Obecna sytuacja nie sprzyja spotkaniom i pracy w biurze. Dla wielu firm wyzwaniem staje się zachowanie płynności w komunikacji między pracownikami, zespołami, ale też z klientami.

Jak sobie poradzić, gdy cały Twój zespół działa w rozproszeniu, a klienci nie mogą czekać? Czas, aby wprowadzić do firmy narzędzia do komunikacji i współpracy online. Nie tylko umożliwią one dalsze funkcjonowanie firmy, ale też mogą wzmocnić produktywność pracowników i oszczędzić czas, który spędzaliśmy wcześniej na spotkaniach. Skupmy się na komunikacji wideo.

Komunikacja wideo w dużych korporacjach jest bardzo efektywnym sposobem na prowadzenie współpracy między pracownikami i poszczególnymi działami. Wideo wzmacnia wewnętrzną komunikację, pozwala lepiej przyswoić przekazywane informacje, jest znacznie szybsze niż pisanie kolejnych linijek tekstu, oszczędza czas (nie trzeba się ruszać z miejsca), a także eliminuje konieczność tworzenia dodatkowych materiałów, maili czy dokumentów. Ponadto komunikacja w formie wideo jest bardziej personalna i skuteczniej angażuje rozmówców. Dzięki opcji nagrywania rozmów, można też szybko do nagrania powrócić bez potrzeby przekopywania się przez maile i sterty dokumentów. Dlatego wideo to świetny sposób na zdawanie codziennych raportów, prowadzenie konsultacji czy szkolenia.

Jest wiele narzędzi, które mogą Wam pomóc:

Skype

To prosty program, jeden z pierwszych do wideorozmów, używany zarówno do domowego użytku, jak i w pracy. O ile jednak jest dobrym narzędziem do rozmów z członkami rodziny czy znajomymi, do pracy istnieją szybsze i wygodniejsze programy.

Microsoft Teams

Jak nazwa wskazuje, Microsoft Teams to rozwiązanie stworzone dla zespołów. Jeśli zależy Wam więc na prostym i skutecznym narzędziu, to będzie on dobrym rozwiązaniem.

Usługa oparta jest o chmurę, jeśli korzystacie więc z narzędzi Microsoftu ( OneDrive, Microsoft Office: Word, PowerPoint, Excel), to będziecie mieć zapewnioną swobodę współpracy. Jego interfejs podobny jest do wspomnianego wcześniej Skype'a. Umożliwia czatowanie, wideorozmowy, wysyłanie plików i dzielenie ekranu. Rozmowy z klientami lub osobami spoza firmy nie będą już takie proste. Osobom „z zewnątrz” można wysłać zaproszenie do korzystania z aplikacji, łatwiej będzie jednak w tym wypadku dalej używać Skype’a.

To właśnie Microsoft Teams używamy w zespole Nieruchomosci-online.pl do komunikowania się nie tylko teraz, gdy pracujemy zdalnie, ale także wtedy, gdy jesteśmy w biurze.

Google Hangout Meet

Znany chyba wszystkim użytkownikom ekosystemu Google'a (G Suit). Hangout umożliwia wideospotkania zespołom danej firmy. Jest w pełni zintegrowany z innymi usługami Google'a, między innymi z Kalendarzem, dzięki czemu możesz zaplanować spotkanie, a następnie wysłać zaproszenie Gmailem, a podczas spotkania – dzielić się plikami z Google Dysku.

Z Google Hangout bez problemu skorzystasz na komputerze czy urządzeniach mobilnych, jednak przy relacjach na żywo mogą występować opóźnienia. Wielkim atutem Hangouta jest to, że jest on bezpłatny.

Zoom

Kolejnym narzędziem wartym uwagi jest Zoom. To świetne rozwiązanie, jeśli głównie stawiacie na wideokonferencje i rozmowy na różnych platformach. Działa sprawnie zarówno stacjonarnie, jak i na urządzeniach mobilnych. Umożliwia planowanie spotkań jednorazowych lub cyklicznych, a każde ma swój „pokój” i link dostępu, który możesz przesłać dalej.

Ma też wiele dodatkowych funkcjonalności, do których nie musisz ściągać wtyczek, jak nagrywanie rozmów lub udostępnianie prezentacji. Ciekawą opcją jest także rozdzielanie większej grupy rozmówców na mniejsze (tzw. pokoje). Z Zooma można korzystać w wersji bezpłatnej lub płatnej.

WhatsApp

To dobrze wszystkim znana aplikacja, której właścicielem jest Facebook. Może być świetnym rozwiązaniem, jeśli potrzebujesz kontaktować się nie tylko z pracownikami, ale i z klientami, i partnerami z zewnątrz. WhatsApp jest obecnie na tyle popularny, że bardzo prawdopodobnym jest, że osoba, z którą chcesz się skontaktować już go posiada.

WhatsApp, w przeciwieństwie do Teams i Zooma, to aplikacja skierowana głównie do użytkowników smartfonów i tabletów. Warto więc z niej korzystać, gdy musimy być częściej dostępni i więcej się przemieszczać (choćby z tarasu do salonu :)). Aplikacja umożliwia czat, wideorozmowy i wysyłanie dokumentów. Jedynym ograniczeniem mogą okazać się wideorozmowy w grupie, gdyż te ograniczone są do 4 osób.

WebEx

To jeden z najbardziej znanych programów od korporacji Cisco, powstały już w 1995 roku. Pozwala na różnego rodzaju spotkania wideo: narady, konferencje, szkolenia, oferując możliwość pokazywania prezentacji czy tablicy dla wspólnych notatek. Należy pamiętać, że program dostępny jest w języku angielskim, jednakże jego łatwy interfejs nie powinien przysparzać nikomu problemów. Plusem jest także to, że słuchacze nie muszą się rejestrować, ani instalować programu na komputerze.

Istnieje więcej programów do wideokonferencji. Tutaj prezentujemy te najbardziej znane. Ważne jest, żeby szybko zdać sobie sprawę z potencjału internetowych narzędzi do współpracy i komunikacji wideo zarówno wewnętrznej, jak i tej zewnętrznej. Im szybciej wprowadzimy je do użytku w obecnej sytuacji, tym łatwiej będzie nam się odnaleźć w nowej rzeczywistości.

Marta Sośnicka - Do 2022 roku specjalista ds. marketingu w zespole Nieruchomosci-online.pl i członek zespołu redakcyjnego e-magazynu „ESTATE” i e-magazynu „INMAG”.