Zarządzanie najmem to coraz popularniejsza wśród pośredników nieruchomości usługa. Wprowadzenie jej do oferty może przynieść wiele korzyści, ale oznacza też dodatkowe wyzwania. Czym jest zarządzanie najmem, jak zazębia się ono z tradycyjnym pośrednictwem oraz dlaczego – mimo pewnej czasochłonności oraz względnie niskiej marży – warto rozważyć dodanie zarządzania do oferty świadczonych usług?

Zarządzanie najmem to w skrócie zdjęcie z właściciela nieruchomości wszelkich (lub, w zależności od ustaleń, części) obowiązków związanych z najmem. Na poziomie praktycznym jest to kompleksowa usługa obejmująca udział zarządcy w całym ,,ciągu technologicznym” związanym z wynajęciem nieruchomości, jej utrzymaniem, bieżącymi rozliczeniami, kontaktami z najemcą i – wreszcie – zakończeniem stosunku najmu.

Zarządzanie najmem to kompleksowa usługa polegająca na administrowaniu nieruchomościami wynajmowanymi przez właścicieli. Zakres tej usługi może obejmować:

• przygotowanie nieruchomości do wynajmu,
• poszukiwanie najemców i weryfikację ich wiarygodności,
• sporządzanie i podpisywanie umów najmu,
• pobieranie czynszu oraz innych opłat,
• reprezentowanie właściciela w kontaktach z najemcami,
• rozwiązywanie problemów i konfliktów związanych z najmem,
• przeprowadzanie okresowych kontroli stanu technicznego nieruchomości.

Po podpisaniu umowy najmu obowiązkiem pośrednika będzie więc protokolarne wydanie lokalu najemcy. Później: prowadzenie bieżących rozrachunków na linii najemca-wynajmujący, wynajmujący-wspólnota mieszkaniowa, rozliczanie mediów. To do zarządcy najemca zwróci się w sprawie wszelkich awarii, usterek czy zastrzeżeń do lokalu i to po stronie zarządcy w większości przypadków będzie leżała organizacja odpowiednich napraw. Trzeba pamiętać, że w związku z tym trzeba się liczyć z tym, że najemcy będą dzwonić z najróżniejszymi problemami, również takimi, których rozwiązaniem powinni zająć się sami.

Zarządca jest również pierwszą instancją, do której spływają wszelkie sprawy sporne na linii najemca-wynajmujący. To sprawia, że zarządca często staje się swego rodzaju mediatorem w sporze. Bo choć oczywiście reprezentuje interesy wynajmującego, to często z perspektywy doświadczenia i wiedzy zawodowej widzi, że warto przekonać wynajmującego do ustępstwa (np. gdy rozwiązanie sprawy oznacza niewielkie koszty, a alternatywą jest przedwczesne zakończenie umowy najmu z rzetelnie płacącym najemcą i poniesienie kosztu okresu bez najemcy i wynagrodzenia za znalezienie nowego najemcy).

Zarządca jest pierwszą instancją, do której spływają wszelkie sprawy sporne na linii najemca-wynajmujący.

Trzeba jednak pamiętać, że zarządzanie najmem jako usługa komplementarna to też dodatkowe wyzwania. Z jednej strony wymaga dużej wiedzy (choćby z zakresu kodeksu cywilnego czy ustawy o ochronie praw lokatorów), z drugiej – jeśli ma być świadczona na poziomie zapewniającym zadowolenie klientów – utrzymania zespołu zarządców (lub, przy niewielkiej skali, sporego nakładu własnej pracy i czasu). Dochód jednak, choć nie spektakularny (zwykle między 5 a 15% miesięcznego czynszu – zależnie od typu zarządzanej nieruchomości, typu najmu oraz zakresu obsługi), jest stały i odporny na zachwiania sytuacji na rynku pośrednictwa.

fot. cottonbro studio/pexels.com

Ile klient musi zapłacić za usługę zarządzania najmem?

Koszt zarządzania najmem może się różnić w zależności od lokalizacji, zakresu oferowanych usług oraz standardów rynkowych.

Typowe stawki za zarządzanie najmem:

• opłata miesięczna – najczęściej wynosi od 5 do 15% miesięcznego czynszu najmu,
• opłata za wynajem nieruchomości – jednorazowa opłata za znalezienie najemcy, która może wynosić od 50 do 100% miesięcznego czynszu,
• opłaty dodatkowe – mogą obejmować koszty związane z przejęciem nieruchomości w zarządzanie, renowacjami, naprawami, marketingiem, przygotowaniem umów oraz inne usługi dodatkowe, które są ustalane indywidualnie z klientem.

Dla pomyślnego wdrożenia usługi zarządzania najmem kluczowe jest pozyskanie wymaganych wiedzy i kompetencji (czy to własnych, czy zespołu) oraz oszacowanie kosztów działalności, a w ślad za tym stworzenie takiego cennika usług, który zapewni oczekiwaną rentowność (może ona być nawet tylko na poziomie marży na pokrycie kosztów stałych, jeśli zarządzanie ma być tylko wehikułem do zwiększenia sprzedaży usługi pośrednictwa).

Dobrze określony cennik i zakres usług

Kluczem do opłacalności zarządzania najmem jest dokładne określenie cennika oraz zakresu oferowanych usług. Ważne jest, aby:

• dokładnie określić, jakie czynności są wliczone w podstawową opłatę za zarządzanie, a które są dodatkowo płatne,
• regularnie aktualizować cennik, aby był on adekwatny do zmieniających się kosztów oraz rynkowych stawek,
• wyraźnie komunikować klientom, jakie korzyści płyną z korzystania z usługi zarządzania najmem.

Zatem, aby mądrze i skutecznie zarządzać najmem, należy w pierwszej kolejności jasno określić swoje zasoby (czas, wiedza), na tej podstawie określić, jaki zakres obsługi chcesz oferować właścicielom, a następnie przenieść to do umowy tak, aby ten zakres był dla obu stron jasny i czytelny. W drugiej zaś kolejności należy skupić się na tym, aby zarządzanie było efektywne.

Minimalizacja ryzyka związanego z najmem – większa efektywność, mniej pracy

Zarządzanie najmem wiąże się z koniecznością zarządzania ryzykiem, takim jak niewypłacalni najemcy czy zniszczenia nieruchomości. Aby zminimalizować te ryzyka, a co za tym idzie – mieć w efekcie mniej pracy, warto:

• przeprowadzać dokładną weryfikację potencjalnych najemców, sprawdzając ich historię najmu oraz wiarygodność finansową,
• stosować umowy najmu zawierające klauzule zabezpieczające interesy właściciela,
• ubezpieczać nieruchomości oraz wymagać ubezpieczenia od najemców,
• zwracać uwagę na wszelkie kwestie, które mogą wpływać na sposób użytkowania nieruchomości i uwzględnić w umowie.

Zarządzanie najmem jest naturalnym rozszerzeniem działalności pośrednika nieruchomości. Jego usługi zazębiają się zakresowo, co oznacza, że pośrednicy, którzy zajmują się sprzedażą i wynajmem nieruchomości, mogą łatwo wprowadzić do swojej oferty również zarządzanie najmem. Dzięki temu mogą „pod jednym dachem” oferować bardziej kompleksową usługę, która z uwagi na rozciągnięcie w czasie pozwala budować długoterminowe relacje z klientami, które mogą zaprocentować nie tylko kolejnymi usługami dotyczącymi pierwotnie obsługiwanej nieruchomości (kolejne najmy, nadzór nad remontami, ewentualna sprzedaż), ale również udziałem pośrednika-zarządcy w procesie zakupu kolejnych nieruchomości inwestycyjnych przez klienta.

Zarządzanie najmem pozwala budować długoterminowe relacje z klientami, które mogą procentować kolejnymi transakcjami.

Czasochłonna i nisko marżowa, ale buduje relacje

Zarządzanie najmem jest usługą czasochłonną i nisko marżową. Wymaga dużego zaangażowania i bieżącego monitorowania stanu nieruchomości oraz angażującego, ciągłego kontaktu z najemcami i właścicielami. Jednak, mimo tych wyzwań, ma kilka kluczowych zalet:

• budowanie relacji – regularny kontakt z klientami pozwala na budowanie silnych, długotrwałych relacji, zadowolony klient, który korzysta z usługi zarządzania najmem, jest bardziej skłonny do ponownego skorzystania z usług pośrednika w przyszłości, na przykład przy zakupie kolejnej nieruchomości inwestycyjnej czy przy jej sprzedaży,
• stały dochód – mimo że marża na usłudze zarządzania najmem jest niska, regularne opłaty mogą stanowić stabilne źródło dochodu,
  zwiększenie lojalności klientów – klienci, którzy korzystają z więcej niż jednej usługi oferowanej przez pośrednika, są bardziej lojalni i rzadziej decydują się na zmianę firmy.

Podsumowując, pośrednicy z racji codziennych kontaktów z właścicielami nieruchomości na wynajem mają szansę na stworzenie portfolio klientów dla usługi zarządzania najmem. To z kolei stwarza możliwość rozciągnięcia relacji z klientami w czasie i – w bardzo pozytywnym sensie – przywiązanie ich do siebie poprzez budowanie długoterminowej relacji. A to z kolei może oznaczać wzrost przychodów z pośrednictwa. Wyzwaniem jest odpowiedni model biznesowy i pozyskanie potrzebnego know-how. Każdy więc musi sam ocenić, czy warto.

Treści umieszczone w artykule są indywidualnymi interpretacjami i poglądami jego autora. Nie stanowią porad podatkowych ani prawnych.

Monika Kowalczyk - Przedsiębiorczyni, szkoleniowiec, absolwentka Wydziału Prawa na UW, licencjonowana zarządczyni oraz pośredniczka nieruchomości z rynkiem związana od 2005 roku. Od 2013 roku prowadzi firmę K2 Asset Management (K2AM) specjalizującą się w zarządzaniu najmem dla wymagających klientów. Jej doświadczenie, wsparte m.in. szkoleniami organizowanymi przez CCIM oraz warszawski WSPON (Warszawskie Stowarzyszenie Pośredników w Obrocie Nieruchomościami), pozwala jej na wsparcie klientów w obszarze asset management oraz doradztwo w zakresie inwestycji w nieruchomości. Prowadzi szkolenia dla WSPON i jest mocno zaangażowana w rynek PRS (Private Rented Sector), wspomagając fundusze w wynajmie ich projektów.