W ostatnim roku praca zdalna stała się normalnością dla wielu firm. Początkowy entuzjazm pracowników szybko przerodził się jednak w tęsknotę za życiem społecznym, relacjami, pracą zespołową i sztywnym, regulowanym czasem pracy. Przewiduje się, że model całkowitej pracy zdalnej na dłuższą metę nie przetrwa, a spragnieni normalności pracownicy chętnie wrócą do biur. Ich potrzeby będą już jednak inne. Jak dostosować do nich dzisiejsze przestrzenie biurowe?

Według badania Antal i Cushman&Wakefield¹, przeprowadzonego w lipcu 2020 roku, aż 56% menadżerów i specjalistów wskazuje, że w pracy zdalnej brakuje im rozgraniczenia życia prywatnego od służbowego, a 42% respondentów deklaruje, że podczas pracy w domu pracuje więcej niż zwykle. Inne badanie wskazało z kolei na problemy zdrowotne (bóle pleców, bóle głowy, uczucie zmęczenia, samotność), z którymi zmagają się osoby pracujące w domu w niedostosowanych do pracy przestrzeniach (badanie Fellowes²). Jednocześnie – według badania Cushman & Wakefield nt. miejsca pracy przyszłości³ – aż 73% pracowników uważa, że ich firma powinna do jakiegoś stopnia umożliwiać pracę zdalną. Jakie jest wyjście z tej sytuacji?

Najbardziej zadowalający jest dla wielu pracowników model hybrydowy – połączenie pracy biurowej z pracą zdalną 1-2 razy w tygodniu. Analitycy Cushman & Wakefield szacują, że hybrydowy model pracy przed pandemią stosowany był przez jedną piątą firm, a po pandemii skorzysta z niego ponad połowa pracodawców.

Model hybrydowy, czyli łączenie pracy zdalnej z pracą w biurze jest dla wielu pracowników najbardziej zadowalający.

Jak projektować biura dedykowane pracy hybrydowej?

Michał Sadowski, wiceprezes pracowni APA Wojciechowski, architekt nowego biurowca Skyliner w Warszawie, twierdzi, że hybrydowy model pracy nie zmieni szczególnie sposobu funkcjonowania czy projektowania biur: Wierzę w to, że biuro zawsze będzie stanowiło najbardziej efektywne miejsce pracy i obawiam się, że ekran monitora nie zastąpi interpersonalnych emocji czy „ludzkiego wiru tworzenia”, ludzie będą więc nadal chętniej pracować z biur niż z domu.

Magdalena Kowalewska, Country Manager z firmy Immofinanz podkreśla natomiast, że powierzchnia biurowa musi zyskać na elastyczności: Jeśli praca indywidualna będzie wykonywana z domu, w biurze będziemy przede wszystkim skupiać się na pracy koncepcyjnej i kreatywnej, a także na budowaniu kultury organizacyjnej i relacji wśród członków zespołu. W powierzchni biurowej zmaleje więc odsetek standardowych miejsc pracy, a wzrośnie udział sal konferencyjnych czy mniejszych sal spotkań. Zwiększeniu ulegną również powierzchnie zajmowane przez miejsca integracji, takie jak kuchnie czy strefy wypoczynku.

Jak dostosować przestrzeń biurową do zmieniających się potrzeb?

Pierwszą zasadą jest modularność i elastyczność tej przestrzeni – łatwa i szybka możliwość adaptacji pomieszczeń do aktualnych potrzeb biurowych. A te będą się zapewne dynamicznie zmieniać w miarę upływu lat.

To, czego aktualnie brakuje pracownikom podczas pracy z domu, to relacje i więzi osobiste ze współpracownikami. Biura powinny więc zapewnić ich użytkownikom jak najwięcej przestrzeni do interakcji – duże kuchnie, strefy do relaksu przypominające domowe salony, playroomy czy pokoje do kreatywnej współpracy.

Pracownikom podczas pracy zdalnej brakuje relacji ze współpracownikami, dlatego tak ważne jest, by – kiedy wrócą do biur – zapewnić im przestrzeń do interakcji.

A co z pracą indywidualną? Ta może być z powodzeniem wykonywana w domu, gdzie pracownik sam dostosowuje przestrzeń do swoich potrzeb, a jeśli w biurze – to raczej już nie w open space’ach. Rozwiązanie to z uwagi na łatwą drogę do rozprzestrzeniania się wirusów będzie coraz rzadziej wykorzystywane przez pracodawców. Oddzielne 2-3 osobowe pokoje zastąpią open space’y, stwarzając tym samym bardziej komfortowe warunki do indywidualnej pracy wymagającej skupienia i ciszy. Tam, gdzie trudno o przearanżowanie open space’ów pomocne będą przepierzenia, czyli rodzaj ścianek rozdzielających sąsiadujące ze sobą biurka, mobilne ścianki akustyczne, wysokie panele biurkowe czy boksy i budki telefoniczne.

Ryzyko roznoszenia wirusów minimalizuje się także przez wykorzystanie technologii bezdotykowych. Wyraźnym trendem jest rozwój aplikacji mobilnych i systemów realizujących koncepcję smart office, które umożliwiają dostęp do wielu funkcji za pośrednictwem smartfona. Coraz częściej wykorzystuje się także urządzenia seamless tech, czyli takie, które w niezauważalny sposób wykonują swoje zadania. Rozwiązania, które umożliwiają rozpoznawanie numerów rejestracyjnych samochodów czy rozpoznawanie twarzy pracowników minimalizują potrzebę dotykania przycisków do wind czy klamek, zwiększając jednocześnie sterylność biura.

Coraz większe znaczenie w przestrzeni biurowej będzie miała także obecność zieleni, wpływająca na zdrowie psychiczne i fizyczne pracowników. Zielone dachy, ściany, tarasy, ogrody to już standard w dzisiejszych biurowcach. W przyszłości zwiększy się także popularność ogródków pracowniczych, w których każdy będzie mógł zasadzić własne warzywa i owoce. Stale rosnąca świadomość społeczna na temat ekologii i ochrony naszej planety determinuje także decyzje o minimalizacji śladu węglowego, oszczędności wody czy maksymalnej efektywności zużycia energii. Rozwój technologiczny i popularyzacja spotkań online spowodują znaczne ograniczenie podróży służbowych, co przełoży się nie tylko na zmniejszenie śladu węglowego, ale też oszczędność czasu i pieniędzy.

Potrzeba efektywnego wykorzystania przestrzeni będzie sprzyjała także dalszemu rozwojowi coworkingów zapewniających wielofunkcyjność i elastyczność oraz oferujących przyjazne, niemal domowe wnętrza. Coworkingi w okresie pandemii to dla wielu optymalne rozwiązanie – spełniają potrzebę zmiany otoczenia, nawiązywania relacji i – co ważne – oferują krótkie umowy najmu i elastyczne warunki wypowiedzenia umowy.

Jaka przyszłość czeka rynek biurowy?

Magdalena Kowalewska z firmy Immofinanz podkreśla, że aktualny kryzys pandemiczny przyspieszył istniejące trendy w sektorze biurowym. – Elastyczność to zdecydowanie kierunek, w którym będzie rozwijał się sektor biurowy w najbliższym czasie. Jako Immofinanz jesteśmy przygotowani na tę sytuację z odpowiednią ofertą – naszymi elastycznymi produktami myhive, z którymi weszliśmy w Polsce na rynek oficjalnie już w kwietniu. Elastyczny najem pozwala firmom szybciej i korzystniej reagować na zmieniające się otoczenie biznesowe. W naszym przekonaniu idealnym rozwiązaniem dla najemców jest obecnie powierzchnia tradycyjna i dostęp do elastyczności pod jednym dachem – pozwala to na bieżąco reagować na potrzeby firmy. Ma to znaczenie np. przy – obserwowanych podczas pandemii coraz częściej – przejęciach spółek, które łącząc się, potrzebują dodatkowego biura. Podobnie firmy tworzące zespoły dla konkretnych, tymczasowych projektów – chcą wynająć dodatkowe biuro szybko i blisko, a jednocześnie nie wiązać się tradycyjną, pięcioletnią umową. To jest właśnie istota naszej nowej oferty – stanowiącej uzupełnienie powierzchni tradycyjnych, czyli dwa formaty od tego samego właściciela, w tym samym miejscu. Warto dodać, że schemat naszych nowych produktów biurowych tworzyliśmy już przed pandemią, a wydarzenia ostatniego roku tylko potwierdziły słuszność naszej strategii.

Co dalej?

Przyszłość biur to elastyczność. Będą na nią stawiać pracodawcy, umożliwiając swoim pracownikom połączenie pracy biurowej z pracą zdalną, projektanci biur, które staną się modularne i będą zmieniać się w zależności od potrzeb ich najemców w danym momencie, a także sami wynajmujący, którzy umożliwią najemcom elastyczne umowy najmu. Według raportu Cushman & Wakefield – firmy, które nie wprowadzą żadnych zmian w kierunku zapewnienia pracownikom elastyczności pracy, odnotują wzrost powierzchni biur o 15-20%, a tym samym – wzrost kosztów najmu.

Przyszłość biur to także atrakcyjność – pod względem dodatkowych funkcjonalności, obecności zieleni czy technologii smart – rozwiązań nastawionych na człowieka i jego potrzeby.

Źródła:
1 Antal, Cushman & Wakefield, Elastyczność specjalistów i menedżerów w dobie zmiany, https://antal.pl/wiedza/raport/elastycznosc-specjalistow-i-menedzerow-w-dobie-zmiany
2 Fellowes, Nowy system pracy, https://apps.fellowes.com/promos/new-way-of-working/pl/
3 Cushman & Wakefield, Miejsce pracy przyszłości. Jak koronawirus i dane ukształtują nowy ekosystem miejsca pracy, https://www.cushmanwakefield.com/pl-pl/poland/insights/2020-the-future-of-workplace

Julia Zychowicz - Specjalistka ds. PR-u i marketingu w Polskim Związku Firm Deweloperskich. Absolwentka Uniwersytetu Warszawskiego i Polsko-Japońskiej Akademii Technik Komputerowych. Graficzka, fotografka, redaktorka prowadząca magazynu Vademecum Dewelopera, wydawanego przez PZFD. Prywatnie pasjonatka podróży, sztuki, kinematografii, kultury. W branży nieruchomości najbardziej interesują ją trendy w architekturze i rozwój miast.