Bez wątpienia rynek biur pośrednictwa w obrocie nieruchomościami jest mocno rozdrobniony. Dominują na nim niewielkie, kilkuosobowe firmy. Nie zmienia to faktu, że praktycznie każdy właściciel biura – na pewnym etapie rozwoju własnej działalności – staje przed problemem, jak skutecznie przeprowadzić rekrutację na stanowisko agenta czy doradcy, jak określić zasady współpracy, wreszcie, jak zorganizować ten proces od strony prawnej.

W biurach nieruchomości zdecydowanie dominują umowy B2B, kiedy agent prowadzi własną działalność gospodarczą. Poza tym szczątkowo stosowane są umowy o pracę (zawierane głównie z administracyjną obsługą biura), w nieco większym zakresie umowy zlecenia (obciążone składkami ZUS, a planowane jest ich jeszcze większe oskładkowanie), umowy o dzieło (z natury tej umowy wynika, że nie jest dostosowana do świadczenia usług przez agentów, a od 1 stycznia 2021 r. wszystkie umowy o dzieło będą podlegały zgłoszeniu do ZUS) lub chociażby umowy o praktyki. W dalszej części zajmę się omówieniem najbardziej rozpowszechnionej formy, czyli umowy o współpracy opartej na prowadzeniu przez agenta własnej działalności gospodarczej.

Charakter umwy i jego skutki

Na wstępie musimy zrozumieć, że umowa o współpracy (B2B) nie jest surogatem umowy o pracę czy też sposobem na obejście przepisów prawa pracy i zobowiązań z zakresu ubezpieczeń społecznych. To odrębny typ stosunku prawnego, który ma służyć innym celom.

Prawnie nieskuteczne, a biznesowo ryzykowne, jest wprowadzanie do umów B2B elementów charakterystycznych dla stosunku pracy.

Prawnie nieskuteczne, a biznesowo ryzykowne, jest wprowadzanie do takich umów elementów charakterystycznych dla stosunku pracy, które definiuje przede wszystkim art. 22 kodeksu pracy:

Art. 22. § 1.  Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

§ 1^1.  Zatrudnienie w warunkach określonych w § 1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.

§ 1 ^2.  Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w § 1.

Jak widzimy, niewskazane są postanowienia nakazujące agentowi wykonywanie obowiązków w siedzibie biura, w określonych godzinach, wyznaczanie różnego rodzaju dyżurów, możliwość wydawania agentowi wiążących poleceń itp. Powinno się natomiast akcentować cechy relacji B2B, a w szczególności wykonywanie działalności przez agenta na własny rachunek, na własne ryzyko, elastyczne godziny wykonywania obowiązków, podejmowanie przez agenta istotnych decyzji w zakresie prowadzonej działalności czy też prowadzenie działalności także w innym zakresie niż tylko pośrednictwo w obrocie nieruchomościami.

Próba ścisłego związania agenta stosunkiem o cechach umowy o pracę, ale zawartego pod płaszczykiem relacji B2B, może się w skrajnych wypadkach skończyć wytoczeniem powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy. Co ciekawe, powództwo takie może wnieść nie tylko agent, ale i organ podatkowy, organ kontroli skarbowej, prokurator czy inspektor pracy. Przegrana w sądzie może się skończyć dla przedsiębiorcy obowiązkiem wniesienia zaległych składek ZUS i korektą rozliczeń podatkowych.

Elementy umowy B2B

Standardowa umowa o współpracy z agentem (B2B) powinna zawierać następujące elementy:

1. poprawne oznaczenie stron umowy;
2. miejsce i datę zawarcia umowy – dla celów dowodowych;
3. określenie daty wejścia umowy w życie – jeśli inna niż data podpisania;
4. obowiązki agenta – szczegółowy zakres obowiązków, terminy ich wypełniania, obowiązek świadczenia usług zgodnie ze standardami obowiązującymi w firmie, dress code, obowiązki raportowania, uczestnictwo w szkoleniach (odpłatnych lub na koszt firmy), minima w zakresie pozyskiwania ofert lub liczby podpisanych umów z określeniem ich rodzajów (np. dopuszczalność tylko umów z klauzulą wyłączności), zapis o osobistym wykonywaniu wszystkich obowiązków przez agenta lub też dopuszczenie podwykonawstwa; ewentualne płatności agenta na rzecz biura z tytułu korzystania z infrastruktury biurowej, marketingu ofert, szkoleń;
5. wynagrodzenie, sposób jego ustalania, wysokość – tutaj mamy cały wachlarz rozwiązań, wynagrodzenie wyłącznie prowizyjne, podstawa i prowizja, progi prowizyjne, po przekroczeniu których agent otrzymuje wyższe wynagrodzenie; określenie, czy wynagrodzenie jest wymagalne poprzez sam fakt zrealizowania transakcji czy dopiero po zapłacie wynagrodzenie przez klienta; opisanie, co z płatnościami nieuregulowanymi przez klientów, udział agenta (także finansowy) w postępowaniu windykacyjnym wobec klienta;
6. sposób i terminy płatności wynagrodzenia, okresy rozliczeniowe;
7. okres obowiązywania umowy – zazwyczaj jest to czas niekreślony, ale zdarzają się też umowy z pewnymi elementami lojalnościowymi; umowa jest wtedy zawierana na pewien minimalny okres, a jej wcześniejsze rozwiązanie jest sankcjonowane karami umownymi lub koniecznością zwrotu kosztów szkoleń;
8. przesłanki i okresy wypowiedzenia;
9. klauzula poufności, ochrona know-how, ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa – te zagadnienia coraz częściej pojawiają się w umowach, pozwalają chronić własność intelektualną firmy, rozwiązania organizacyjne, unikalny model biznesowy, dokumentację firmową; wypracowane są już dobre wzorce w innych gałęziach gospodarki, a normatywne podstawy znajdziemy chociażby w kodeksie cywilnym (art. 721) oraz w ustawie z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
10. zakaz konkurencji – rozwiązanie często nadużywane i źle stosowane; o ile zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej w trakcie umowy o współpracę nie budzi większych kontrowersji, o tyle już taki zakaz rozciągnięty na okres po rozwiązaniu umowy jest dopuszczalny zasadniczo tylko wtedy, gdy zatrudniający zapewni z tego tytułu odpowiednią rekompensatę (np. kodeks pracy stanowi, że takie odszkodowanie nie może być niższe niż 25% wynagrodzenia pobieranego przez pracownika w chwili ustania stosunku pracy); w praktyce biur nieruchomości obserwuję zastrzeganie długich okresów zakazu konkurencji bez stosownej rekompensaty, a na dodatek złamanie zakazu jest obarczone rażąco wygórowaną karą umowną;
11. prawa autorskie – uregulowanie praw autorskich do materiałów wytworzonych przez agenta, m.in. zdjęć, opisów nieruchomości, gdyż nie ma tutaj zastosowania, jak w przypadku umowy o pracę, art. 12 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych;
12. prawo do wykorzystania wizerunku – zagadnienie dotyczy ochrony danych osobowych, ale i ochrony dóbr osobistych, prawa autorskiego; należy uregulować i ewentualnie pozyskać odpowiednie zgody na wykorzystanie wizerunku agenta w akcjach promocyjnych, na portalach ogłoszeniowych, opisać zasady tworzenia profili zawodowych agenta na portalach społecznościowych;
13. opisanie zasad zakończenia współpracy – rozliczenie się z dokumentacji, sprzętu, opisanie praw do wynagrodzenia w przypadku rozwiązania umowy (transakcje w toku, pozyskane przez agenta oferty).

Przygotowanie do pracy

Każdy nowo przyjęty agent powinien oczywiście przejść szkolenie merytoryczne z zakresu pośrednictwa, prawa nieruchomości, technik sprzedaży, ale powinien także zostać przeszkolony z procedur obowiązujących w firmie, zasad obiegu dokumentów, w szczególności z rozliczania się z podpisanych umów pośrednictwa, deponowania ich biurze, udostępniania oryginałów umów do załatwiania spraw urzędowych. Poza tym powinien się zapoznać z zasadami ochrony danych osobowych, procedurami RODO, zobowiązać się do ich przestrzegania i do zachowania w tajemnicy udostępnionych danych osobowych oraz zasad ich zabezpieczenia. To samo dotyczy obowiązkowych w każdym biurze nieruchomości procedur z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy. W tym zakresie zgodnie z art. 52 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu obowiązkowe jest przeprowadzenie szkolenia i jego udokumentowanie. Powyższe formalności i szkolenia powinny zostać dopełnione przed dopuszczeniem agenta do merytorycznej obsługi klientów.

Kolejnym zagadnieniem jest wystawienie agentowi stosownych pełnomocnictw, np. do negocjowania, zmiany i podpisywania umów pośrednictwa czy też do działania przed urzędami w zakresie wynikającym z art. 181 a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami.

Zabezpieczenie interesów biura

Jak zatem widać, napisanie dobrej umowy współpracy z agentem wymaga płynnego poruszania się po zagadnieniach prawa zobowiązań, prawa autorskiego czy ochrony danych osobowych. Umowa taka powinna gwarantować, że nasze założenia biznesowe, model działania biura nieruchomości, często przez lata wypracowywany na rynku przez właściciela marki, znajdą odpowiednie przełożenie na zapisy umowne, które zagwarantują ochronę tego modelu, sprawne działanie firmy, a jednocześnie nie będą odstraszać potencjalnych współpracowników nadmiernym rygoryzmem.

Treści umieszczone w artykule są indywidualnymi interpretacjami i poglądami jego autora. Nie stanowią porad podatkowych ani prawnych.

Rafał Szczeponek - Prawnik z wykształcenia, pośrednik z zamiłowania i przekonania, prowadzi własne biuro nieruchomości od 2006 r., szkoli na kursach licencyjnych, seminariach i na studiach podyplomowych, zwłaszcza z zagadnień prawnych obrotu nieruchomościami i pośrednictwa w ramach projektu Adomo Consulting.