy umowa została zawarta na czas nieokreślony lub określony, we wzorze umowy zaproponowano dwie opcje. W pierwszym przypadku – uprawnienie do wypowiedzenia umowy przysługuje każdej ze stron z zachowaniem miesięcznego wypowiedzenia; okres wypowiedzenia może być przez strony zmodyfikowany. W drugim przypadku – prawo do wypowiedzenia umowy przyznano najemcy w ściśle określonych sytuacjach, takich jak zakończenie lub zawieszenie prowadzenia działalności gospodarczej oraz utrata uprawnień niezbędnych do prowadzenia działalności. Strony mogą dowolnie rozszerzyć lub ograniczyć katalog sytuacji, w których najemcy przysługuje możliwość zakończenia stosunku najmu przed terminem wskazanym w umowie. Strony też mogą przyznać takie uprawnienie wynajmującemu; we wzorze jednak tego rozwiązania nie wprowadzono, ponieważ zwykle wynajmujący nie jest stroną, której może zależeć na wcześniejszym rozwiązaniu umowy. Natomiast, gdyby sposób wykonywania umowy przez najemcę był nieprawidłowy lub nieakceptowalny dla wynajmującego, może on wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, tj. bez zachowania okresu wypowiedzenia. Stanowi o tym ust. 2. W tym zakresie umowa również podaje jedynie przykładowe sytuacje, które w praktyce najczęściej są przyczyną wypowiedzenia umowy ze strony wynajmującego. Strony mogą dostosować to postanowienie do własnych potrzeb.

Zwrot lokalu

Umowa reguluje zasady zwrotu lokalu wynajmującemu po zakończeniu stosunku najmu.

§ 9
Zwrot Lokalu

1. W terminie ............ dni od dnia ustania Umowy, Najemca zobowiązany jest zwrócić Wynajmującemu Lokal, wraz z wyposażeniem wskazanym w załączniku do Umowy i w stanie niepogorszonym, jednakże nie ponosi odpowiedzialności za zużycie będące następstwem jego prawidłowego używania.
2. Zwrot Lokalu następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez Strony.
3. Najemca zobowiązany jest do opróżnienia zwracanego Lokalu ze wszystkich stanowiących jego lub jego pracowników własność rzeczy – pod rygorem ich usunięcia przez Wynajmującego na koszt Najemcy, o ile Najemca nie usunie ich w terminie ............ dni od dnia zawiadomienia go przez Wynajmującego.

Postanowienie zawarte w ust. 3 chroni wynajmującego. W praktyce często można spotkać się z sytuacjami, gdy najemca opuszcza lokal, pozostawiwszy w nim wiele swoich rzeczy, często o niewielkiej wartości. Jeśli jest ich dużo, mogą powodować po stronie wynajmującego trudności w ponownym wynajmie lokalu. Dlatego też ważne jest, aby wynajmujący mógł pozbyć się tych przedmiotów bez obaw, że najemca w przyszłości zażąda ich zwrotu.

Komunikacja stron

Postanowienia dotyczące komunikacji stron nie są niezbędne, ale warto je dodać do umowy, aby uprościć komunikację.

§ 10
Komunikacja Stron

1. W trakcie wykonywania Umowy, Strony mogą komunikować się za pośrednictwem poczty elektronicznej przy użyciu następujących adresów e-mail:

• Wynajmujący: ............@............;
• Najemca ............@............

2. Zmiana adresów e-mail określonych w ust. 1 powyżej jest dokonywana poprzez informację skierowaną do drugiej Strony na piśmie i nie wymaga zmiany Umowy.

Należy jednak pamiętać, że komunikacja mailowa nie powinna zmieniać treści postanowień umownych, ponieważ każda zmiana umowy dla swojej ważności wymaga formy pisemnej (zob. § 11 ust. 4 umowy).

Postanowienia końcowe

W umowie wprowadzono zasadę, że zmiana umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że wszelkie ustalenia dokonane ustnie lub mailowo nie będą ważne.

Umowę należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Można również sporządzić odrębne egzemplarze dla każdego z najemców lub wynajmujących, jeżeli jest ich więcej niż jeden. Pod każdym egzemplarzem powinny się podpisać wszystkie osoby wskazane we wstępie umowy jako strony.

§11
Postanowienia końcowe

1. Postanowienia Umowy stanowią całość porozumienia między Stronami i zastępują wszelkie wcześniejsze umowy, porozumienia i uzgodnienia, ustne lub pisemne, pomiędzy jej Stronami w odniesieniu do jej przedmiotu. Wszelkie załączniki wskazane w treści Umowy stanowią jej integralną część.
2. Wszystkie nagłówki Umowy zostały umieszczone wyłącznie w celu ułatwienia orientacji w jej treści i nie mają wpływu na interpretację postanowień Umowy.
3. W sprawach nieuregulowanych w Umowie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
4. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Załączniki:

• Odpis CEIDG Wynajmującego
• Odpis KRS Najemcy
• Szczegółowy Opis Lokalu
• Protokół Zdawczo- Odbiorczy

WYNAJMUJĄCY:                NAJEMCA:

Pobierz darmowy wzór umowy najmu lokalu użytkowego:

Pobierz DOC

Pobierz PDF

Adrianna Michałowicz - Adwokat w Lubasz i Wspólnicy - Kancelarii Radców Prawnych sp.k. Specjalizuje się w prawie cywilnym, ochronie danych osobowych oraz prawie własności intelektualnej. Posiada doświadczenie w zakresie obsługi prawnej spółek prawa handlowego i przedsiębiorców. Ukończyła aplikację adwokacką przy Okręgowej Radzie Adwokackiej w Łodzi. Doktorantka w Katedrze Europejskiego Prawa Gospodarczego Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego oraz absolwentka Wydziału Prawa i Administracji UŁ, jak i Wydziału Studiów Międzynarodowych i Politologicznych UŁ. Absolwentka Szkoły Prawa Francuskiego UŁ i Uniwersytetu w Tours.